试论EXCEL在会计核算中的运用——以存货为例

(湖北经济学院 湖北 武汉 430205)

一、引言

EXCEL被广泛运用于会计核算中，Excel表格由于使用的简便灵活，所以被广泛的应用在工作中。但是就是由于使用的方便，经常会在使用的途中产生一些问题。Excel电子表格的用户一般都是普通工作人员，他们对软件的一些问题不是很擅长。但是电子表格应用系统的开发人员一般都不会去考虑这方面的问题，他们不能够认识到开发结构化分析方法的重要性。因为电子表格的修改很容易，所以专门修改表格的人员在修改了之后，不太会再回头去关注修改的结果。在企业的内部网络中，用户可以去随意的使用别人设计好的电子表格。原来单一用户使用的表格变成了现在的多用户使用。在这种情况下，每个用户就不可能很清楚的去了解输入数据的适当位置和格式。电子表格是面向使用者的，自上而下主要可以分为工作簿、工作表、工作区、单元格，电子表格里可以有很多个工作簿，工作簿中又可以存在多张工作表，工作表中还有很多的领域，想要看到模型设计必须将屏幕滚动一段时间，一般的用户就会很难分清他们之间的关系，从而不知道该采用哪一个。因为电子表格采用的是自动计算功能，用户就会发现不了公式。一般用户很难知道数据和公式分别在哪一个单元格，在哪里输入数据。与此同时，用户也不知道一个数据的变化会引起整体的如何变化。由于电子表格的建立没有统一的标准，但是如果不按照一定的逻辑来设计模型的整体布局的话，那么设计出来的表格就会很随意，影响人们的使用和理解。同时，当发生错误时也不便于审核。

二、企业存货核算的现状

库存是指各类资产，包括商品、产成品、半成品、和各种材料、燃料、低值易耗品等，而库存的核算在企业当前资产管理中起着非常重要的作用。对于企业来说，库存种类繁多，尤其是在大中型企业中，有几十种甚至几十万种。在实践中，人们会发现一些库存是稀缺的，但价值是巨大的。如果管理不慎，就会给企业带来巨大损失。相反，有些库存的种类很多，但价值却很低。即使管理上有一点差错，损失也是有限的，所以不会对企业造成很大的影响。同样程度的去重视所有存货，不管本金如何，不仅使存货管理工作复杂化，而且会造成人力和物力的极大浪费。在这种情况下，企业需要把重点放在关键的、高价值的库存产品管理上，因此库存分类管理理论应运而生。当前会计人员的大部分工作是处理和处置各种表单，Excel电子表格就成为了一个非常好用的软件。他不仅能够提供一般电子表格所具有的功能，同时它还提供了别的功能，如对管理和决策的分析。因此， Excel可以帮助人们迅速有效的处理日常工作，并且准确的提供各项数据，而本文主要介绍的就是这个方面。

三、EXCEL在存货会计核算中的运用

步骤1：明确问题。设计的第一步是要清楚要解决什么问题。但是明确一个问题其中涉及到了很多方面，这些信息需要亲自向有关人员询问，有时人们不能清楚、正确地表达问题。这就提高了对设计师的要求，需要用适当的方法和他人进行沟通。

步骤2：定义模型的结构。在了解清楚了问题是什么之后，就必须决定变量和输出量，以及它们的函数关系。可以用不同的模型来解决问题，有尺度模型、物理模型、数学模型或纯文本描述模型。采用一个合适的模型是很关键的一个步骤，而不是试图通过特定的模型来解决问题。

步骤3：设计电子表格模型。一旦完成了前面两步，就可以开始利用软件来设计自己需要的模型了。实践中，第2步和第3步可以同时进行，但是我们不能够跳过他们的任何一步，虽然看似这两步差不多，但是如果缺少，可能会给后续的设计造成很大的麻烦，同时在设计时我们还要注意电子表格的易懂性，能够让人们更好的使用和修改。

步骤4：对电子表格模型进行测试和分析。在设计好的模型之后，我们需要对它进行测试，刚完成的电子表格或多或少会存在一些细节的缺陷，我们必须通过多次的测试来进一步的完善。我们应该根据电子表格模型的正确性来分析和评估每个潜在计划的可行性和优点。

四、经济订货批量EOQ型的实例

首先，打开Excel软件，建立一个工作簿，命名为“经济订货批量模型”，然后按照企业的需求，分别输入各项指标名称、数据和计算公式。主要计算公式为:

Q*=SQRT(2*DS/C)

Q*——经济订货批量；

D——商品年需求量；

S——每次订货成本；

C——单位商品年保管费用。

要求:①求该企业存货的经济订货批量、订货次数、再订货点、最佳订货周期、总成本和经济订货量占用资金；②计算不同保险储备情况下的总成本并且从中选出最佳方案。最后把已知的值分别输入到库存决策模型数据表单元中。

假设一个公司对某种零件的年需求是100000个，单位存储变动成本是6元，每种产品的订货费用为人民币50元，每单位产品的价格是25元，单位产品的缺货成本是8元，5天的交货期限，日常配件每天耗用30件，60件的日交货数量。最终结果见下表：