医学图书馆文献资料归档管理分析

关键词：医学图书馆;文献资料;归档;管理

摘 要：文章主要针对医学图书馆文献资料的归档管理进行分析，从医学文献资料的价值出发，揭示了医学图书馆文献资料归档管理的基本原则，进而提出了图书馆文献资料归档管理的措施，并展望了未来图书馆文献资料数字化管理路径，以期为医学图书馆做好文献资料归档管理工作提供参考。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）03-0103-03

医学图书馆文献资料是医学领域的研究成果，凝结了医学界专家和学者的理论、实践智慧结晶。当前，随着医学领域研究的不断深入和文献资料的不断增多，医学图书馆文献资料归档也应与时俱进，应用符合医学领域研究、实践的文献资料管理方式，实现文献资料的持续流通与运转，提高文献资料的利用价值，提升图书馆文献资料的服务质量，助力我国医学研究的持续深入发展。

1 医学文献资料的价值

顾名思义，医学文献资料即与医学相关的资料，从广义上看，医学文献资料包含了所有和医学相关的材料;从狭义上看，医学文献资料主要指用于流通的材料。医学不仅关乎民生，也关乎我国医疗事业的发展，因此，和医学有关的文献资料是不可忽视的研究资源，必须加以重视和利用。具体而言，医学文献资料具有历史、科学、理论、评估四个维度的价值。

1.1 历史价值

在繁杂的医学资料中，能够保存下来的都具有一定的历史研究价值，能够在医学发展中发挥作用的文献资料。因此，从历史角度看，医学文献资料是前人研究和实践的高度总结，是后人开拓创新的重要参考。建立一套科学合理的文献资料归档管理体系，对回顾医学发展历史、汲取医学知识、创新医学技术具有非常重要的作用。

1.2 科学价值

医学是一门严谨的科学，在科学活动中形成的文献资料自然具备了可操作性和可重复性。为了保证科学研究的连续性和客观性，研究人员必须借助文献资料加以记载，这就体现了医学文献资料的科学价值，即记录医学研究、展示研究成果。

1.3 理论依据

医学研究离不开理论依据，而医学家在医学研究过程中必须借助医学文献资料。医学图书馆是归档管理医学文献资料的主阵地，图书馆做好医学文献资料管理的过程就是保存医学理论研究成果的过程，也是为医学研究发展奠定理论资源基础的过程。

1.4 评估依据

开展医学研究要在前人的基础上进行，文献资料可以成为研究的一个窗口，作为评估研究成果和课题的重要依据。医学图书馆文献资料具有权威性和全面性特征，可以作为参考资料全方位评估前人的研究成果，为后续研究指明方向。

2 医学图书馆文献资料归档管理原则

对于医学图书馆而言，归档管理指的是将办理完毕且有保存价值的文件进行系统整理，形成档案并存放管理的过程。文献资料是医学研究的重要资源，也是文献情报行业的重要工作内容，之所以要对医学文献资料进行归档管理，一个重要的原因就是避免文献资料丢失或者产生混乱，提高文献资料的利用效率和效果。由于医学文献资料种类多、更新快，因此，醫学图书馆要重视并秉承以下几个原则对文献资料进行归档管理。

2.1 真实性原则

医学类文献资料本身具有很强的专业性，医学图书馆在文献资料归档管理的时候也要体现专业性：首先，要对文献资料进行分析，包括纸质文献、影音文献、多媒体光盘等，筛选出真实可靠的文献作为归档管理对象;其次，要符合用户使用的真实需求，所有资料都要实现开架服务，并做好借阅记录，保证文献资料不丢失;再次，要保证保存的方式更加真实有效，每一种文献资料要采用不同的保存方式，避免保存不当而丢失。

2.2 标准性原则

我国对文献资料的归档工作提出了明确要求，医学图书馆文献资料归档管理也有操作标准。这个标准就是按照医学文献资料的储存和利用要求，在整理、筛选、保存等各个流程严格按规操作，使文档按照一定的组合方式得到有效利用。

2.3 统一性原则

随着文献资料归档管理技术的不断发展，以纸质书籍为主的管理方式已不能满足医学文献资料的使用需求，随之诞生了诸如胶片、磁性材料、激光光盘等多种储存载体。但是，从目前大多数医学图书馆文献资料的归档情况看，其依然以纸质为主、以其他载体为辅，这就产生了归档管理的统一性问题。面对种类繁多的归档管理方式，医学文献资料的储存必须分门别类，相同种类的文献资料必须采用相同的归档方法，以保障文献资料的结构完整与统一。

3 医学图书馆文献资料归档管理措施

医学领域的文献资料与日俱增，资料的归档管理也要更加重视操作流程和操作规范。任何一份医学文献资料都有其储存和利用的价值，关键在于如何归档和管理，医学图书馆只有充分考虑后期的调阅和使用，才能在前期归档时兼顾高效、快捷，才能保证医学文献资料储存的安全性和科学性，保证医学文献资料的归档管理工作的可持续发展，为医学的进步奠定理论和文献基础。目前，医学图书馆文献资料归档管理的主要方式依然以纸质为主要载体，因此，笔者重点分析纸质文献资料的归档管理措施。

