论办公室主任如何做好管理工作

辛鹏

摘要：办公室是执行行政指令的一个特别重要的部门，办公室开展的工作和企业管理以及领导活动有着密不可分的关系，在整体工作当中起着非常重要的作用。其中办公室主任又是办公室工作当中的核心，承担的角色非常重要关键，既是领导的谋士，又是日常工作的“主管”。办公室主任管理水平的高低，对办公室作用的发挥产生直接影响，与全局性工作的正常展开高度关联。

关键词：办公室主任;管理工作;职责;特点;措施

一、办公室主任的职责

办公室在企业经营发展中饰演着非常重要的角色，并且随着企业对科学高效管理变得越来越看重，办公室在企业运营当中所起的作用就越发凸显。当今市场竞争愈演愈烈，实施有效可行的办公室行政管理体系，能很大程度上让企业高层抓住难得的机会，全心谋划发展战略。一方面，办公室作为一个管理部门，参与到管理体系之中的所有工作，比如咨询、反馈、决策以及执行等。另一方面，办公室是秘书机构的典型代表，具备特殊的工作职能，就是参谋服务以及信息的上传下达作用，因此，办公室的基本工作本质是具有策划和执行的双重性。所以办公室主任应该积极参与到政务之中、处理事务以及做好服务，来实现办公室政务、事务和服务一体化的责任。同时，主任也要秉持办公室工作无小事的原则，尽职尽责做好每项工作，在保持工作效率的前提下也要确保工作质量。

二、办公室管理的特点

从办公室功能解析，其作为一个管理部门，有以下特征：一是统筹全局。办公室是企业经营的核心机构，关系到许多部门以及企业运行的很多方面。所以，管理办公室就得具备整体观，从大方向着手，做好企业各方面的协调工作，确保运转高效。二是沟通合作。办公室是联系上下级和内、外部沟通的桥梁和纽带。要畅通信息渠道，妥善应对处置。三是协助和服务。办公室要充分体现职能定位，及时有效的协助领导做出精准研判，为领导做出高效决策提供准确的根据。

三、做好办公室主任管理工作的具体措施

（一）明确职能，分清职责，搞好服务

办公室主任一定要有坚定的时间观念和严谨务实、雷厉风行的作风，在特定的时间中能做好要做的事情。要清晰的知道应做什么，不应做什么，也要明确做事的先后顺序。办公室主任的角色是决定的执行人，不是决定人。要多做执行人的工作，而不是使用权利的工作。补充的工作要尽量去做，指示别人的工作尽量不做。要懂得分工协作以及授权，一经工作权利的确认，主任就要少经手，多多支持下属的工作。工作当中一定会有做得好的时候，也一定会有不足的时候，不必和同事争功，在出现错误的时候，也一定要负起责任。

（二）加强制度建设，强化内部管理

提升办公室的工作效率以及服务质量，一定要重视制度设立，加强内部管理，积极推动办公自动化，做到工作规范化。一是行为规范。建立健全各项制度，对每位职员的行为都做出明确的规定，具有准确的参照。二是工作规范。对每项工作都严格规定程序，按程序办事。三是机制规范。在办公室里设立选人、用人制度。在选人时，要严格把控，把真正政治素质高、喜爱办公室工作的年轻人选入到办公室当中;在用人时，使用竞争体制，将那些工作实力强、用心做事的职员选拔上来。并且，也要能及时的帮助职员解决遇到的困难和问题，用待遇留人，用情感留住人。

（三）加强办公室文稿起草工作

文稿起草作为办公室工作的一项非常重要的工作，包含日常行政公文和各种工作报告、领导会议、工作总结等方面的材料起草工作。文稿起草是一个系统的工作，文秘职员要具有一定水平的思想认识以及写作能力。办公室主任不仅要有写作水平，更要重视文稿起草工作。起草当中，方向要正确，严格按照党的政策、高层的意见起草;文字要简洁明了，不赘述，让人一看就懂;要精准表达文字，做到准确表述，不要引起不必要的误会;起草格式要规范，逻辑清晰，层次明了，符合要求;语气得当，用语准确;文种使用正确，尤其要区分请示、报告这两种文体，避免使用错误。

（四）做好决策服务中的协调工作

决策其实是一个发现问题、解决问题的过程。要想实现决策科学化和民主化，只是靠高层是不够的，一定要让各个部门和职员参与，集大家的思想于一体。这时候办公室主任的作用就是联接上级和下级。在决策未定下之前，充分掌握多方意见，做好信息收集工作，与相关专家、部门讨论方案，在拟定方案时，要关注各方的利益，掌控全局。要重视全方位的利益，但也不能忽略个体的利益。要多方位思考，重视个体和全局利益的结合，明确长远目标与近期目标之间的联系。实施决策中，负责任的执行高层的指示要求，在研判信息准确性的基础上，随时向高层反映情况，在高层的要求下认真做好协调工作，完成相应的目标任务。

四、结论

办公室主任主要的工作职能是服务，为高层的科学以及正确的决策执行服务。办公室主任的地位和职能是经过为领导和职员的服务来确定以及发挥作用的。办公室主任这个职位的工作特征使这个工作具有了兼容性和复杂性。因此，成为优秀的办公室主任是件非常不容易的事情。所以，要当好一名办公室主任，不仅要有极大的热情，更要有宽广的胸襟以及无私的精神，要跟上时代的节奏，尽力运用科学发展的理念管理办公室，营造浓厚的学习氛围和融洽向上的工作环境，时时、处处以提升办公室的工作水准和服务质量为己任，为企业的发展做出自己的贡献。

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