人事档案工作新思维

沈帆

【摘要】档案管理是人事工作的重要内容。传统的档案工作受到人员、制度等方面的影响，管理效率较低。为提高管理的效率和质量，人事档案管理应该创新工作思维，进行数字化管理，智能整理和统计档案信息，实现信息资源的有效利用。本文从人事档案管理角度出发，阐述了人事管理中档案数字化的重要性和实现有效管理的措施。

【关键词】人事档案管理;传统档案管理;数字化;集约管控

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有，这项工作的重要性不言而喻。机关管理工作离不开人事管理，人事档案贯穿人事管理全程，起到十分重要的作用。为了紧跟时代发展的步伐，人事档案管理人员应该不断提升自身能力，掌握实用的档案管理方法。

一、实施干部人事档案数字化管理的优点

（一）科学规范人事管理工作业务。人事档案数字化能够为机关管理提供新平台，更加适应当前档案管理工作，实现档案信息统一调度、利用、查询等多种功能，为干部任免、交流、考核、评价、人才分配等提供更加准确、真实的信息。人事档案数字化管理系统的信息存储图像功能为机关单位提供更加真实的资料信息，从而在根源上杜绝人事档案造假、涂改的现象。人事档案数字化管理系统，能够收集关键信息，实现关键词搜索，能够减少传统人事档案信息搜索困难等问题，极大提高工作效率。

（二）全面优化干部人事档案管理工作机制。人事档案数字化管理，能够让干部人事档案管理实现多元化、全覆盖，更好地明确各岗位人员的职责，明确人事档案管理工作任务和流程，优化人事档案数字化管理平台，建立多方向、共合作、各部门之间共同协调发展的管理体系。人事干部通过授权能够直接调动不同类别人员的档案信息，使档案使用流程更加简化便捷，有利于提升人事档案管理工作效率。人事干部在查阅档案过程中也有严格的要求，不能够随意修改、删除、复制、传输电子档案内容。

（三）提高人事档案管理工作效率。1.日常管理模块。人事档案管理数字化在人事档案日常管理模块中体现在多个方面。首先是代办事宜提醒，在整个过程中通过所建立的数字化管理系统能够正确引导用户进入相关的操作页面来完成所需要操作的任务，通过科学合理的设计和UI界面能够使管理内容联系更加紧密，解决传统人事档案管理工作的碎片化问题，减少事后评价的不准确，提高人事档案工作数据处理、利用速度，缩短处理档案信息的时间。2.数字档案。各级党政机关、事业单位的干部人事档案数字化包括人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等技术要求。数字化档案通过利用图像数据展示方法来保证档案信息的在线预览。而且这种图像数据展示方法能够很好地还原纸质档案的全部信息，即使纸质档案的时间久远，原始图像也能保留原纸张颜色、污损情况和文字修改痕迹等原始信息。3.库房管理。在人事档案库房管理过程中，加入数字化系统，能够实现自动化启动，形成温度监控、自动化开关、定位操作，在实现库房应用的基础上，能够形成对档案信息存储、生成等功能，将档案查询检验时间由原来的60小时缩短至20秒以内，更好地提高库房管理工作效率。4.查询统计。查询系统中包括检索、统计等多个方面，能够真正实现对库存、业务的计算。高级检索能够实现对“重大历史”“掛岗”“挂职”等多个重要信息进行快速检索。5.系统维护。人事档案数字化能够实现对机构的有效管理，对机关事业单位人员进行合理调动，保证单位的稳定运行，更加优化人事档案管理系统中的用户使用、日志管理、参数设置等多个方面，管理人员可以在工作过程中根据实际工作需求，设计用户权限。建立以数字证书为核心的身份认证系统，按照密级选择安全保密方式，实现用户身份鉴别。还具备用户身份标识和鉴别信息复杂度检查功能，确保管理系统中不存在重复身份标识、身份鉴别信息不被冒用。

二、实现人事档案数字化管理的有效措施

（一）依据需求建立专业化的管理团队。专业化的管理团队能够更好地开展人事档案数字化管理工作，并进行人员培训，提升人员的工作能力。因此，依据需求建立专业化的管理团队是实现人事档案数字化管理的重要措施。首先要根据工作标准逐个确认人事档案资料，为了更好地控制从业人员，应该制定相应规范，实现有效管理。数字化档案管理人员的素质和能力直接决定了这项工作的成效，因此要有针对性地进行培训，帮助其掌握更多的专业知识，具有独当一面的工作能力，这样数字化档案管理人员才能在自己的工作岗位上发挥作用，合理掌控并运用资源。除此之外，按照不同的档案工作内容进行分类，发挥人员的最大效用，打造一个专业化程度高、具有一定实力的管理团队，为做好人事档案管理工作打好基础。

（二）合理挑选数字化档案管理的载体。数字化档案管理需要合适的载体才能充分发挥重要作用，是开展人事档案管理工作的基础条件和重要保障。选择数字化档案管理的载体应该根据管理工作的高效性和完善度进行选择，考虑多方面因素。构建人事档案信息数字化载体的过程中，应该判断不同载体的功能和使用周期，对载体的安全性进行评估，干部人事档案数字化加工设备（计算机、打印机、复印机、扫描仪等）的使用、管理、维修、报废等应符合涉密信息设备使用保密管理的有关规定。

（三）提供档案管理的制度保障。应注重从制度上巩固创建成果，结合实践经验，整理汇编《干部人事档案审核整理规范》《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案数字化创建实施项目指导手册》等规章制度，明确职责任务，明晰管理流程，确保人事档案管理有章可循、有制可查、有据可依。以规章制度体系为载体，健全完善人事档案管理长效机制，为人事档案数字化创建提供强有力的管理保障。

（四）实现人事档案管理的信息化。在科技信息化时代，信息化技术在各个领域中都得到了广泛的运用。在人事档案管理工作中，运用信息化技术进行科学的操作是顺应时代发展的必然要求，不仅能确保人事档案的真实性、全面性，而且能极大提高工作效率。通过利用计算机、扫描仪等技术手段，将纸质材料有效转化为数据信息，确保与纸质档案一致，使用信息技术手段有效办公。全面的人事档案信息化管理系统，通过数字化办公手段、专业化的管理软件，使人事档案信息的真实性、全面性得到提高，可以保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，使人事档案管理迈入新的发展时代。

三、结语

新的发展时期，人事档案数字化统一了工作标准，形成了规范有效的管理工作，在工作中起到十分重要的作用。档案数字化管理使这项工作逐渐构成了全生命周期闭环管理体系，同时有关部门开始重视员工的工作能力和素质，进行系统培训，无缝连接管理审核的环节，保证档案数字化管理的真实和有效性，最大化发挥管理效益。

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