企业档案管理中推行精细化管理的措施

刘玉平

摘 要：近年来，随着我国经济的快速发展，企业的发展也十分迅速。对于企业管理来说，档案管理是其中非常重要的一部分，其直接关乎到企业的经营效益。基于此，本文主要针对精细化管理在企业档案管理中心的应用进行了详细的分析，希望能够更好的实现企业档案服务功能的最大化。

关键词：企业档案管理;精细化管理;措施

尤其是在当前信息化时代飞速发展的趋势下，企业生产经营活动更加频繁，产生的档案资料繁杂多样，这给档案管理工作人员带来了极大挑战。精细化管理理念，能够有效应对当前企业档案管理的困境，保障档案资料的真实性与全面性，为企业工作开展提供可靠的支撑。本文将通过分析企业档案管理中存在的问题，探索企业档案管理中推行精细化管理的策略，为管理人员提供参考与建议。

1 精细化管理在企业档案管理中的意义

1）精细化管理可以为档案管理创造有利条件。在进行档案管理的过程中，通过实施精细化管理模式可以更好地使档案管理人员之间形成有效的连接，不断提高协作效率，这样可以化解在传统模式下档案管理可能存在的风险与矛盾，为构建完善的档案管理体系奠定坚实基础，同时也对常态化的档案管理具有极大的促进作用。

2）明确档案管理人员的职责。为了使精细化管理真正落实到位，首先需要加快规章制度的建设，通过规章制度更好地明确档案管理人员的职责，这样才能使档案管理井然有序。其次，对档案管理中的各项资料文件也要做好日常处理，这样才能为档案管理体系建设奠定坚实的基础，使得个人的责任变得更加清晰。

3）有助于形成良好的档案管理文化。在精细化管理模式下，企业需要加强档案管理工作人员的业务素质培养，通过业务素质培养形成良好的企业管理文化，这样可以落实各项规章制度，进而不断提高整个档案管理水平。与此同时，还可以促使档案管理工作逐步朝着制度化的方向发展，通过制度做好管理。

2 企业档案管理中存在的问题

1）档案管理制度不完善，管理水平薄弱。很多企业档案管理制度与职责都十分模糊，没有完善的检查考核措施，同时也没有将档案管理与企业发展建设同步规划、共同发展。大部分企业在近期与远期规划发展中，通常都会对企业规模、设备、专业技术人员以及人员结构进行全面且详细规划，但是对档案管理以及档案设备的投入完全没有融入到规划范围内，导致档案管理不能与企业共同发展，很多重要资源档案收集不全面，造成企业档案资料不完整，不系统。另外，由于管理混乱原因，很多重要档案难以查找，进而使得档案作用不能全面发挥。这种滞后的档案管理方式会严重影响企业整体管理水平的提升，同时也会影响基础技术水平的有效提升。

2）档案管理模式较为落后。很多企业在档案管理的职责和制度上不够完善，没能全面的进行措施的检查考核，同时还没有将其纳入企业建设中。在当前新时期背景下，大多数企业在发展规划中，一般都会将各个方面详细的进行分析，例如企业规模以及人员结构等方面，而在设备投入以及档案管理方面则是比较忽视，从而使得很多档案资源收集不完全。又或者是管理较为混乱，查找起来非常的困难，难以将档案的作用充分的发挥出来。在这种情况下，企业管理水平很难得到有效的提升，发展也会严重受阻。

3）企业档案管理队伍培养力度薄弱。企业档案材料形成部门的档案意识不强，加之管理水平限制，严重影响了企业档案工作的过程监督与档案质量控制。目前随着企业发展体系的不断改革，导致档案管理工作不断被弱化、削减，培养工作未能受到企业重视，进而使得大量人才流失。另外，由于企业档案管理人员长时间忙于琐碎事务，缺少系统性培训，档案管理人员的專业能力与企业整体发展不适应，使得档案管理工作长期处于被动状态。如档案管理人员在接收档案资料之后，经常无法准确判断其系统排列整理情况，主要原因就是缺少专业知识培养，只能被动接收档案资料，对所接收的档案文件缺少判断力，进而导致档案归档与实际档案文件资料不相匹配。

3 精细化管理在企业档案管理中的应用措施

1）加强精细化档案管理制度建设。当前，对企业档案管理体制予以完善已慢慢成为促进企业档案管理水平和管理效率提高的关键措施。要想和当前企业发展趋势及要求相符，实现企业整体管理水平的提升，就必须确保企业档案管理工作的高效性，而把企业档案管理工作做好的关键，即对档案管理制度予以完善。运用精细化理念开展档案管理制度建设，可以实现档案管理效率的最佳化，并基于此，确保管理标准和管理内容的规范性，企业管理者要借助合理方法和措施完善档案管理制度，要竭尽所能将档案管理的有效性增强。此外，相关部门也要对档案管理中各个步骤和环节进行合理划分和分配，并选择某一固定时间考核管理人员，这样既能在一定程度上促进管理人员专业素质和职业水平的提高，同时还能把管理人员的工作效率提高，从而为企业之后顺利开展日常工作提供方便。

2）优化档案管理流程。在当前企业生产模式逐渐改变的情况下，档案管理的服务对象、工作任务和管理模式等都有所不同，尤其是随着现代技术运用，极大地促进了档案管理流程的优化。为了提升档案存储与利用价值，需要加强档案工作的标准化建设，对于文件归档的有效性进行合理控制。根据档案管理各个环节的要求，促进档案资料的标准化、系统化和适时化，满足企业生产经营工作需求。与此同时，精细化管理的重点是量化管理，因此应该尽可能制定详细的量化指标，对管理工作进行约束与监督，以提升档案管理流程的顺畅性和规范性。

3）增强服务意识，加大业务培训。精细化管理属于一种全新的现代化管理理论，所以对于很多企业档案管理人员来说较为陌生。因此要想在企业档案管理中更好的实施精细化管理，那首先就得针对档案管理人员进行专门的岗前培训。在实际培训过程中，企业需要注重理论和实践的有效结合，并且加强精细化管理的指导，以此来使得所有档案管理工作人员的心中都能够牢固的树立这一理念。除此之外，还应该定期的组织业务培训，充分的考虑到企业档案管理具体情况，以此来有效的提升档案管理人员的业务水平，增强他们的创新意识和理论研究能力，只有这样才能够更好的保证精细化管理可以切实落实。最后就是科学的建立激励机制，通过各种方法将精细化管理逐渐的转变成为员工的自觉行为，这样必定能够极大的提升企业档案管理的水平，并且对于企业可持续发展目标的实现也有着很大的促进作用。

4 结语

总而言之，将精细化管理理念融入档案工作之中，既是为科研生产服务的现实需要，更是档案工作可持续发展的重要途径。所以，所有档案管理人员都要将高度的使命感和责任感树立起来，增强档案管理意识，促进档案管理能力的提高，积极实施企业档案的精细化管理理念，大胆实践和探索，在企业发展的道路上将自身的价值充分发挥出来，为企业健康可持续发展奠定基础。

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