信息化环境下建设项目档案管理模式思考

刘微

【摘要】本文分析了信息化环境下，项目档案仍然处于传统手工管理的原因，以及项目档案传统管理模式所体现出的弊端，并以此为基础分别从“收”“管”“用”三个方面对建设项目档案管理模式进行思考，进而提出“档案资料数字化、档案管理信息化、档案服务知识化”的对策和建议，供企业档案部门在实际工作中参考。

【关键词】信息化;项目档案;管理模式

一、概述

近年来，互联网技术的蓬勃发展正深刻影响着人们的工作和生活。随着各行业网络化、数字化、信息化、智能化的不断推进，互联网技术已经渐渐渗透到生产生活的各个环节。产业互联网、工业4.0、“互联网+”等新的发展理念和发展模式相继涌现，互通互联、资源共享、产业融通、能力协同成为推动企业发展的新要求。

面对新形势，各企业与时俱进，纷纷进行了企业信息化建设，由此企业档案工作的管理内容、审批流程、服务模式也在不断发生着变化。目前在航空企业内部，已有部分企业具备了电子文件制作、电子审签及电子归档能力，实现了档案数字化管理并开始探索“单套制”归档;部分企业处于计算机辅助档案管理阶段。但无论企业的档案管理处于何种阶段，对于建设项目档案来说，基本停留在传统的手工管理阶段，只能通过计算机查询到项目档案目录。

建设项目档案（以下简称项目档案）是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测及竣工验收全过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件。项目档案具有形成时间跨度大、来源广泛、数量繁多、种类多样、专业性强、审批严格、版本多变、管理难度大等特点。正是因为项目档案所独有的特点，加大了项目档案信息化推进的难度。但是在企业管理信息化、科研生产信息化的大环境下，项目档案传统手工管理方式所带来的弊端体现得越来越明显，项目档案的管理手段、存储方式、提供利用等技术也必然随之发生根本性改变。

二、项目档案传统手工管理模式的弊端

（一）项目档案管理效率低，与项目管理脱节，很难实现全程管控。按照国家档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”等要求，应将项目档案管理纳入项目管理程序，与项目建设工作同步开展。目前，档案管理部门在作项目档案归档计划、分配归档清单、宣贯归档要求的时候，都必须通过OA邮件或电话、微信等方式通知各负责人;临近节点再分别催档，效率低且效果差。而且在项目出现变更、延期等情况的时候，无法及时获得项目信息并更改归档计划，导致项目档案管理与项目管理脱节，很难实现全程管控。

（二）纸制文件归档审查不严，整改问题多，影响项目验收进程。项目档案因建设项目投资大、周期长、涉及范围广，而产生大量种类繁多的项目文件。非标设备档案从方案设计、招标采购、开箱验收、安装调试到后期验收总结，基建档案从勘察、设计、施工、监理到竣工验收，每一套设备每一个环节都有其特殊性，而在纸制归档过程中，因项目文件分散在个人手中，没有经过相应的负责人或主管领导的检查及审批，导致项目文件参差不齐，在后期进行系统检查或评审过程中，会产生大量整改问题，影响到项目验收进程。

（三）档案服务被动，无法从“档案借阅”服务方式向“知识提供”服务方式转变。随着信息化、大数据时代的到来，赋予档案管理工作者的使命已经不仅仅是做好“企业历史的守护者”那样简单了。档案管理部门作为企业的数据库，能否以最快的速度为用户提供急需的资源，直接体现了档案管理部门的服务水平。而传统的纸制档案借阅方式查询效率低、手续繁琐、内容分散，无法将“死”档案变成“活”资源提供给用户。

三、建设项目档案管理模式的思考

（一）建设项目档案资料数字化。目前，建设项目档案纸制归档已不能为企业提供快捷、简便、准确、灵活的信息服务，但在单套制归档的技术支持、文件规范不够成熟的情况下，可以考虑建立项目档案管理系统，暂行电子文件与纸制文件双套制归档，既能为将来电子档案单套制归档奠定坚实的基础，又能解决档案部门提供“知识服务”的信息化需求。为多获项目文件，在进行项目档案管理系统架构设计时应充分考虑数据来源的分类，例如可以分为业务系统数据、邮箱采集数据、个人计算机创建文件以及外来文件等。针对业务系统数据和OA邮箱数据的采集，可将项目档案管理系统对接前端业务平台，实现电子文件直接向项目档案管理系统在线归档。针对个人计算机产生的电子文件，可以在项目档案管理系统设计离散文件管控模块、为用户提供各类文件模板，实现电子文件的在线创建、编辑、版本控制及审批流转等功能。针对外来文件，其是由各参建单位和设备供应商提供的设计、施工、监理文件以及设备随机资料等，来源广泛、数量众多，而且各参建单位的信息化水平参差不齐，项目资料的具体情况复杂多样，很难对电子文件归档提出统一要求。但在进行系统设计时，既要为信息化水平先进的参建单位提供能够直接上传电子档案的客户端接口，又要为只能提供纸制文件的参建单位提供纸制档案扫描上传的接口，并对上传文件及数据著录信息的有效性、完整性进行自动检验。

