院所管理制度体系研究与设计——以江苏省某科研院所为例

桂晓璟，鲁 旭，汪晓燕，吴晓行

（江苏省科学技术情报研究所，江苏南京 210042）

1 院所管理制度体系研究与设计的背景

1.1 院所制度建设是推动科技创新发展的内在需求

面对科技创新发展新趋势，世界主要国家都在寻找科技创新的突破口，抢占未来经济科技发展的先机。因为科技创新的重大突破和加快应用极有可能重塑全球经济结构，使产业和经济竞争的赛场发生转换。习近平总书记指出，科技竞争就像短道速滑，我们在加速，人家也在加速，最后要看谁的速度更快、谁的速度更能持久［1］。实现科技创新速度更快、动力更足，就要强化科研全过程科学管理。一个健全有效的制度体系，能更好地发挥人的最大潜能，提高创新效率，是科研院所科学管理、高效运作的根本保障，也是全力提升科技创新能力，为国家科技发展提供强有力的重要支撑。

1.2 院所制度建设是高质量完成科研项目、提升成果产出能力的必然要求

娄勤俭书记指出，把高质量发展作为江苏未来一个时期最鲜明的导向，力争在高质量发展上走在全国前列，努力为全国发展大局做出江苏贡献。高质量发展是一场涉及发展方式、经济结构、增长动力等诸多方面的系统性重大变革。在科技创新方面，江苏要建设“具有全球影响力的科技产业创新中心”和“具有国际竞争力的先进制造业基地”［2］。要实现这个目标，需要创建高质量发展环境，而科研管理制度的建立与实施是科研管理科学化、规范化的重要标志。通过科研管理制度的制定、贯彻执行、绩效评估三者的互动推进规章制度的逐步完善，从而实施精细化管理，通过调动执行者的积极性持续提升科研管理执行力，通过对执行过程的监督保证预期目标和计划保质保量地完成，如此层层推进、螺旋式上升，确保工作任务的完成进度和质量，从而实现管理制度、执行力、管理绩效的共同提升。

1.3 院所制度建设是A所科技创新服务的基本保障

一个高效的制度体系，是规范管理、高效运作的根本保障。开展制度化建设，建立适应现代科研院所管理制度，完善“充满活力、富有效率、增强竞争力”的运行机制，逐步建立起符合本所公益研究和服务需要管理机制，有利于充分调动职工积极性、发挥主观能动性，形成激励创新的内部环境，增强全所可持续发展能力，从而进一步明确A所主导业务定位，开展高水平科技发展战略与政策研究、科技信息大数据集成建设、科技管理支持与科技创新咨询、科技创新宣传服务等重点业务与服务，加快建成省内领先、国内行业内有重要影响的区域科技情报信息研究与服务中心。

2 院所管理制度体系研究与设计的意义

2.1 有利于院所可持续发展

院所实现发展目标的过程是伴随着院所管理水平和运营状况的不断优化、螺旋式上升的过程。在这个过程中，需要制度建设来固化院所建设过程中已有的成功经验、发展模式和管理方法，为院所未来发展铺垫好上升的“轨道”，确保各项管理工作依据既定的“轨迹”运行，最大限度地避免偏离目标，避免出现风险。

2.2 有利于提升科研工作效率

面对科研院所日益繁重的科研任务及逐渐复杂管理流程，所有成员共同遵守管理规则和操作规程，是院所科研工作得以高效开展的前提。据统计数据显示，常规事务往往会占到单位管理者日常处理事务量的80%以上［3］，而这些常规事务完全可以通过完善的制度加以解决，从而节省管理层的精力，让他们将更多的时间投入到科研院所发展的宏观问题中去。同时，良好的制度固化为科研人员的思想意识和行为习惯，可以保障科研院所运营的有序化和规范化，为科研院所有序高效的发展提供强有力的保障。

2.3 有利于激发员工积极性

院所文化是科研院所吸引人才和凝聚人才的核心要素。院所制度建设也是提炼、固化院所文化的过程。管理制度会体现管理者的政策取向，通过制度的执行和反馈，营造出良好的企业文化氛围，员工也会对院所文化具有更好的认知，通过目标激励、环境激励、荣誉激励、情感激励、物质激励、良性竞争激励和领导行为激励等方式，激发职工的动机与潜力，勇于任事，敢于创新，最大限度的实现自我价值。

3 A所管理制度建设历程与问题

3.1 历史进程

A所处于不同的发展阶段，所对应的制度体系也处于不同的阶段，总体上分为应急期、规范期、固化期、文化期四个时期，不同时期的制度也有不同的阶段特点，如图1所示。

图1 A所制度发展的阶段历程

第一阶段：建立初期——“应急期”。A所成立初期，这个阶段主要呈现的管理现状是出现什么问题解决什么问题，也可以称之为经验管理，即“人治”。这个阶段下的单位不是完全没有制度，但主要是靠经验和习惯发挥着管理作用。

第二阶段：成长期——“规范期”。A所成立后的第一个50年，这个阶段的单位在管理制度体系建设上主要是完善与管理相关的各种制度，并培训实施。但是这个阶段员工对制度执行的自觉性不足，管理层对制度贯彻的监控不力，建立起来的管理制度体系还未能在单位运营中进行固化。

第三阶段：稳定期——“固化期”。最近10年，这个阶段的单位进入一个发展较为平稳的时期，单位为了将已成熟的管理制度体系在单位运营过程中进行固化并提高管理效率，主要采用现代IT技术建立信息系统，用以解决制度执行、贯彻中的不足，同时将单位的制度固化成员工的习惯。

