提高综合办公室工作水平的调查

吴军?邵卫东

摘 要：办公室是一个单位的调度指挥中心，是确保机关正常运行的枢纽，起着联系上下、协调左右、沟通内外的作用。而综合办公室是集人力资源、外联、后勤保障、保卫、文秘等工作于一体的综合性机构。本文结合单位实际，从综合办公室加强责任担当、服务水平、自身建设方面进行了调研，并分析了存在问题的原因，提出了应对问题的对策，旨在为新时期提高综合办公室工作水平提供参考。

关键词：综合办公室;担当服务;自身建设

企业办公室是企业行政领导机关的重要机构，是机关对内、对外办事的窗口和“脸面”，是沟通协调的桥梁和纽带，是领导的参谋与助手。笔者从事多年综合办公室（以下称办公室）工作，对其流程和业务较为熟悉，并积累了丰富的工作经验。近期，笔者利用业余时间，对本单位办公室工作进行了调查，在调查过程中发现了存在问题，并对问题进行了分析，提出个人建议和看法。

1 基本情况

王峰煤矿有限责任公司办公室下设人力资源部、外联办，后勤总务部、保卫部、小车班及门卫。王峰煤矿办公室是公司行政的办事机构，处于承上启下，联系内外，沟通左右的中枢地位。主要担负为领导服务、为机关服务、为基层服务的任务。具有“参谋、助手、信息、协调”的职能作用。办公室现有在职工作人员10人，其中主任1人，副主任1人，主任科员2名，科员4名，司机2名。

2 问题与分析

1）担当意识有待进一步加强。一是缺乏学习力，学习型团队建设氛围不浓，理论水平和专业水准跟不上新时期对办公室工作的要求，办公室每位成员没有本领“恐慌”意识，这样制约了团队和个人的协调发展;二是办公室作为“窗口”单位，作为单位领导统揽全局的“中枢”，在日常工作中的助手、在科学决策中的参谋、在信息工作中的“耳目”、在处理各方面关系中的协调等作用，发挥的不够淋漓尽致;三是对领导批示和交办以及重大事项督办工作做的较好，能按工作规范和要求办好、办妥，但对员工反映的热点、难点、焦点问题，缺乏办事热情。

2）服务水平有待进一步加强。一是在现实工作中，一定程度上存在满于现状，不求创新、不愿创新、不敢创新的现象，以新观念思考问题、以新视角认识问题、以新思路研究问题、以新办法解决问题做的还不够充分;二是办公室业务相对比较复杂，如协助公司领导处理日常事务、与职能部室沟通协调、公文批转、来访接待以及服务等诸多工作，在提高政治站位、多角度思考问题上还不够，为领导决策提供前瞻性、全局性建议和意见还欠缺;三是在办事效率上还欠缺主动，主要表现在重点工作落实上，欠缺了超前思考，导致处理突发事件不得心应手，影响了工作的整体推进速度。

3）自身建设有待进一步加强。一是在思想建设上，站在全局高度考虑问题、安排工作、处理事务考虑不够充分，特别是在矿井建设期间村企矛盾协调上，政治判断力、洞察力的敏锐性有待于进一步提高;二是能力建设上，缺乏能文能武的骨干型人才，办公室很大一部分工作是跟文字打交道，比如处理公文、撰写汇报材料等，没有一定文字功底势必影响工作质量和效率，而沟通协调能力弱，势必影响办公室整体工作水平;三是在工作作风建设上，严谨性还差“火候”，工作中所犯的小错误、小纰漏等有时缺乏正视态度，总觉得没必要小题大做，导致酿成后果。

分析其问题存在的原因：一是单位对办公室工作重视和关心程度有待进一步加强，认为办公室工作就是“勤杂班”，忽视了办公室在单位的参谋助手和综合协调作用;二是缺乏政治理论和业务知识学习，认为办公室工作不是什么高深的工作，凭以往的经验按部就班就行，忽视了学习的重要性，导致部分工作滞后，影响了大局;三是工作创新意识薄弱，认为创新是技术岗位的事情，没有“新”可“创”，一味追求在原地踏步不出大错就行;四是忙于业务工作，忽视了自身建设的重要性，导致基础不牢固，团队的凝聚力削弱。

