地质部门人事档案管理数字信息化创新应用

朱玥

【摘要】随着信息技术的不断完善，越来越多的单位开始建设数字信息化平台，以求提高自身的服务水平和核心竞争力。为强调数字信息化的应用，本文主要从地质部门的角度来对人事档案管理的相关内容做出分析，希望可以不断提高人事档案管理工作的质量和水平。

【关键词】数字信息化;地质部门;人事档案管理

人事档案主要是由人事部门在培养、选拔和使用员工的工作活动中所形成的，用于记录员工个人经历、学历、社会关系、品德、业务能力、工作状况及奖罚等方面的原始资料。可以说，人事档案不仅是对员工真实情况的一种客观反映，而且成了用人单位评价员工能力和素养的重要标准。从地质部门角度来看，因为单位性质的特殊性，传统人事档案管理工作一直存在信息化程度和档案资料利用率不高的问题，加上近些年人事制度的不断改革，使得人事档案管理的范围和难度都有所加大。因此，为帮助人事档案管理工作顺应时代发展的步伐，需要强调数字信息化在地质部门人事档案管理中的应用，这样才能更好地助力于人力资源管理工作的开展。

一、人事档案数字信息化建设的优势体现

（一）存储方便。传统档案管理主要是以纸张为载体，其一方面存在占用空间大的特点，另一方面纸张的耐久性往往取决于外界环境的影响，比如温度、湿度、老鼠、虫子等，都可能造成档案资料的缺损。反观数字信息化时代的人事档案资料，其大多以数字化的方式来进行存档，这样不仅可以有效规避外界环境的腐蚀侵害，而且便于后续对档案信息的保管和查询。

（二）提高档案管理工作效率。档案管理工作流程较多，过多的人工操作提高了工作失误的可能性，为此以系统的方式将档案工作流程规范化，并且附以自动更新、校验和报错等功能，可将复杂多变的手工档案变得简单明了，这样档案管理人员就可以将宝贵的时间和精力置于档案资料的开发和利用上，工作效率自然得以不断提高。

（三）便于档案信息的查询和共享。在档案信息的查询方面，人事档案管理系统存在条件检索功能，一旦需要对人事做出调整，只需要将对应的筛选条件输入系统，就会自动列出合适的人选，这样就大大方便了领导快速查询有关信息;在档案信息的共享方面，人事档案管理系统将各类档案资料以电子文档的形式存储于数据库中，档案传递和调取工作不再受到时间和地点的限制，只需要借助互联网就可以实现档案资料共享的功能。

二、提高地质部门人事档案管理数字信息化应用水平的措施

基于人事档案数字信息化建设的诸多优势，笔者认为可通过以下几个途径来不断提高数字信息化在地质部门人事档案管理中的应用水平：

（一）注重对人事档案原始资料的收集和整理。人事档案原始资料的收集和整理是实际工作的首要环节，该项工作为后续的人事档案管理提供了具体的管理对象，收集和整理工作是否科学高效，直接决定了档案收集数量的多少和利用率的高低。因此，如何把档案收集准确、收集齐全成了人事档案数字信息化过程中的突出问题。第一，要做好档案的收集工作，档案室要充分发挥前端调控功能，从立卷归档做起，注意有重点、有计划地收集、整理各门类的档案，只有把基础打牢，才能有效发挥档案资源的基础作用，才能实现对重要价值档案资料的集中管理。第二，在档案整理工作上，要采取切实有效的措施，不断改善工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富档案整理工作的效力和效率。第三，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理，都进行统一管理，制定一套严格的规章制度来防止人事档案原始资料的出错或作假。

（二）以充足的资金为数字信息化建设做好后盾。人事档案数字信息化建设作为一种先进的管理方式和内部网络系统，在其建设的过程中离不开资金的支持。比如，除了计算机、打印机、刻录机、数码相机、扫描仪等必要的硬件设施外，还需要装备防火、防盗、空调、灭火装置、温湿度测试仪等配套设施，这样才能保障人事档案数字信息化建设的顺利进行。因此，地质部门需要将人事档案数字信息化建设所需资金列入预算，并且做到专款专用，这样才能为后续的基础设施建设提供充足的资金支持。

