新时代高校电子档案管理优化与发展

王玲

摘 要：随着我国科学技术的不断发展，计算机网络技术被普遍应用于各个高校和单位中，档案工作也随技术的变革不断变革，现在档案管理工作也逐步呈现出自动化和规范化趋势。本文主要就新时代高校电子档案管理的优化和发展提出一些可行性意见，期望对提高电子档案管理效率有所帮助。

关键词：新时代;电子档案;管理;优化

电子档案工作室信息化时代下高校档案管理的必然趋势，大多数高校已经建立了完善的电子档案管理系统，但是对电子档案管理工作的理念、方式以及管理手段中依旧存在着明显的差异。在信息化时代下，如做好高校电子档案管理工作，促进高校教育教学质量发展，提高与社会的对接效率等也逐步成为了很多高校的管理重点。

1 高校电子档案管理现状

1.1 硬件充足，管理技术依旧存在欠缺

现在高校电子档案管理工作已经被得到推广和认可，很多高校为电子档案管理提供了充足的硬件资源，很多的电脑、服务器等都允许档案管理系统介入直接管理，但是在管理过程中依旧存在着管理技术欠缺，管理不规范，查阅困难等问题。电子档案作为一种新鲜的发展事物，大多数管理人员和应用人员对这些系统的操作和功能还没有完全认识，一些很好的科学技术也没有得到完全的使用和发挥，这在很大程度上限制了电子档案管理工作的发展。

1.2 缺乏明确的电子档案管理规范

电子档案管理规范条例很多高校也都是有的，但是针对电子档案新设计的管理模式以及管理手段还没有完全规范，很多条例依旧沿用着原来的管理方案，这不利于电子档案管理工作的正常落实。电子档案的使用就是为了节约时间和人力，但是一些电子档案在传输和使用的过程中依旧需要繁琐的签字和认可，对不同单位的权限虽然保留了尊重，但是没有便捷化办公效率，这也无法发挥电子档案的现实优势，不利于电子档案管理工作的完善[1]。

1.3 原稿忽视现象严重

随着电子档案的普及，很多档案管理者对原稿存在着不重视的心理，人们也都习惯于用計算机起草或者是制作文件，但是很多基础的原稿没有被保留，不是被清除就是被随意的涂改，这也导致很多学生想要查阅以前的档案资料都被显示无法查阅，严重影响了档案归档的完整性。另外，如果电子文件没有得到很好的保护和规范，电子文件很容易被不法分子随意的增加、删改或者是变动，这些变动也没有很好的证据可以查询，失去了档案原有的效果。

2 高校电子档案管理的相关建议

2.1 进行“软”实力支援，发挥电子档案的实际效果

加强电子档案的建设与规范还需要不断的输入“软”实力。各个高校可以邀请信息系的学生或者是教师不断挖掘电子系统的各种功能，将这些功能制作成为规范的文件整理，提供给管理人员使用，这样可以形成规范化的操作系统。另外，加强对电子档案收纳环节、管理环节的各种权力要求，将这些细节工作划分到每个人的头上，这样不容易造成管理混乱的现象发生，也不会出现系统卡机现象。尤其是在新生入学前阶段，大量的个人信息档案需要录入管理，这个过程中可能会有很多的操作者，也会存在着一定的重复性工作和不必要的录入工作，针对这些特殊阶段的档案管理工作可以进行适当的权限放松，也需要保证服务器能满足录入的要求。

2.2 原稿变更需要留有痕迹

针对档案原稿需要变更这一问题笔者认为需要留下变更痕迹。电子档案管理系统可以适当增加存储空间，将一部分空间用来收纳原稿，这样一旦出现变更的时候可以做到有痕迹可以查询。另外，如若存在着大量的原稿变更，可以提前与档案信息者进行意见征求，如果确认所有者不需要原档保留，再进行原稿删除[2]。这样的规范变更可以让电子档案管理发挥更好的作用，每一个被管理档案的人员也会放心将自己的档案交给这些单位。还有就是在档案的发送过程中，尽量将人员的完整档案进行发送，尤其是高校学生就业各个单位需要档案的转移，学校就需要将原稿与现在的档案进行一起发送，给他们便利，不要让学生后期再回来寻找自己的原稿证明相关内容。

2.3 针对电子档案管理制定特有的管理方案

电子档案管理不能沿袭传统的档案管理方案，需要设定特有的管理方案，这样才能让电子档案得到更好的管理。电子档案来源广泛，这些文件的形成不仅有业务管理部门，还有数据录入部门以及信息技术人员等，这些多部门的人员管理需要设定一套特定的管理程序，依靠制度进行约束[3]。如一批新生档案的录入可以首先从信息技术部门考虑，要求他们在规定时间内设计科学并且合理的录入系统，然后再由录入人员在规定时间内进行录入，最后就是管理人员进行统一的管理，每个部门的职责和纳期必须明确，不要影响其余部门的管理工作，每个部门内部形成自己的管理特色和管理模式。一些文件如若需要进行签署和调动，如若变动不大或者是影响不大，可以考虑电子扫描签字和点击授权，这些授权方式可以大大的节约文件的修改、签字和分发时间，能极大的节约管理时间，提高管理效率。

3 结语

电子档案管理制度需要随着电子档案管理系统的建设而完善，也需要充分考虑到各个高校地现实状况和现有水平，结合学生后期发展的档案需求进行多元化的设计，只有从多个方面入手进行思考才能创设出更为合理和科学的管理制度，才能提高电子档案的管理效率。

参考文献：

[1] 张芝芳.浅谈新时代高校干部人事档案管理工作中的“三个明白”[J].企业科技与发展， 2019，450（04）：240-241+244.

[2] 吴振国.新时代背景下高校档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务，2016， No.238（05）：46.

[3] 蔡杨.对做好新时代高校档案信息化管理工作的思考[J].陕西档案，2018， 000（003）：40-41.