第四阶段：成熟期——“文化期”。A所今后20年的发展定位，这个阶段随着单位的不断发展逐步形成了自有的单位文化并根植每位员工的心中。“文化期”的单位，仍然存在制度管理，只是不再反复强调制度的强制作用，制度管理正逐步升华，遵守制度也成为一种基本的单位文化。

3.2 存在的问题

3.2.1 管理制度体系不够健全

纵观A所目前建立管理规章制度，部分管理制度仍然不是很全面，例如在党建管理制度方面，党的十九大提出的“全面推进党的政治建设、思想建设、组织建设、作风建设、纪律建设，把制度建设贯穿其中，深入推进反腐败斗争”的党的建设总布局，而A所的党建制度集中在组织、作风及纪律方面，缺乏多层次全方位的内部党建制度体系。在人事管理制度方面，缺乏基本的员工行为准则。在财务管理方面，由于资源采购的财政资金拨款金额较大，缺乏建立相应的资源采购程序规范以及资金使用管理办法。

3.2.2 部分制度陈旧不合新形势

为适应不断变化的内外部环境，制度应根据环境的变化做出适当的调整。A所部分制度拟定时间较早，历时较久，如《党委工作条例》《民主生活会制度》《专业技术职务聘任管理暂行办法》历时都有10年之久，存在不符合党的十九大以来的新思想新战略新要求、不符合科技改革发展形势、也不符合实际工作的内部管理要求的情况。

3.2.3 制度激励性功能不明显

管理制度主要通过目标激励、环境激励、荣誉激励、情感激励、物质激励、良性竞争激励和领导行为激励等方式，激发职工的动机与潜力，勇于任事，敢于创新，最大限度的实现自我价值。在A所管理制度文件中，激励性制度较少，大部分都是约束性的管理制度，一方面未能充分发挥制度管理的激励性的作用，另一方面也缺乏负激励措施，激励机制不成体系，激励效果不明显，从而影响员工的工作热情、积极性和创造性。

3.2.4 制度内容格式不够统一

一是单个制度内部格式不统一，如有些制度的总则部分的标题用大写数字表示，而其他部分标题是阿拉伯数字表示。二是有些同类的制度格式不统一，如在财务制度部分，有些标题是阿拉伯数字标识的，有些标题由大写数字和阿拉伯数字标识按条编写，还有些财务制度是按照章条来写的，总体呈现格式多样化、不规整。三是表格的格式不统一，表头部分有楷体、宋体，主题部分的字体有楷体、方正仿宋，有些加粗有些不加粗，格式不规整，欠统一。

4 基于层次法对A所管理制度体系进行设计

层次法是将各个职能的制度汇总起来，通过纵向上分级，横向上分类，构成一个层级清晰、模块完整的制度体系结构［4］。

4.1 参考管理层级，建立纵向的制度分级

A所规模较小，原有的制度多是程序性制度，因此纵向制度分级建议包括基本制度和程序性制度两个层级即可。具体纵向分级如表1所示。

4.2 参考核心管理职能，建立横向的制度分类

根据A所职能梳理核心管理职能的一级分类。在一级制度模块确定后，需要针对一级模块的职能或者工作任务建立若干相互联系、密切配合的、完整系统的制度集合，即二级分类；需要根据一级分类的职能对管理制度进行横向细分，将相似、相近、相关的管理活动归并为一类职能；将一级分类具体细化，分类层层细化，力求做到无交叉、无遗漏、无重复，使之涵盖管理的各个方面，如图2所示。

5 院所管理制度体系建设对策建议

5.1 聚力院所管理制度建设的高质量，做到果断“废”

“废”是指同一项制度已有新版本施行，旧版本要作废，或现行制度实施的环境改变，旧制度已无存在必要。经过梳理发现A所可以废止的制度主要集中在三个方面：一是有明显不符合现行的法律法规及文件精神的制度。二是不符合科技改革和发展的新形式要求。三是不适宜于现代科研院所的管理新要求。已颁布的规章制度无法继续完整地发挥应有的规范作用时，应果断废止，否则旧制度在新情况下的不适会制约管理方式的创新发展。

表1 A所制度纵向分级

图2 A所制度横向分类

5.2 聚力院所管理制度建设的新发展，做到着力“改”

“改”是指制度整体上适用，局部需作修改。经过梳理，A所需要重新修订的制度主要集中在三类：一是上级指导文件的变化需要更新管理制度。二是部分制度制定时间较早而导致管理效用滞后。三是管理新形势、新情况的出现使得部分管理制度与当前的院所管理要求不一致。这些制度都需要根据出现新情况和新问题即时修订，从而更好地指导日常工作，使工作更加规范，更有实效。

5.3 聚力院所管理制度建设的精准化，做到科学“立”

“立”是指现行制度整体上不适用，需重新制定，或由于出现了新情况、新问题，需要填补制度空白。基于“制度树”理论，结合所领导部署要求，依据江苏省科技改革30条《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》，梳理出A所需拟定的主要制度有：第一级基本制度层面，需要制定的制度有《A所行政管理制度》《A所业务管理制度》《A所人事管理制度》《A所后勤服务管理制度》。第二级程序性制度层面，需要拟定的制度有，党委组织制度《支部工作考核暂行办法》、党员联系群众和服务群众制度《离退休老干部管理服务办法》《共青团员管理服务办法》；业务管理制度方面，依据“科技改革30条”中明确提出改革项目经费预算方式、扩大经费使用自主权等政策要求，A所需要新制定的项目管理制度《纵向科研项目课题经费管理办法》《横向委托项目经费管理办法》；人事管理制度方面，要制定《员工手册管理制度》，可根据实际工作需要制定《高层次人才引进管理办法》；后勤服务管理制度方面，根据具体的管理内容和工作需要制定《会议室使用制度》《环境卫生管理服务制度》《设施、设备维修维护管理办法》《职工食堂管理办法》等制度。