3.1 装订工作

装订是归档管理医学文献资料的第一步，每一份医学文献资料只有以“件”为基本单位进行归档，才能保证文献资料的完整性。首先，管理人员在装订时要保证文献资料的原始性，没有缺页、破损、丢失等情况。其次，管理人员要按照装订的规范进行装订，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

3.2 分类工作

医学文献资料种类繁多，对不同的种类要进行合理分类。一般而言，医学文献资料会按照半年或一年为时间节点，对文献资料中的某一个种类进行整理分类。首先，管理人员要列好分类的类目，根据医学文献资料的学科种类或研究种类进行分类;其次，管理人员要根据分类对某一时间节点内的所有文献资料进行清数、整理;再次，在确定医学文献资料没有缺漏的情况下，管理人员要进行科学合理分类，并按照分类进行储存。一般来说，常用分类方式包括按年度分类、按保管期限分类、按机构分类，由管理人员依据实际情况而定。

3.3 排列工作

在分类完毕后，管理人员要按照归档文献资料所属的最后一级进行排列，排列可以按照时间先后、重要程度进行编排。考虑到医学文献资料的特殊性，管理人员可以按照临床病例、治疗周期、病症类别等要素进行排列，确保每一个要素都能兼顾。此外，还有一些文献资料要采取其他排列方式，如会议文件、统计报表等成套性文件，管理人员可以结合实际采用集中排列方法。

3.4 编号工作

医学文献资料归档后期，管理人员要对每一份文献资料进行编号，方便后期查找和调用。编号工作的要点为：一是找到每一份文献资料的分类并排列序号，盖上归档公章，填写文献相关资料。二是归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并设置机构等选择项。三是结合医学文献资料的特殊性，对一些特殊的病例资料或研究资料采用专项编号处理的方式进行编号。

3.5 编目工作

编目是按照之前分类和编号进行目录编制的过程，文献资料的编目也是以单份文献作为单位，值得注意的是，如果来文与复文为一件时，一般只针对复文编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。医学文献编目流程比较繁琐，且涉及的具体事项较多，管理人员要详细检查文献资料的编排情况。

4 医学图书馆文献资料数字化归档管理展望

医学文献资料有别于其他文献资源，因此，医学图书馆长期以来依然是以纸质檔案为主，但是，纸质档案在保存管理方面存在不少问题，主要体现为空间有限，湿度、温度无法得到保障，通风、防蛀要求较高等。因此，医学图书馆要逐步改变以纸质档案为主的归档管理方式，推动医学文献资料的数字化管理。目前，医学图书馆要完全实现文献资料数字化归档管理依然存在不少困难，但数字化归档的技术已较为成熟，利用数字化管理平台和计算机办公系统实现信息化管理是大势所趋（见表1）。

4.1 实现数字化归档管理路径

一方面，医学图书馆要进一步加强计算机、终端服务器、交换器等基础设施建设，为实现数字化归档管理奠定硬件基础。同时，医学图书馆要夯实软件基础，进一步提高图书馆员的综合素质，主要体现在信息化、数字化水平等方面，并定期对馆员进行培训和指导，适当添加考核指标。另一方面，医学图书馆要不断开发数字化储存和网络技术，搭建数字网络归档管理平台系统，实现分散资源的集中整合，最终实现平台资源整理、分类、查阅环节的一体化，彻底解决医学文献资料信息流通不畅、纸张堆叠、查询繁琐等问题，依靠数字网络平台实现医学资源高效、安全利用的目标，为医学研究和决策提供更全面的服务。

4.2 规避数字化归档管理风险

医学图书馆采用数字化归档管理方式，随之而来的就是面对数字化管理风险，特别是接入网络后很可能会受到不良信息的冲击。因此，医学图书馆在实现数字化、网络化归档管理的同时，也要尽量规避管理风险。具体来说，在医学文献资料上传、整理、分类过程中，医学图书馆要对馆员进行培训，规范文献资料数字化、电子化的流程和操作规范;在文献资料的查阅、利用过程中，要建立用户身份识别和记录系统，保证文献资料的使用更加安全。

5 结语

综上所述，医学文献资料有其行业特殊性和重要性，因此，医学图书馆在做好医学文献资料的归档管理时，既要明确医学文献资料的特点，又要兼顾医疗事业发展的文献需求，按照规范化的要求开展文献资料的归档和管理。同时，在信息化环境下，医学图书馆要与时俱进，大力推进数字化、网络化归档管理，并兼顾管理工作的安全问题，努力规避可能存在的信息风险，更好地为医学临床实践和理论研究提供理论参考，推动我国医疗事业的稳步发展。

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（编校：崔 萌）

收稿日期：2020-02-05

作者简介：蒋亚吟（1975— ），靖江市人民医院馆员。