基于党校文书档案管理的演变及优化措施

刘雨竺

【摘要】党校档案管理工作受到社会的广泛关注。基于党校档案管理的更高要求，过去传统的档案管理模式必然不能达到要求，计算机网络和智能化必将让党校档案管理迎来新的机遇和挑战。本文基于党校文书档案管理的演变进行分析，深入研究演变过程中出现的问题并寻找解决措施，为党校档案管理提供新的思路和帮助。

【关键词】文书档案;管理演变;解决对策

文书档案有着种类繁杂、联系性强的特点，一般文书档案中包含行政类、业务类、教学类以及党群类。因此想要达到高效率、高质量的档案管理，必须详细把控每一个环节，做到档案管理工作的有条不紊。

一、党校文书档案管理演变及其问题

（一）信息化管理水平低。就目前现状来看，党校文书档案工作已经在信息化管理道路上前进，但前进的步伐还不够，暴露出的问题比较多。实际情况中，信息化管理水平较低，大多数党校目前的管理还是传统模式下应用新的技术，但是对于新技术下产生的电子档案的管理比较混乱，自动化水平低。此外，信息化管理中，过去的纸质资料会随着时间出现损坏，这些档案资料都必须进行电子备份。电子档案和文书档案的存放应该统一分类，但实际情况中，都笼统进行收存。

（二）缺少资金投入。受传统的档案管理理念影响，认为文书档案只需要保管好就行，且不能为党校带来直接的经济效益，所以很多档案管理人员自身都没有认识到档案管理的作用，缺少关注度和资金投入。带来的直接影响是档案管理的基础设备不完善，制度不完善以及档案自身的价值不能实现。管理人员对档案的管理基本是对于文件的保存和整理，未能充分发挥党校档案价值，对档案工作正常进行也形成制约。

（三）工作不协调。在早期的党校档案管理工作中，文秘工作与档案管理工作是交叉的，甚至部分党校将两者重叠后混为一谈，最终的结果就是档案管理工作杂乱无章，在党校的档案管理中必须要与各个部门进行配合，保持紧密的联系，但实际情况是大部分部门没有在意对档案工作的配合，影响了资料的完整性和档案管理工作的效率。

（四）归档材料缺少系统性备案。从党校档案工作的发展过程来看，党校的档案管理在其系统性上存在很大的缺陷，一方面是档案管理人员专业度不够，对档案信息只要求完整，目的是为了通过部门每年检查，并不注重档案文件本身的价值和重要性。另外一方面，党校对于高价值教学及科研档案重视度不够，关注的重点在于政策性的红头文件，从而忽视其他高价值的档案。但是目前对于日常科研和教学的内容要求逐渐提高的情况下，教学和科研档案暴露出不够丰富的问题，这就是档案材料缺少系统性的归档所导致的现象。甚至因为人事流动，导致档案材料流失。

（五）缺少专业的管理人才。档案管理发展过程中，很多管理人员属于半路出家，之前并没有接触过档案管理工作，只是在负责档案管理工作之后才进行了解，在传统模式下也许可以满足管理档案的基本需求，但就目前而言，互联网信息及智能化管理的模式下，管理人员对于档案管理的基础原理、操作流程和管理水平都显得不足以胜任，所以专业的人才需求也是文书档案管理的最大需求。

二、党校文书档案管理的优化措施

（一）加强档案管理意识。有较高的档案管理意识是进行档案管理的基础，所以必须要提高档案管理人员的档案工作意识。要提高档案工作意识离不开所在党校工作人员的支持，具体来讲，要分三方面进行：第一，在党校的会议上，相关领导要进行多次强调，保证全体党校员工意识到档案管理的作用和意义。第二，进行多种方式的文书档案管理宣传，条幅、视频播放、自媒体平台等等都可以使用。第三，开发档案的利用价值，保证档案对党校教学任务和科学研究等方面做出实际的贡献。其次要进行档案管理工作的摸底，领导定时进行检查，对档案管理工作进行监督;聘请专业的档案管理人员进行指导和讲解;设立固定的活动和固定日期对档案管理人员或者全员参与档案管理知识的竞赛。

（二）依规管理，实现档案工作标准化、制度化。管理制度是保障管理顺畅和高效的必备条件，所以完善的档案管理制度，也是实现档案管理制度化、标准化的基础，是落实档案管理工作的关键点。但是针对不同地区党校的不同情况，都需要从实际出发进行制度的制定和完善。就具体细节而言，例如：由相关部门进行统一的采购和发放存档光盘，光盘格式以及电子文档的要求都必须统一，尽量采用国家标准。在实际工作过程中要遵循取档、记录、存管制度，确保能进项有序的档案管理，专门专用，井井有条。其中对于价值比较高的档案资料要进行纸质资料和电子档案的双重备份，并做好保存工作。另外，我国对于文书管理人员有着相应的规定，确定了工作的具体细则和要求，文书工作人员必须统一的标准化条件开展工作。

（三）加强技术应用。以传统党校档案信息系统来讲，资金投入不足导致基础设备简陋或者功能不全，针对此方面必须进行相应的措施，最好的解决办法就是加大资金的投入，把老化和存在缺陷的设备更新换代，例如：扩大电子档案存储空间，增加存收类型的划分，丰富档案资源。新时代的档案管理中，建立电子档案数据库是必要条件之一，要充分利用网络信息时代的技术条件，为档案管理提供便利。党校档案管理工作的目的在于服务党校工作，具体而言，就是服务党校的教育教学任务和科学研究，不过需要注意的是党校档案有其特殊性，能不能与外界信息实现信息共享（例如，与高校图书馆管理系统进行联网）或依靠档案资源产生经济效益还有待商榷，但加强对信息技术的应用是没有问题的，依靠信息技术来实现档案管理的信息化和智能化。

（四）培养专业人才。专业人才的缺失贯穿整个档案管理演变的过程，文书档案管理工作的质量和效率是由其管理人员决定的，所以这也是档案管理效率和质量无法保证的原因。基于这个问题，在实际情况中我们可以采取以下几个方面解决：第一，聘请社会上专业的档案管理机构或专业的档案管理人员对党校现在的管理系统进行梳理，并对党校目前的管理人员进行教育培训。第二，要进行专项人才的招聘，与大学相关专业进行合作，吸纳档案管理人才。第三，依靠对内协调岗位，对外进行社会招聘来解决专业人才的问题，当然，这些是相对应急的办法，要从根本上解决这个问题，档案管理人才的培养才是解决这个问题的关键，一方面是培訓目前档案管理人员，让他们更具有专业性;一方面是对于专业人才的培养。

三、结论

综上所述，党校文书档案在演变过程中所暴露出来的问题都有其原因，要想解决这些问题，就必须根据党校所在地的具体情况而言，不能一概而论，在解决档案管理的问题时，要思考如何发挥党校文书档案的价值，目前的档案管理已经走过了简单的资料信息保管之后束之高阁的时代，新时代的档案管理要更加注重文书档案信息本身带来的价值，收存的目的也从保管转变为服务于党校的教学教育任务和科学研究，当然党校档案文书具有其特殊性和专用性，如果抛开保密档案，进行资源共享来服务社会或者进行一定的经济收益，那必定为文书档案工作提供更大的优势。本文对文书档案工作进行了深入的研究分析，但具体的措施并不一定适用于所有的党校档案管理，还是要根据当地的实际情况进行文书档案的管理工作，希望本文的解决措施能为各地区党校文书档案的管理工作带来思路和帮助。

【参考文献】

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