多媒体技术在档案建设中的应用

孟祥蕊

【摘要】社会和经济的飞速发展促进了信息技術的发展，信息时代的到来导致了各行各业的改革。相应地，计算机应用领域也得到了扩展。当今的多媒体技术不仅提高了人们开发和使用文件信息资源的能力，而且使人们的档案信息建设变得更加容易。传统档案馆也进入了变革的历史阶段，对于中国档案馆建设的来说是创新又是发展机会。

【关键词】多媒体技术;档案建设;应用

信息技术的引入可以有效提高档案建设工作的完成品质。档案建设是收集，分类，处理和咨询信息的过程，档案建设工作主要是手动完成的，偶尔会发生文件丢失和损坏，这不利于文件管理的顺利开展。随着多媒体技术在文件管理中的引入，解决了上述问题，有效地提高了档案建设的质量。

1. 多媒体技术

多媒体和多媒体技术并不是同一种概念。多媒体载体是网络计算机，人们每天诸如图片，声音或文本之类的信息通过计算机进行组合以形成一组多媒体信息。多媒体技术是一种处理这些多媒体信息的技术。多媒体技术的出现极大地促进了信息技术的发展，对于档案建设的过程有了很大的帮助，让档案建设更有条理更科学。

2. 多媒体技术的表现

利用现代多媒体信息计算机处理技术，除了可以组织和分析处理各种信息资料外，还可以具有数据保存，传输和信息共享的多种功能。档案建设过程是人们收集、处理、分类和管理存储所有不同类型信息的一个过程。多媒体技术的不断创新为我国档案系统建设提供了一个发展新的机会。多媒体技术的实时集成和信息多样性已经可以广泛用来帮助完成各种电子档案或者信息的实时保存。建设和管理不必再需要额外投入大量的时间劳动力和其他物质上的资源，使用新的多媒体技术可以随时随地查询电子档案中的信息。多媒体技术的广泛引入不仅可以将文本图像材料直接转换成为电子图像材料，同时可以执行无时间限制的数据传输并将其共享为可存档电子材料。多媒体处理技术的应用于档案建设的管理，其快速发展是为了使更多档案用户能够体验到更多个性化档案服务。

3. 多媒体技术在档案建设的意义

3.1 推动了档案建设进度

当前在市场经济发展推动力和科学信息技术不断发展的巨大背景下，多媒体技术也正在不断快速发展。借助移动网络信息传输管理工具，不仅可以快速查阅存在internet上的各种网络资料，使用实用的移动网络工具软件来快速获取所需的网络信息以及资源。多媒体信息技术帮助创建档案管理数据库，可以为用户，企业提供各种新的档案管理服务。

3.2 多媒体技术在档案建设中的功能

当涉及到档案建设时，通常会让人认为更改传统档案形势并将档案文件以数字信息的形式存储在计算机上。实际上，在当今的社会环境中，多媒体技术的应用是多种多样的。多媒体技术下的档案建设不仅限于数字化档案，也不仅仅是导入计算机上的档案，而是使用各种技术来全面推进档案建设部门中的管理问题。通过应用多媒体技术，档案的数字结构将从档案信息资源中获得最大价值。

当机遇与挑战并存时，我们必须确认档案建设的实际发展意义，并意识到多媒体技术下的档案建设中存在的不足。大多数综合档案馆，包括一些数字档案馆，主要采取建立网站的形式，向公众展示专题数字档案馆和各种类型档案馆。但网站中所展示的内容大多数很贫乏没有吸引眼球的内容，没有重点，社会工作者可以咨询的服务部门也不多。结果，人们对浏览数字档案库网站不感兴趣，许多具有数字档案库的网站的受欢迎程度较低。在多媒体技术下的档案建设中合理高效使用多媒体技术可以打破这种情况，并使更多的人能够理解档案的数字化。

3.3 社会发展的需要

档案的建设已在生产和社会管理的所有领域得到有效应用，而计算机化浪潮的推动也影响了档案建设的发展。谈到档案部门，也是因为现有的社交计算环境为多媒体技术下的档案建设的构建奠定了良好的基础。在选择过程中，档案管理员需要仔细观察和深入理解，这要求他们在收集一些经验和理解后才能利用这次机会。但是档案管理员在档案建设过程中面临许多困难和问题，这要求档案管理员学会以科学的方式理解和管理问题，这样对档案的建设工作才有实质性的帮助。

3.4 提高了档案建设水平

与传统的档案管理技术相比，应用多媒体技术档案建设使用计算机作为辅助手段来高效率地集成诸如文本，声音和图像之类的信息，并达到将大量档案信息以数字格式存储在计算机上的目的。图形，文本等形式的档案的数字输入和输出方法多样化，增强了档案信息的记录和显示功能，并促进了档案信息的有效处理。

