电子档案与传统档案管理的区别研究

李晔

【摘要】在信息技术的改革下，档案管理工作也有了很大的变化，而电子档案和传统的档案管理的差距也慢慢呈现出扩大化的趋势。档案管理的原则是档案管理信息的一致性，电子档案与传统档案管理的区别有归档的方式、保管的方式、查询的方式等，从二者的管理的不同方式对档案管理工作进行相应的改进措施，从而提高档案管理工作的发展。但是，电子档案与传统档案又有着共性，相互互补，相互依存。

【关键词】电子档案;传统档案;区别研究

随着信息时代的到来，各行各业对信息技术的应用也越来越广泛了，档案管理的工作在信息技术的广泛应用下也发生了变革，电子档案的产生和应用尤其明显，但是，电子档案在档案管理工作中不仅是便利和快捷，同样也带来了新的挑战，对电子档案和传统档案的区别研究，这样可以使档案管理工作进一步的提高和发展。

一、什么是电子档案

电子档案是利用计算机、磁盘和光盘作为载体的文字材料，包括电子的文书、电子的信件、电子的报表和电子的图纸等，电子档案是通过编码和解码得到的信息利用，只要通過允许，可以随时调出所要查询的档案信息和资料，电子档案的特点有：（1）要借助办公的设备;（2）迅速处理和传递信息;（3）资料共享;（4）保存的条件对环境的温湿度和防磁性有高要求。

二、电子档案和传统档案管理的区别

（一）归档的方式不同

传统档案管理是手工进行归档，所有档案资料在办理完结之后，工作人员要进行统一的完整的收集，并合理进行归档保管，而电子档案归档是要根据信息技术，利用电子编码的形式对档案的信息进行分门别类的归档，电子档案的归档时间在规定的时间周期内随时进行归档，电子档案在归档时可以做到无痕迹编辑，这样可以保障其完整性，并且条理性清晰，于此同时，这样的无痕迹编辑也是有弊端的，那就是一些重要的信息被修改或者被删除是很难发现的，这样就难以保证电子档案的真实性，因此，档案管理的工作人员一定要注意数字签名和一些信息的认证，要做好加密，这样可以保护电子档案的信息被改动或者被删除。

（二）保管的方式不同

传统档案管理是纸质档案，纸质档案的保存存在很多的风险，比如受潮、虫蛀、年头长会有残缺或者破损等，纸质档案的管理还需要很多的空间还有人力和财力，这样对于档案管理的工作造成了很多的不便，而电子档案就解决了上述的问题，电子档案主要是利用信息技术，属于虚拟的形式保管档案资料，电子档案保管的条件也有要求，环境的温湿度要稳定，要避免磁场的干扰，电子档案主要是将信息进行分类，采用数字编码和储存，这样一来，档案管理的工作人员在工作时能很轻松便捷，也不会有保管方面的风险，当然了，凡事都有两面性，电子档案虽然可以避免很多保管风险，但是随着信息技术的发展迅速，电子档案中的流媒体和储存量也在不断的发展，档案的存储载体会老化，这样一来，电子档案在可读性上会受到很大的影响，要解决这一问题，就要在录入电子档案的同时，打印一张纸质档案留存，这样可以最大化的降低电子档案资源损失。

（三）查询的方式不同

在传统的档案查询时，通常是有卡片或者是书本作为检索工具，需要人工进行查找，费时费力，并且难度也非常大，对于原信件的查询会影响其他工作的进展，在录入电子档案之前要对档案信息编辑注册和登记，在电子档案进行查询时，只要在录入时生成一个编码或者是身份确认就可以查询，这样节约了档案查询时工作人员的时间，也提高了工作的效率，电子档案的查询不会造成原信息的载体损耗，而且电子档案的共享性很强，不会因为查询某个档案影响其他方面的工作进展。

三、电子档案和传统档案管理的共性

（一）档案信息完备性相同

电子档案和传统档案在档案信息的完备性上必须是相同的，不管是电子档案还是传统的纸质性档案管理，档案信息要具有完备性和真实性，要强调的是，电子档案是被动生成的，它的依托是传统的纸质档案的信息，通过纸质信息转变成网络档案，内容是相同的，在生成电子档案之后，还是需要纸质的档案进行印证，因此，档案工作人员在对档案进行电子档案录入和生成之后，纸质的传统档案的工作同样要进行跟进，要做好纸质档案的管理和保管。

（二）档案工作的原理是相同的

电子档案管理和传统的档案管理的工作原理是相同的，电子档案管理是在纸质档案管理的基础上生成的，只不过是方式不同，电子档案管理是利用信息技术和互联网，将纸质的档案进行虚拟化保存。

（三）电子档案是信息资源的拓展

在经济的快速发展下，信息资源呈现出的增长速度属于爆炸式的增长，这样的增长速度对各行各业都有不同幅度的冲击，档案管理工作同样受到这样的冲击，因此，传统的档案管理水平对于信息的增长应付不了，这就要利用信息技术对档案管理的工作进行开展，电子档案是时代的产物，也是档案工作的发展和进步所要求的。电子档案利用先进的技术，使得纸质信息载体受到的束缚被突破了，而且能够最大化的对信息资源进行扩展，电子档案利用互联网的快捷和高效，获得信息也更加便捷。电子档案和传统档案互补优势，使得档案管理工作的水平提升。

四、结束语

随着社会经济的快速发展，档案管理的工作也有了很大的完善，也也为档案管理工作带来很多的便捷，而电子档案是时代的产物，其服务手段、服务质量和信息化深度都有着巨大的优势，但是尽管如此，电子档案也不能完全的取代传统的纸质档案管理，电子档案和传统档案的管理有着不同，各有各自的管理方法，但是电子档案和传统档案的有着共性，使得电子档案和传统档案管理必然要互相依托、相互互补、扬长避短、相互借鉴，使二者有机的结合在一起，在实际工作中要最大化的对档案工作管理进行探索，要创造条件，利用先进的技术，这样才能使档案工作进行进一步的提升和拓展，能够在人力、物力和财力方面进行节省支出，电子档案和传统档案管理工作共同发展是现阶段的档案管理任务。

参考文献：

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[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].科学技术创新，2011（1）：131-131.

[3]张小艳.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].同行，2016（12）：91.