浅论医院科技档案信息化建设与管理

吕欢

【摘要】医院科技档案工作是一项专业性、科技性很强的管理工作。随着医疗市场改革开放的不断深入，医院在“以病人为中心，以质量为核心”，提高经济效益的基础上，完善经营机制，增强活力。医院科技档案的开发和利用工作已成为档案室工作的重要课题。本文分析了医院科技档案管理中存在的主要问题。针对这些问题提出了改进措施。

【关键词】科技档案;信息化管理;问题;措施

医院科技档案是档案的一大门类。在市场经济逐步建立的形势下，怎样以质量为核心，创建平安医院;档案如何收集，整理和利用，良好地为医院科技工作服务，是目前医院管理工作的重要组成部分。

一、问题

（一）对科技档案的特征性认识不足。科技档案最突出的特征是专业特性，它使科技档案在形成领域上明显区别于其他档案，也是实现科技档案科学管理和归档的重要依据，比如，我院科技档案工作不确立，科技专业档案和其他档案室未分开。造成科技档案的管理、分类归档杂乱，缺乏成套性。科技的类型多样，现实利用率低，造成科技档案在收集、分类保管、统计分析、鉴定利用各项管理环节脱节，专业特性不突出。

（二）内容不丰富，门类不齐全，结构不完善，利用价值低。我院档案数量（至2018年）统计分析，共计4955卷。其中会计档案2180卷，占档案总数的44%;文书档案2229卷，占档案总数的45%;设备档案347卷，占档案总数的7%;科技档案198卷，占档案总数的4%。档案内容单一，内涵差，门类少，结构不规范。特别是医疗研究、医院营销策划方面的科研档案数量很少，远远不能适应当前医院在医疗改革市场经济条件下的运作及对科技档案利用的需求，名不副实。

（三）科技档案利用反馈率不理想，知名度低，编研薄弱。因医院工作以医疗活动为主，故医院领导和档案室工作人员的档案意识相对较淡薄，不够重视档案利用的反馈工作，因而不能从反馈信息中发现科技档案存在的问题。长期以来，档案人员只承担收集管理的作用，不主动为医院各科室服务，导致医院某些部门和人员不知道档案室的性质和职能，工作的开展得不到理解和支持。加之近几年医院经营机制的转变，档案人员变动频繁，年龄偏大，专业素质缺乏，不能系统、准确地对档案信息进行汇编和分析研究，不能很好地运用现代化技术手段，未能给医院提供有价值的编研成果。

二、加快医院科技档案信息化建设的意义

在以往的档案信息管理中不难发现，陈旧的管理方式所呈现的种种弊端，信息更新的滞后、信息査找的繁琐以及信息保存的难度都成为制约医院档案管理的因素。医院的这些信息是相当珍贵的资源，一旦灭失，后果不堪设想。目前推行的医院科技档案信息化是在新形势下提出的解决以往档案管理弊端的有效举措。实施医院科技档案信息化是应对科学技术全球化的必然趋势，此举不仅有利于规范医院档案的管理体系，提升医院科技档案的专业性，也有利于医院珍贵档案的保存，方便档案的整理、查找，节约医院的管理成本，形成更加规范、有序的医院科技档案管理秩序。

三、措施

（一）加强领导，更新思维，提高科技档案管理水平。随着现代化科学技术的突飞猛进，科技档案管理面临着适应科技发展的需求问题。首先领导必须重视，要用创造性思维、系统思维、换位思维、共赢思维等多种思维方式指导科技档案管理工作。要有变化意识、发展意识、人才资源意识等，以适应当今科技生产和网络技术的发展，实现科教文化信息化管理及处理，为利用者提供方便。

（二）建立和完善科技档案规章制度，实行制度化、规范化管理。从科技档案的形式、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节都应有具体而明确的规定，那么应结合实际制定档案管理系列制度办法，内容应包括三个方面：1.制定医院领导和档案工作人员的职能，确保科技档案的落实。2.规定科技技术资料收集、编制的范围，以保证科技档案归档率、完整率和准确率达到规定要求。3.制定科技档案管理工作的考核内容及考核办法。考核的内容主要是资料收集、编制是否做到完整、齐全、准确和规范，质量是否满足规定要求，责任是否落到实处以及档案管理制度的执行情况，使科技档案工作变分散式管理为集中式管理，变传统式管理为现代式管理。

（三）坚持服务机制创新，主动开发科技档案服务临床。档案工作的服务性是档案赖以存在和发展的基本因素，而提高科技档案的查阅率、查准率，拓展服务方式，为临床提供周到细致服务，是档案部门服务水平高低的标志。那么：1.要加强宣传，扩大影响。医院档案部门要积极通过医院网站、微信公众号、简报、宣传栏、图片展览等传播媒介，向医院医护人员宣传医院档案部门的工作性质、职能，医院档案工作在医疗、科研、经营、营销管理等方面发挥积极作用，增强医护人员的档案意识，提高他们对医院档案工作重要性的认识，自觉支持配合医院档案部门的工作，利用权威人士、知名人士的效应，促使医院各部门对档案工作了解和重视，让更多的人了解科技档案，进而让更多的人利用科技档案。2.不断丰富医院馆（室）档案，全面认识科技档案的利用价值。要通过各种途径广泛收集档案资料，增加档案门类，使科技档案更具有专业性特点，以满足医院各部门及医护人员对档案利用的需求，通过提供热情、细致、快捷、简便的档案服务，推进档案服务机制创新。3.努力营造良好的外部环境和气氛，创新服务方式。医院档案部门首先应打破被动式服务，除积极主动提供科技档案为医院各项科技活动服务外，还应不断强化参与意识，为医院的科技发展建设献策，保持医院各部门的经常性接触，增强良好的人际关系，为科技档案部门的发展创造良好的、宽松的外部环境。

（四）创新医院科技档案信息化建设思路，构建医院科技档案信息资源库。医院科技档案真实反映了医疗卫生科技活动，为科学技术搭建了平台，是产生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科技档案，提升医院科技档案管理质量，推动医疗卫生服务的进步。科技档案产生于医院科研工作中，是医院科研工作历史和现状的真实反映，为后续开展工作提供了参考，这就务必要求档案管理工作保持准确、完整及规范。医院科技档案主要是收集相关资料、收集有关实验原始资料及研究生毕业论文等，以建立档案信息化建设为发展思路，結合医院科技档案建设和管理实际情况，构建可行的档案信息化建设发展规划，形成以计算机为依托的档案管理。通过计算机开展档案管理，为推进档案信息化建设创造条件。

医院科技档案信息化建设是一项长期的工作，建设中不可避免地会出现这样或者那样的问题，解决问题需要制定相关的制度来规范，还要加强队伍建设及资金投入等，以便依照标准，将科技档案的信息化管理付诸实践。要力争拓宽档案资源，推进信息管理标准化前进的步伐，实现高水准的科技档案信息化利用价值及服务水平，达到医院档案信息资源的共享。总之，随着医院经营机制的转变，档案部门工作的运作机制也将随之变化，因此，医院档案部门应当努力做好科技档案工作，为临床一线服务，为医院的改革和发展发挥积极的作用。