4. 多媒体技术的应用

多媒体技术可以通过数字转换原始收集档案来加快许多类型和大量档案的处理速度。管理一些重要且有价值的档案也可以提高使用效率和档案级别。多媒体技术应用的是解决档案的电子存储的问题。在存储方面，档案的信息数据化比传统档案具有许多优势。传统的档案存储在空间中占用大量的位置和空间，并且对于员工来说查找和使用起来不方便。时间越长，档案存储占用的空间越大。如何解决档案存储问题并避免占用存储空间是档案部门的主要难题。

随着现代多媒体管理技术的不断进步，档案的管理数字化应运而生。人们日常使用的是诸如电子硬盘驱动器之类的新型现代电子存储设备，在这些新型电子设备上可以存储大量档案，这不仅大大解决了传统档案存储空间不足的严重问题，而且还会使人们档案管理更加容易。科学信息技术的飞速发展也引发了我国多媒体技术的重大革命。当前，多媒体音频数据压缩存储技术不仅已经可以用来处理任何静态和各种动态中的音频数据图像，而且用户可以直接使用该压缩技术用来存储任何有关音频电子档案存储设备的大量音频数据分析信息。多媒体技术在改善档案管理建设过程中的广泛应用，也同样可以用于改善档案建设数据库管理和改善信息系统。为了适应社会的发展和变化，档案数据系统还必须添加这些新内容。当前，多媒体技术的应用起着基础性的作用。人们可以使用多媒体技术来扩展档案管理信息的范围，也可以使用多媒体技术来处理这些动态图像，文本，音频和视频文件。

5. 应用多媒体技术的主要策略

5.1 添加多媒体设备

要正确执行档案的建设，必须首先保证具有适当的网络多媒体和硬件。在当今的档案管理技术工作中，已经大量引入了各种多媒体管理技术。能为档案建设人员提供一套高质量的档案硬件测试设备，可以有效率地提高档案应用软件程序设计的工作效率。档案建设部门必须先行支付购买电视硬件的全部费用，多媒体硬件的前期投资很重要。档案设备管理员还必须按时学习掌握各种多媒体档案设备的日常操作管理技术。为了有效地在档案管理设计中充分使用多媒体技术，他们必须不断加强自己的研究，认真深入研究多媒体应用技术，并且要敢于在实际操作中充分使用大脑。尽管掌握这种多媒体技术可能需要很长一段时间，有时掌握可能会非常困难。但是，投资和加强硬件设施管理仍然是不断改善公共档案设施建设的必要性和先决条件。只有这些档案管理工作者能够精通使用计算机档案服务器的技术，他们这样才能有效率地应对各种困难情况。掌握这些多媒体硬件相关技术知识可以有效地正确解决一些技术风险。

5.2 建设平台

档案建设还需要大量的多媒体技术相关软件，不同的设备必须创建不同的管理平台，并且必须实时发送和管理多个档案。档案管理部门必须表现良好并按时运行软件，以确定与其自身功能一致且具有标准化设计的软件平台。还必须充分利用软件平台，并且必须实现软件的设计。在现实生活中，有时无法合理地应用软件系统中的大量功能。这些是行政部门对此没有严格要求的结果，这将影响档案建设的发展进度。

5.3 加强纸质文件档案与其他电子文件档案的相互作用结合

在以前的管理工作中，中国的档案管理主要使用多种纸质形式进行档案保存。目前，电子文件档案还很新颖，使用这种电子档案完全可以替代传统纸质文件档案是不现实的。在当前情况下，纸质电子档案仍然还有很大的社会存在性和价值，它具有真实性，完整的信息传递特性，数字化档案在信息真实性这个方面还是有所欠缺。电子档案管理建设是完全建立在中国科学技术这个飞速发展的基础上的，它的主要功能之一是方便和快捷。它是当前正在推广使用的一种新型电子档案管理技术。但是，信息安全性极为脆弱，因此，有必要特别注意这些纸质档案的安全保存，要注意将这些纸质档案和其他电子档案相互地结合着进行使用。

5.4 建设多媒体数据库

建立档案建设管理数据库平台，有效利用多媒体技术实现信息的集成与处理，除了压缩多媒体文件外，网络中的多媒体还可以进行信息的即时传递，需要信息的人员可以保存预先收集的信息。然后再次接收新信息以确保信息的完整性，这种同时处理和接收模式，在高效的多媒体技术应用下，档案管理的方便和快捷程度将得到质的提升。

6. 结束语

综上所述，在档案建设管理中引入多媒体技术可以促进档案建设中信息管理的发展，并为大多数用户提供各种服务，为用户提供快速便捷的服务的目标是提供高质量的基础架构，对多媒体技术在档案建设中的应用给予支持。

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作者简介：孟祥蕊，河北省石家庄人，中核第四研究设计工程有限公司档案主管，硕士研究生，职称：馆员，研究方向：档案管理。