浅析远程办公中的档案管理工作

褚凤华

摘 要：随着移动网络日益发达，远程办公也是未来的一种趋势，更是观念上的更新。远程办公的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战，推动了企业对远程办公的认知和使用，为在线行业创造了发展空间，远程办公不可避免地成为了企业在特殊期间维持运转的新常态，本篇文章研究了，档案管理在远程办公中遇见的挑战及解决方法。

关键词：互联网;远程办公;档案管理

远程办公为档案事业的发展提供了机遇也带来了挑战，如何科学的将档案信息远程化，如何将网络技术与档案管理目标有机结合，如何正确认识档案信息网络化趋势及意义，仍是档案网络化战略必先理清的基本问题。

1 远程办公对传统档案管理的影响

1）远程办公的定义与主要形式内容。远程办公是一种涵盖了许多工作活动的灵活工作方式，它能让人们通过网络或是远程控制设备进行工作，实现在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。即办公人员可在任何时间、任何地点处理与业务相关的任何工作。这种全新的办公模式，可以让办公人员摆脱时间和空间的束缚。单位信息可以随时随地通畅地进行交互流动，工作将更加轻松有效，整体运作更加协调。 利用手机的移动信息化软件，建立手机与电脑互联互通的企业软件应用系统，摆脱时间和场所局限，随时进行随身化的公司管理和沟通，助您有效提高管理效率，推动政府和企业效益增长。

2）传统档案管理的局限。传统档案管理是档案室将文件材料收集分类、整理装订档案、编制案卷目录和检索工具、档案汇编入库、分类上架。但保存极为不方便，在投入大量人力、物力、时间的同时，还要为档案文件做好防虫、防火、防腐、防丢等特殊处理。随时间的推移，档案库中纸质档案的储藏量不断增加，传统的档案检索工作将变得越来越困难。传统的档案管理模式查询时间只能在上班时间，单一的人工处理档案效率非常低，极容易出错。文件数量庞大、种类繁多，管理起来稍有不慎，就容易出现疏漏，且费时费力，给以后的档案管理带来了极大的不便。比如原始文件遗漏丢失、信息存档不规范、交接不清晰、人事信息更新滞后等问题，都可能给企业带来法律风险，甚至造成经济损失。企业为了适应新经济时代的生存环境，人们对移动办公的呼声越来越高，档案管理也会顺应远程办公的发展，呈快速增长的趋势。

2 档案管理远程办公转变

1）文件形式的转变。档案工作的开展和办公自动化的普及，档案以文字的形式出现越来越少，更多的是以电子文件的形式存在，如文本、图像、声音或影像等。依托信息网络，通过有效地整合和保存企业发展中形成的有价值的电子档案文化遗产，建设文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案等类型档案的数据库及文件存储中心。档案内容及载体、档案信息量的骤增、档案信息服务的等，传统的档案信息服务已不满足于档案事业的发展，档案信息资源的地位和作用越来越显露。

2）管理空间的转变。由纸质文档变为网络信息资源、多媒体资料的共享等多种途径及时获取档案信息。网络化档案管理可以通过扫描纸质档案资料或者直接录入档案相关信息进行储存转化为网络化科技管理系统。为全面理解和掌握电子档案管理系统的原理、功能和实用操作技能。电子档案管理系统的工作原理、扫描、成像、储存、技术操作、使用维护等内容。电子档案管理不但实现了档案管理的科技化和网络化的目标，而且对于提高档案服务工作效率和档案安全、保密工作创造了良好的技术条件。

3）工作角色的转变。在档案网络管理中，管理人员的主要工作任务发生了变化，档案管理人员的角色由传统库房检索中的“介绍、调卷、解惑”转变为具有监控职责的指导者，主要负责分析收集档案材料的内容，根据材料归档范围准备档案信息，通过网络与使用者进行交流，并对使用者进行辅导，使其学会档案网络查询的功能。

4）管理方式的转变。网络档案管理与传统档案管理模式相比，在档案的收集、整理方式上发生了很大的改变。实行网络档案管理后，档案管理人员将档案信息输入计算机后，即可提供日常查阅管理，这种管理方式不仅可以有效地防止归档文件的遗漏，而且可以解决传统档案管理模式中由于人为因素而造成的错误，使档案管理质量得到有效的控制。

3 档案管理在远程办公中的对策

1）建立数字档案。传统档案管理设备落后，加大对档案事业的投入力度，为档案部门配置更多的网上办公设备，数字档案是高新技术支持下的数字化档案系统，是运用数字化手段，对数字档案信息进行管理，将档案信息附载于电子媒介上，也可以使经过数字化处理后的档案，通过数字档案的建立，逐步实现资源共享。从传统档案向数字档案发展，真正实现资源共享，档案信息化建设任重管理，进一步建立档案目录信息中心，积极推进档案全文数据库建设，逐步实现全文信息查询。

2）提高档案管理人员素质。在新的网络管理环境下，提高档案管理人员的素质是推进网络档案的关键。新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识和实际能力，还需要树立档案管理信息化意识，熟练掌握网络信息技术。加强管理人员的教育培训，提高业务能力和综合素质。其次，远程办公要求档案人员转变传统的管理理念，并拥有扎实的管理学理论和丰富的管理经验。因为工作的特殊性，要加强档案管理人员的创新意识，培养其信息能力和开发能力。

3）加强远程网络平台建设。建立档案管理平台，开展远程使用服务。档案管理部门应充分利用企事业单位的网站制作自己的档案管理网页，积极组织网络数据和网络信息，使档案管理服务系统与各个部分相连接，实现档案信息的网上检索，提供有限制性或非保密电子文件查询服务，为使用人员提供更好的服务。档案的使用人员可以在网页上通过汇编相应的专题、数据库查询、电子信箱服务等方式，快捷方便地查找自己所需要的各种信息资料。远程平台应能够使查询人员与档案的管理人员通过网络进行快速的信息交流，回答查询人员的疑问，提供更周到的服务。

4）加强档案管理远程网络安全。加强档案管理远程网络安全建设，档案部门要加强对企业电子文件的整理、保管等工作的指导和监督，保证电子文件的完整性、真实性、可识别性积极推进档案保管的档案数字化进程，实现档案资源的远程管理。强化对档案信息系统的实时监控，加强网络的安全措施，保障档案系统不被侵入和破坏，防止他人私自篡改档案、盗取信息和破坏系统等。档案工作者必须充分认识到加强档案管理远程服务的必要性和重要性，不断提高自身素质，熟练掌握现代网络技术，创新性地开展工作。

4 结语

档案管理在远程办公的大趋势下，转变传统档案管理模式积极探索实现档案管理互联网信息化的思路，对档案管理手段进行创新，解决传统档案管理问题顺应时代发展的潮流，充分发挥档案信息化作用实现档案管理远程服务，提高企业管理水平推动企业发展，是档案工作者的重要使命。

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