人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析

于皓

【摘要】一个人的成长过程可以通过人事档案充分反映，同时人事档案还是相关部门利用和发现以及管理人才的凭据。在如今网络化以及信息化不断普及的背景下，为了更好地提升企业人事档案的工作效率以及改善企业人事档案管理工作，相关工作人员需要采用先进的技术，将企业人才队伍的具体情况充分的体现出来，以便进一步健全企业人力资源管理工作。本文分析人事档案管理信息化建设的必要性，同时探讨目前的情况，提出建设人事档案管理信息化的相关对策。

【关键词】人事档案管理;信息化建设;建设对策

在社会资源中，人事档案资源具有十分重要的比重，同时一定程度上是选择人才的重要凭证。现今，在网络化以及信息化不断普及的背景下，社会变革不断加深，在人事档案管理工作的本质上，也发生着巨大变化。信息化建设的脚步加快是目前形势所需，为了促进科技发展，满足对社会的不同需求，加强人事档案管理信息化建设十分有必要。

一、建设人事档案管理信息化的必要性

（一）提高工作效率。对于较为传统的人事档案来说，其保管方式一直为纸质材料，同时需要管理人员采用手工收集并整理，然后提供给单位利用，其工作量十分巨大，而且工作效率普遍偏低，浪费了大量时间以及人力。所以，在这样的情况下，需要档案管理信息化。在计算机中记录每个人的信息，这样做，仅输入一次就可以进行重复阅读。当我们需要某个人的信息时，只需要输入这个人的姓名或是与其相关的一些基本信息就可以快速找到其所有资料。这样的做法十分简单，完全符合现今时代发展需求。通过计算机对人事档案进行管理，并对相关信息资源进行分类及分析加工，可以提高工作效率，同时一定程度上使档案的管理成本得以降低。

（二）重要性。在各个国家和组织以及企业中，人事档案是必不可少的。其记录的内容包含个人经历、学历、职称及奖惩与工资等情况，甚至个人的工作表现以及家庭状况也囊括其中，是以个人为单位进行集中保存的文字资料，或是通过表格以及其他各种形式的历史记录，与每位员工都有着十分密切的联系。单位开展工作以及部门对个人进行管理时，人事档案具有一定的参考作用。在人事工作以及组织中，是十分重要的依据，使单位干部队伍的建设得以有效加强，同时对于监察和生产以及管理等也具有重要的作用。因此，人事档案使用的频率十分高，进行信息化建设十分必要。

（三）信息化为必然趋势。从改革的整体来看，档案管理信息化是发展方向，信息化的核心内容是充分利用网络技术和计算机技术，并使用现代科技的管理新手段和新成果，更加详尽地使用人事档案信息，并对各种信息进行准确分类、管理及编辑，以此达到检索与存储，在此基础上使档案资源共享的目的得以实现，甚至一定程度上人事档案管理人员的服务质量和工作效率得以提高。

二、现阶段人事档案管理的现状

（一）隐秘性较弱。按照我国人事管理体制的要求，任何人都不能查看或使用其他人的相关档案资料。人事档案会对人员的资料进行保密，主要是因为充分考虑到管理的方便性以及安全性，正因为这样，使人事档案的可靠性以及真实性降低。

（二）人事制度改革和管理制度不匹配。现阶段人事制度改革不断加深，人才流动十分大，录用人才的手续在此情况下变得过于简单。因为人事档案管理体制方面并不是十分先进，所以没有办法对其进行及时修正，此情况导致人才的流动受到严重制约。甚至有很多企业为了避免优秀人才跳槽，扣留其档案，导致人事档案资料不全，从而招录单位在此情况下会出现很多不必要的麻烦。

（三）领导没有足够认识人事档案管理的重要性。领导对其认识程度，可以充分体现在管理工作当中，很多领导因为缺乏认识，导致资料保护得不到重视，认为只要资料不泄露、不丢失，可以查看以及外调即可。因此在此理解下，人事档案工作的重要性被严重忽视，在整个工作中存在的各种不足都不能及时进行解决。针对管理来说，其是一项集政治性和专业性以及机密性于一体的工作，人事档案资料需要专人进行管理。但是，因为在人员的编制不足以及工作量繁重，所以一般情况下，相应工作主要由人事机构中的工作人员来承担。对于这些人来说，并没有经过专业培训，对工作性质的了解严重不足，管理能力低下的同时，人员流动性十分大，因此人事檔案管理工作在此情况下被严重制约。另外，在管理技术上，也不是十分先进，很少有专门的管理软件，一般进行管理时主要为人工操作，这样的情况导致很多工作没有办法在规定的时间整理出来，甚至导致出现资料不全的情况。

三、建设信息化人事档案管理的相关对策

（一）信息化建设指导思想加强。现如今，人们对信息化的建设越来越重视，人事档案管理信息化建设加强的主要目的是开发和应用自动化信息管理系统，并将其及时性、动态性以及快捷性充分体现出来，不断提高档案管理水平。所以，在此情况下，人事档案管理的指导思想必须要加强，同时充分明确信息化建设的意义以及作用。第一，针对档案管理人员来讲，其积极性必须加强，同时还要具有良好的学习态度，勇于创新，为了更好地对先进信息技术进行利用创造相应的条件。第二，管理人员的档案意识提升，并在此基础上有效实现人事档案管理工作统一以及全面。并从全局出发，始终坚持以人为本，将各项管理工作安排好，充分调动档案管理人员的主动性和积极性。第三，人事档案管理工作需循序渐进，并从实际出发，让信息化系统的应用水平在不断的实践中得到提升，同时在此基础上综合考虑自动化系统情况以及档案信息化管理内容，对存在的各种问题及时总结，同时针对各种问题找到相应的解决对策，促进人事档案管理信息化建设。

（二）一体化管理的实现。开展人事档案管理信息化时，整个过程的管理需要加强，采用更加科学合理的手段对电子档案管理进行加强，以此保证档案信息的有效性、安全性以及完整性，更加快捷安全地实现档案信息资源的共享，在网络技术和计算机技术中，让人事档案管理工作的所有业务得到有效支持，比如档案综合查询和建档管理及档案借阅与归档管理等，有效实现档案信息的存储和传送，以及使用一体化，让管理具有一体化的服务职能。

（三）信息沟通加强。有效实现人事档案资源的利用和开发，不但是部门的职责，同时和企业的所有部门都有直接关联，此情况下，需要完善协调机制，让每个部门之间的沟通得以加强，使档案信息的全面性和规范性得到保障，并确保档案信息资源的安全和完整，在此基础上，实现资源共享。

四、结束语

在社会资源中，人事档案占据十分重要的比重，是科学利用和人力资源开发的重要依据，同时也是人力资源管理中十分重要的内容。随着现阶段我国经济水平的不断提升，人才的需求在此背景下也在不断增加。在此背景下，需要科学合理地应用信息技术和现代化科技对人事档案管理的信息化建设进行加强，档案信息更新速度变快的同时，让档案管理的安全性得以实现。

【参考文献】

[1]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛（下半月），2013（11）：148-149.

[2]林伟红.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略探讨[J].办公室业务，2014（15）：171-172.

[3]吴道国.人事档案管理信息化建设的必要性策略研究[J].黑龙江史志，2014（13）：157.

[4]陈旭平.信息化时代人事档案管理模式创新路径[J].中国管理信息化，2019（18）：177-178.

[5]金虹.推进干部人事档案信息化建设的实践探析[J].浙江档案，2019（08）：62-63.