（三）不断提高档案管理人员的专业素质和业务能力。地质部门人事档案管理的各项工作都离不开人的参与，因此除了要加强硬件设施方面的建设外，还应该注重档案管理人员专业素质和業务能力的提高。与传统档案管理相比，人事档案数字信息化建设可以视为档案业务知识和计算机知识、信息技术的有效结合，所以地质部门一方面要积极引进既懂档案管理，又精通计算机和网络技术的复合型人才，另一方面又要加强对现有档案管理人员知识和能力的培养，确保这部分人员可以更好胜任数字信息化背景下的档案管理岗位要求。必要时，可将档案管理人员的学历、职称、从业资格证等级与绩效薪酬直接挂钩，以进一步提高档案管理人员提高自我的积极性和主动性，进而在地质部门内部构建出良好的学习氛围。

（四）尽快完善电子人事档案。待基础设施建设完成后，档案管理人员只需将不同分类的纸质档案资料扫描为对应的电子文档，即可建立成电子人事档案。而在存档时，档案管理人员要注意根据人事档案数字信息化的要求来设置对应的代码和标签，以便于地质部门和档案信息使用者后续的信息查询。该环节看似简单，实则是一项长期而复杂的过程，比如部分员工对自身档案的重要性不甚了解，自进入地质部门后，就对档案资料不闻不问，或者没有及时与档案管理人员进行核实，导致档案资料不全，最终沦为“死档案”“黑档案”。因为建立电子人事档案相当于是对以往档案资料的又一次梳理，当发现上述问题后，档案管理人员要及时核查信息，必要时刻与员工本人取得联系，在补充完善资料后再进行存档，这样便可以帮助地质部门有效盘活档案资源。

（五）利用专业档案管理软件建立数据库。为便于后续人事档案管理工作的开展，地质部门还需要在数字信息化建设的过程中采用专业的档案管理软件，确保在人事变动后可以及时更新相应的档案资料，以实现对人事档案信息查询、统计、分析工作的日常化管理。首先，地质部门要选择市场口碑好、相关技术较为成熟的人事档案管理软件，确保实现包括建档管理、归档管理、档案综合检索、有关档案的借入及借出登记、档案转出处理、人事信息的输入、修改及查询、自动对数据库的信息生成相应的花名册等在内的基本功能。然后，要依据档案管理软件的特点来重新设计人事信息的收集流程和规范要求，保证录入数据的准确性和及时性，这样才能更好满足档案管理人员对电子档案的有效管理，从而达到提高工作质量和效率的目的。最后，档案管理人员还要对数据库进行系统备份和数据备份，以确保系统的规范运行，这样做也可以避免一些重要的人事档案资料丢失，对于开通局域网登录或互联网平台登录的地质部门，还需要注意做好人事档案资料物理访问与数据库的隔离，以防止人事档案资料的真实性受到其他资料的干扰，从而造成不必要的麻烦和不可估量的后果。

（六）建立人事信息网络化平台。人事信息网络化平台的建立主要是及时共享地质部门内部的人事信息，以便于后续的档案资料检索和利用。比如，当领导需要及时了解某位员工的近期表现情况，而该领导又不便于直接去核查时，档案管理人员就可以通过网络共享的方式来为有需要的领导提供第一手资料，以便于领导全面掌握该员工的基本情况。这样可以减少很多流程，节省很多时间，提高了档案信息的时效性。需要注意的是，档案管理人员在对外提供相关资料时，需要根据信息的内容和相关要求对各种资料进行加密传送，并且通过不同的用户权限来保障档案信息的网络安排，避免内部资料外泄给地质部门构成负面影响。

三、结束语

人事档案数字信息化建设既是我国档案事业发展“十三五”规划的客观要求，又是地质部门实现“以人为本”和“人才资源是第一资源”战略规划的有效途径。因此，相关人员要意识到人事档案数字信息化建设的必要性和急迫性，并通过数字信息化来加强对人事档案的管理，这样才能为地质部门的人才开发和利用提供真实有效的一手资源，才能为地质部门的不断发展作出贡献。

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