分析信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策

姜佐美

摘 要：近些年我国不断提高科技水平，开始利用信息技术管理各种工作。信息时代也改变了高校档案管理工作，进一步提高了档案管理工作水平。本文分析了信息时代高校档案管理工作面临的问题，并且提出针对性的对策，促进高校档案管理工作的可持续发展。

关键词：信息时代;高校;档案管理工作;问题;对策

信息技术发展也改变了高校档案管理工作，高校档案管理工作需要利用信息技术的优势，改善现有的情况，但是信息时代高校档案管理工作也面临很多问题，需要及时解决这些问题，充分发挥信息技术的作用，才可以保障高校档案管理工作效率。

1 概述信息时代高校档案管理工作面临的问题

1.1 高校档案管理工作安全性存在问题

信息时代高校档案管理工作发生一定的改变，提高了高校档案管理工作的快捷性和高效性，但是同时也引发了高校档案管理工作的安全问题，在档案管理工作过程中利用电子科技，一些不法分子可能会利用计算机技术窃取档案信息，造成经济损失。有的不法分子可能会利用计算机技术篡改电子档案文件，影响到档案管理工作的安全性。如果计算机发生故障，就会影响到电子档案文件的存储工作，很难恢复档案信息，破坏电子档案，导致电子档案安全性受到影响。

1.2 档案管理软件问题

我国档案部门已经基本实现了管理信息化，但是利用的软件具有一定的差异性，因此档案管理部门无法利用一键式管理方式。此外计算机管理系统也存在差异性，也因此加大了信息统一管理的难度，调取利用外地档案也不够便利。因为不同行业利用不同类型的计算机，加大了档案管理软件的差异性，各个软件之间很难兼容，不利于共享档案资源，高校档案管理工作需要解决这一问题，提高档案利用的便利性。

1.3 档案管理信息化不够标准

实现档案管理信息化，可以提高信息资源的实用性，需要设置统一的档案管理信息化标准，使档案资料的安全性得到提升。针对当前的高校档案管理工作，档案管理信息化水平有待提升，信息系统和网络之间的差异性比较大，影响到高校档案管理工作的服务功能。一些高校档案部门没有统一编制档案管理工作，档案编制缺乏兼容性，无法移动部分系统软件，在这些因素的影响下，无法顺利落实信息时代高校档案管理工作。

1.4 档案信息化管理体制不健全

高校档案管理工作利用电子化信息技术，需要发挥电子信息技术的作用，突出信息化特征，因此信息利用程度关系到档案管理效果。高校需要建立信息化档案管理体系，这样才可以保障高校档案管理程序的规范性，使档案信息化管理的有效性得到提升。各个高校的信息化档案管理制定了不同的制度，但是缺乏统一的规范管理，无法保障整体管理水平，限制档案信息管理进一步发展，限制了信息的共享。此外档案管理编制制度不够完善，在输入信息的过程中存在一定的差异性，再加上利用的软件缺乏兼容性，制约了高校档案管理工作发展。

2 信息时代高校档案管理工作的开展对策

2.1 加强建设档案管理信息化

在信息时代，档案管理工作需要利用数字模式，为了提高高校档案管理工作效率，需要加强建设信息档案管理工作。建立档案数据库，需要统一网络传输标准，有效整合档案资源，避免高校档案管理工作出现孤岛问题，无障碍的落实档案管理工作。为了向其他部门及时提供信息，提高信息利用率。为了加强建设档案管理的信息化，需要分类管理各种资源，使档案管理工作的效率进一步提高。根据时代发展特色，不断建设高校档案管理工作，积极应对信息时代的挑战，在建设高校档案管理工作信息化的过程中，需要不断更新和维护高校档案信息系统，保障高校档案管理工作的可靠性。

在信息时代管理高效档案信息，需要强化构建信息管理制度，发挥科学技术的作用，利用网络数据平台自动化管理高校档案信息，为了提高信息检测的有效性，高效利用高校档案，提高高校其他部门的工作实效性。例如在管理档案的时候，需要利用新技术管理档案，融合现代化多媒体技术，使档案信息资源得到拓展，利用多样化形式展现出档案管理效果。利用计算机处理档案，无障碍的传递管理信息，远距离的交流信息，将档案管理的信息优势充分发挥出来，整合高校档案资源，共享高校档案信息，促进高校可持续发展。

2.2 保障档案管理的安全性

信息时代的高校档案管理工作需要完成联网工作，但是网络黑客和病毒等可能会影响到高校档案管理系统，导致高校档案信息面临泄露和丢失等问题。因此高校档案管理工作需要加强安全保障，加强建设档案信息安全系统，保证档案信息资源的安全性。不仅需要建设安全系统，还要加大资金投入，维护高校档案信息数据库的稳定性。维护档案数据库，首先要维护储存信息，保护信息储存的安全性，避免不法分子入侵数据库。其次需要维护数据库的使用过程中，在使用数据库的过程中利用针对性的安全措施，使用高校档案数据库需要利用实名登记方式，严格查询使用人员的信息。

2.3 培训档案管理人员

为了提高高校档案管理工作效率，高校需要不断完善档案管理制度，加强培训档案管理人员，提高档案管理人员的管理能力，使其管理素养得到提升，积极掌握相关知识，还需提升管理人员的管理能力。高校档案管理人员需要具备较高的综合能力，掌握现代化的管理技术，提升高校档案管理方式的信息化，利用网络平台管理高校档案资源，高校需要建设档案管理机制，高校领导需要注重管理高校档案，使现有档案管理制度不断完善，促进高校企业工作的顺利发展。

2.4 提高软件兼容性

档案管理工作在信息时代发挥着重要的作用，因此高校档案管理工作需要实现信息化建设，共享高校档案资源，充分发挥出高校档案资源的作用。为了有效共享高校档案资源，高校档案部门需要创新信息技术和档案管理模式，使信息利用率不断提高。分类储存高校档案资源，档案管理部门可以自主编程档案管理的软件，再通过计算机自行识别档案内容，根据信息类别储存在不同的信息库中，保障高校档案软件的兼容性。

3 结束语

本文针对高校档案管理工作存在的问题，提出针对性的改进对此的，有效开展高校档案管理工作，进一步提高高校档案管理工作的效率。

参考文献

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