新形势下公路档案工作信息化建设探析(1)

毕丽娟

摘 要：当前经济、科技的发展步伐日益加快，公路档案管理创新尤为关键。在信息化背景下，需进一步加快我国公路档案管理工作的信息化建设，提高公路档案管理的质量和效率。基于此，本文主要对新形势下公路档案工作信息化建设进行了综合的分析，以供参考。

关键词：公路档案;信息化;建设

随着我国公路建设规模的持续增大，完善公路档案管体系对公路建设和提高管理的质量尤为重要。而加强档案信息化管控具有重要的意义。

1 公路档案工作信息化建设重要性

1）强化管理流程体系的规范性。在以往档案管理工作中，会耗费大量的人力物力，且因为人为因素所造成的档案管理问题也时有出现，给档案管理工作提升带来了阻碍。而通过电子信息化管理，可以有效简化档案管理工作流程，促进管理效率提高，实现档案管理工作的有效规范，降低了人为因素的影响。

2）为决策者提供可靠信息。通过分析档案能够更好地掌握企业或者单位在一定时期内的经营发展以及人力资源配置情况。通过电子信息化管理，可以使档案管理工作的质量得到进一步保证，确保档案资料的全面和真实，这样就可以在企业制定决策或者预测发展趋势时有所依据和有所参考，为企业正确决策提供有力支持。

3）实现人与沟通交流。公路建设中新技术、新工艺的推广应用以及技术的更新换代等都需要围绕建设施工技术进行交流、沟通，适当的科学交流，能总结和吸收先进经验，在公路建设的各个方面进行指导，进一步提高公路建设水平。在当前社会环境中，只有进行不断的交流、沟通，才能充分发挥档案文件的应用价值，将静态文件转化为公路建设资源，为科研技术的应用和改进提供档案支撑。

2 公路档案工作信息化建设现状分析

目前，随着信息化社会的到来，档案管理实现信息化已是大势所趋，是发展的必然。但很多高速公路部门在这方面做得还很不够。由于投入不够，缺乏必要的信息化设施设备，一部分档案室配置的是一间房子、一台电脑、几个柜子，还采用传统的档案管理模式，档案信息化建设根本无法开展。也有部分单位即使开展了档案管理信息化建设，但是仅仅局限于买了几件先进设备，并没有建立统一的信息化平台，这势必影响档案信息化建设的效率和水平。在信息化大潮面前，任何人任何工作都不能置身事外，只能顺应大势，顺势而为，大力推进信息化建设。传统的档案管理方法已经无法适应新形勢的要求，高速公路部门要积极采用先进技术，开展好档案管理信息化建设。一方面以先进的信息技术为手段，建立高速公路档案信息数据库，使利用者对室藏档案有一个更为全面的了解，另一方面借助于网络技术，推进高速公路档案信息资源共享，不断扩大共享范围，使更多的利用者能够查到所需的档案。

3 新形势下公路档案工作信息化建设

1）建立信息化、数字化管理平台。要想快速、高效地发展公路档案管理事业，就必须依托现有的科技水平，构建信息化数字档案管理平台。在数字化平台上，可以实现公路信息的信息互补，还能利用现代化的科技手段进行档案信息的远程操作和实时监控，这样将有效加强我国公路档案管理信息的安全性以及大大提高公路档案管理工作的质量和效率。

2）加强数据的安全性和保密性。电子档案的使用和管理建立在现代计算机快速发展基础之上，因此其也存在着黑客入侵、代码漏洞等一系列的计算机安全风险。因此公路科研人员要想做好安全的防范措施，就必须要在计算机技术手段和制度管理方面下工夫，做好系统的检查与维护，及时规避会导致系统崩溃的风险。最后，公路科研管理人员应当明确数据的公开范围，严格控制其他操作人员的管理权限，在对关键内容进行保密的基础上适当的公开一些可见内容，防止重要的人事信息数据被盗取现象的出现。在这个过程之中，对于一些较为特殊的，例如人事调查、举报材料等，应该设定更严格的访问标准，从而保障相关人员的个人隐私。对于人事档案而言，检索方式智能化和网络化的趋势，能够帮助管理人员搭建一个安全便捷的网络平台，建立起一个规范化、共享化、标准化的人才数据库。这样的档案处理方式，能够在一定程度上实现公路办公系统与人事信息之间的数据交换，最大限度地实现资源共享功能。

3）加强电子文件的管理，为档案信息化奠定基础。电子文件受自身载体性质的影响，容易出现损坏问题。将电子文件输入计算机信息管理网前，都会按照相应的要求转换文件，保证格式的统一性，这就给数字的利用和保存提供了便利。然后对那些没有被要求输入计算机信息管理系统中的电子文件，需要从中选择有价值的电子文档，并对其进行整理和编辑目录，然后借助网络将其传输给档案管理部门，并在信息管理网中设置专门用于归档的网络专线，以此来构建用于归档的专用系统。所有电子文件都可以借助该系统进行电子文件传输，从而大大方便了档案管理部门的工作。同时，档案管理部门还需要与其他相关部门进行协商，统一归档文件的格式和要求，制定相应的规范和要求，在归档过程中，为了更好地保证数据真实有效，相关文件必须由业务部门进行传输，档案部门不能自行下载。此外，档案部门在完成电子文件的接收后，必须存入光盘或者其他稳定储存载体中。电子文件归档工作并不仅仅是管理部门的责任，同时与其他相关部门都有密切的联系，所以在当下需要协调好档案部门、计算机管理部门和文件提供部门之间的关系，保证三者的有效协作。

4）建立健全公路档案管理信息化建设体系。建立完善、科学的管理制度和管理体系，不仅能够确保各项工作有序进行，还直接关系到档案管理工作能否顺利进行。建立完善的管理制度和管理体系有助于管理工作开展得更加精确和严谨。但随着社会的发展，传统的管理方法已经不能适用于当今社会的需求，因此建立健全公路档案管理信息化建设体系，有助于公路档案管理工作在实际中得到更好地发展。包括档案收集和立卷归档、安全保管、信息化、利用等相关的规章制度，明确提出各项档案业务工作的具体要求，实行严格的制度约束机制，以便为档案管理工作的顺利开展提供遵循，使具体工作有规可循、有制度可依，确保工作落到实处、取得实效。公路档案的信息化建设应当融入到公路工程的信息化管理中，结合公路建设中的各项工艺特点，建立专门的公路档案存储平台或集成化档案数据处理中心，确保公路建设中的专业性、安全性和可控性，将设计方、施工方、检验方等相关人员所掌握和负责的数据信息都融汇到一个数据处理中心中，构成成套的、成体系的公路档案，减少档案编制时间，提高各组织的沟通交流效率。总之，公路建设是一个复杂的过程，其档案管理难度较大，因此加强信息管理能够更好的提升公路档案管理整体质量。

4 结束语

综上所述，新时代下的公路档案管理工作中要不断强化自身的管理能力和提高信息化建设水平，通过加强档案管理工作达到提升资源利用率的目的。同时，依托现有的基础力量打造全新的公路档案管理数字化平台，有效地实现公路档案的优势互补与资源共享。完善现有的法规制度，提升公路档案管理本身的经济效益和社会效益，适应当代社会经济发展的需要，推动我国公路档案管理事业的发展，为公路档案管理的信息化、数字化建设打下坚实的基础。

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