（二）档案管理信息化。项目档案因涉及归档人员众多，且归档文件种类多样，针对不同情况的归档要求及归档范围不尽相同，单纯靠档案管理人员通过邮件或口头通知的方式，不仅工作效率低，且缺少监督反馈机制，管理工作很难贯彻。在企业管理信息化环境下，搭建项目档案信息化管理平台，使项目档案管理工作从传统手工管理向计算机管理、从经验管理向科学管理发展。1.业务指导、进度管控信息化。实现项目档案管理系统与项目管理系统的联动，使项目信息能够及时共享。档案负责人通过项目档案管理系统平台能够及时了解项目任务的分解情况与各个子项目的进展情况，并根据项目实际情况制定项目档案归档计划以及归档任务指导书。然后，通过信息化平台推送给相关部门领导及责任人，并在临近节点前设置系统自动提醒功能，督促相关人员按照自查要求与归档计划整理文件并完成归档。尽管子项目内容会发生变更或者延期，但由于系统联动，档案管理人员也能实时获得项目变更信息，以便及时调整归档计划及归档要求，同样可以利用信息化平台推送更改的计划给相关责任人。到达节点后，项目管理人员及主管领导可以在系统中直观看到档案的收集进度，并对归档部门及归档责任人进行绩效考核。这样不仅可以减轻档案管理人员的工作强度并提高工作效率，同时也便于各部門领导及时了解归档情况，并落实归档责任制和相应的考核机制。2.质量控制信息化。在电子文件归档模块设置“逐级审批”制度，有效避免项目文件无人审查，尤其是施工文件缺少施工单位自查、监理单位审查、建设单位工程管理部门等过程审查，直接流入档案管理部门的尴尬局面。另外，依据国家和行业建设项目档案管理规范，建立文件收集模板数据库，为各阶段文件收集提供标准样例及指导，并利用信息化手段对归档文件的真实性、完整性、可用性及安全性进行全方位检测。这样不仅可以有效解决纸制归档无人把关、文件质量参差不齐的现象，还可以按照标准的接口规范所有归档文件，实现用科学技术管理代替个人经验管理的模式转变。3.问题反馈信息化。在项目档案管理中，实时或阶段性反馈项目档案存在的问题，定期向主管领导汇报归档完成情况是档案管理人员必不可少的工作内容。档案管理人员运用信息化手段，如果发现归档文件存在问题，可以在系统上实时退回，动态反映归档文件的所在状态，并注明退回原因及修改要求。在以纸制档案为主的项目档案验收前提下，同样可以通过信息化平台集中反馈档案咨询及阶段性评审的整改问题清单，促进整改责任制的落实并提高档案整改效率。另外，信息化手段在对归档文件份数、页数、卷数及归档率等数据统计及通报方面，无疑具备极大优势，既减轻了档案管理人员的工作负担，又提高了数据统计的准确率。

（三）档案服务知识化。1.提升档案利用效率。档案管理部门要转变项目档案服务模式，从档案实体的提供到专业知识的提供，首先要提升档案的利用效率，那么必须改变纸制审批、目录检索、纸制阅览的档案利用方式，应在项目档案管理系统中设置档案利用模块，完善档案的检索功能，建立目录数据库、全文数据库、多媒体数据库以及专题数据库，实现档案借阅的在线审批、在线检索以及在线阅读的功能。同时，建立资源共享利用平台，推动档案利用网络化，档案利用者通过登录局域网或移动互联网，输入用户名和密码，即可根据档案是否涉密以及自身权限查询到相关档案资料，这样可以提升档案的利用效率。2.变“档案库”为“知识库”。通过档案信息化平台，利用人工智能、大数据分析技术将信息经过分析、加工后，形成综合性的知识内容再呈现给用户。从具体内容来看，可以进行知识挖掘，为单位技术人员提供专业知识;又可以进行数据分析，为领导决策及科研生产提供依据;还能开展档案编研以及个性专题服务，为企业宣传提供素材，从而实现档案管理部门的增值服务。

四、结束语

信息化环境下，档案管理部门必须加快项目档案发展模式的探索，加快管理方式的转变，进而优化项目管理流程，提高档案利用效率，更好地服务于企业的日常科研生产与管理。新形势下，档案管理人员面对新的机遇与挑战，应当拓宽视野，不仅要掌握档案管理专业知识，更要努力学习项目管理理念与信息化技术，提升自身竞争力，从传统手工管理向信息化管理、从“被动服务”向“主动服务”转变，从而推动项目档案管理模式不断成熟与完善。

【参考文献】

[1]王英玮.《建设项目档案管理规范》（修订版）的解读[J].北京档案，2018（2）：21-25.

[2]贾伟军，王涛，董宇环，等.固定资产投资项目档案管理指南[M].北京：中国宇航出版社，2018.