大数据时代背景下的档案管理探讨

王倩

摘要：档案记载着职工的生平，也记载着企业发展的历史轨迹，因此企业档案管理工作关系到企业发展和职工切身利益，至关重要。现阶段，伴随着信息社会的不断成熟，大数据时代开始崛起。在大数据时代下怎样有效开展档案管理工作，是档案管理人员所需要解决的难题。因此，本文论述了大数据给档案管理带来的积极影响，分析在此背景下档案管理现状，并提出相应的改进措施。

关键词：大数据时代;档案管理;改进建议

在信息时代，计算机正在逐渐成为人们工作和生活中的重要工具，为公民行动带来了诸多便利。通过计算机信息技术，能够推动工作朝着高效率、智能化方向发展，在某种层面上解放了劳动力。但信息时代在给各个行业提供便利的同时，也为其带来了各种挑战，档案中的所有信息都应当得到科学保存，档案信息需要做到及时更新，保证信息的准确无误，但是截止到目前我国在档案管理方面还存在诸多问题，急需进一步完善。

一、大数据时代背景给档案管理工作带来的积极作用

（一）有利于提升工作效率，降低管理成本

以大数据时代为依托，档案管理人员在处理工作时更加便捷，能够通过计算机对大数据的处理功能来快速完成工作。通过分析不难发现，近几年的档案数量呈现出逐年上升趋势，在以往的纸质档案管理模式下，档案得不到合理保存，此外，纸张的大量运用也使得档案管理成本不断上涨。借助于计算机管理能够降低对纸张的使用频率，降低档案管理部门在人力、财力等方面的投入，提高工作人员的效率。

（二）有利于提升档案的保存质量

传统的纸质档案管理方法，会让工作人员面临诸多风险，例如在长时间的保存下，很有可能由于自然演變等原因，纸张出现老化、字迹模糊等。不仅如此，若在档案管理过程中出现漏水等事故，很有可能会给档案信息的安全与完整带来重创。

二、大数据时代背景下档案管理存在的问题

（一）档案信息的安全程度不高

随着大数据社会的深入发展，档案里的个人信息开始呈现出多样化、集中化的发展趋势，这也使得档案信息的重要性进一步提升。尽管档案信息集中化的发展趋势，在很大程度上提升了档案管理工作人员的效率，但同时也使得数据信息的潜在风险增多。信息风险因素主要表现为两点：一是网络黑客可能会盗取信息;二是负责档案管理的工作人员的综合素养。如果负责档案管理工作的人员综合素质低下，档案信息的安全性就会遭到威胁，档案信息面临泄露风险。

（二）档案管理人员工作能力较弱

很多档案管理人员已经适应了传统纸质档案管理模式，在新形势下依然采用传统档案管理模式，但是随着数据时代的来临，传统的档案管理模式表现出诸多的不适应性，很难在短时间内及时转变理念，更新工作方式。大部分档案管理工作人员还没有掌握大数据时代所要求的档案管理工作技能。进入数据时代，档案管理工作要求管理人员掌握一定的数据处理能力，对于档案管理人员的专业技能也做出了新的要求，需要档案管理工作人员具有较高的信息汇总技能。

三、大数据时代背景下档案管理工作改进建议

（一）重视档案安全管理工作

在大数据背景下，信息数据繁多，借助于计算机技术可以提升员工的工作效率。管理人员应当意识到档案信息安全的重要性，加大档案的安全管理力度。档案管理员工在日常工作中需要遵守相应规范，使用杀毒软件对电脑进行杀毒，为数据信息提供安全保障，避免恶意软件入侵电脑，信息外泄。在工作过程中，档案管理人员需要和负责数据工作的技术人员进行良好沟通，借助于技术交流来提高档案管理人员的风险应对水平。结合实际状况制定针对突发状况的应急预案，在面对突发问题时可以有效应对，保障档案信息的安全性。

（二）针对档案管理工作人员展开专业培训

就档案管理工作来讲，档案管理人员的综合素养状况和档案管理工作的质量具有密切联系。对此，档案管理部门应当组织相关人员进行专业培训，结合具体情况落实人才培养计划。在针对专兼职档案员进行培训时，需要将专业知识作为培训重点，邀请有资历的，经验丰富的档案管理人员展开培训。为了提升员工参与培训的积极性，可以制定相应的激励机制，鼓励档案管理人员主动学习，不断提升自身的专业能力，使其更好的展开工作。

（三）制定科学的档案管理准入制度以及管理体系

应当通过档案管理制度对档案管理人员的工作活动进行约束，提升档案数据应用的科学性。第一，应当以大数据时代为背景制定相应的档案管理准入条件，并且结合实际情况适当提升准入条件。针对登陆档案系统的人员，应当对其准入条件予以明确规定。在档案管理系统内部安装防火墙，防止黑客入侵系统，实现对档案信息的科学保护。第二，可以建立档案信息安全的责任机制，对数据管理工作进行法律责任分配，确定相应的责任人，引导档案管理人员建立档案信息保护意识。第三，针对档案管理工作制定相应的监督机制，针对档案管理的具体过程，分配相应的监督人员以及监督机构，对于档案管理环节展开有效监督，及时发现在档案管理过程中相关人员出现的违规行为，防止档案管理人员懈怠工作，提升对于档案信息的保护力度。

四、结束语

通过上述内容不难发现大数据时代给档案管理带来了很多积极作用，为了能够提升档案管理工作的科学性，确保其能适应时代发展要求，就需要充分利用大数据展开工作。另一方面也需要看到目前的档案管理工作还存在诸多问题，档案管理人员的综合素质不高，档案信息的安全程度较弱，需要采取科学高效的改进措施，组织档案管理专项人员进行专业培训，提升工作人员的工作能力，重视档案信息的安全性，不断提高档案管理工作的效率。

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