3 对策与建议

做好办公室工作，必须紧密围绕中心工作，进一步提升思想观念，转变工作思路，改进工作作风，完善工作方式，创新工作机制，不断提高办公室工作水平和服务质量。

1）增强做好办公室工作的责任感。办公室应从三个“加强”，激发责任感：一是加强学习意识。办公室的每位成员要牢记本岗位的工作规范，了解自己的任职条件、岗位职责、岗位流程及易出现的偏差（失误）等，认真学习岗位工作标准和内容，在本部门提倡建立学习型部室，营造浓厚的学习氛围，真正把学习当成一项工作、一种责任、一个境界，做到张嘴能讲、抓笔能写、有事能办、无事能思;二是加强责任意识。要正视办公室工作无小事，每一项工作、每一个环节都不能有半点疏忽，一旦出现纰漏，就会造成不可挽回的局面，给本部门以及单位带来不良影响。因此，办公室每位员工要树立起“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在处理人和事面前要严要求、优服务、高标准、高质量，确保工作安全无误、顺利开展;三是加强奉献意识。办公室工作中的突发事件、应急事件、加班加点的事情是“家常便饭”，工作既苦又累，没有甘于吃苦、乐于奉献的精神是难以胜任办公室工作的。因此，办公室工作要保持“三平”（平静、平衡、平淡）心态，要有勤勤恳恳，任劳任怨，俯首甘为孺子牛的奉献精神。

2）提高做好办公室工作综合水平。办公室应从三个“强化”，提高工作力。一是强化调研意识。办公室工作人员要按照阶段性重点工作安排，领会领导意图，抓好调查研究，及时总结、推广单位成功的经验和做法。办公室还要站在全局的角度，考虑问题，通过调查研究提出高质量的合理化建议和意见，为领导决策提供第一手资料。要充分利用“互联网+信息”，及时捕捉突发事件和领导关注的热点难点等各类信息，并以最快的速度收集并处理好，确保稳定工作;二是强化服务意识。办公室具有统揽全局、协调各方的职责，办公室工作要充分发挥牵头和协调作用，避免因职责不清而引起推诿扯皮，消除因政策抵触、利益矛盾而引起的内耗，让整个单位实现同轴共转、齐抓共管。同时，办公室工作人员要摆正位置，做到工作到位不越位、参与不干预、初谋不决策、帮忙不添乱，真正当好领导的“左膀右臂”;三是强化效率意识。要经常将当前工作按照轻重缓急分主次、抓重点、“弹钢琴”。要围绕单位重大决策，积极开展检查，在深入贯彻落实上下功夫。要深入工作落实的第一线，检查各项政策和工作任务的完成情况，对那些不落实、难落实的问题，要敢于当面指出，当面指导，雷厉风行，提高办事效率，真正做到讲实话、办实事求实效。

3）加强做好办公室工作自身建设。办公室应从三个“提升”，巩固自身建设。一是提升思想建设。办公室工作人员要切实提高政治敏锐性和政治判断力、洞察力，增强判断是非的能力，保持坚定的政治方向。道德品质要过硬，要有光明坦荡的胸怀，既能容人之长又能容人之短。待人接物要谦和谨慎，做人做事要光明磊落，始终做到言行一致、表里如一;二是提升能力建设。办公室工作人员要在“能文能武”上下功夫。“能文”就要有相当的文字水平，认真学习秘书专业知识，并有一定的工作经验。“能武”就要有相当的办事能力，能应对突发事件，协调解决。要注意加强学习和研究，多做有关情况、政策、材料的储备，不断积累，不断提高文字表达水平。办公室工作人员必须切实提高办事能力，坚持按要求扎扎实实地办好每一件事情做到有质量、有效率、有实效;三是提升作风建设。办公室工作人员一定要求真务实，讲求工作实效，既务虚又务实，既抓重点又兼顾全面。对办公室职责范围内的工作，一定要认真负责、严谨细致，丝毫不能马虎，尤其是安全、保密等工作，稍有疏忽就会酿成严重后果，一定要慎之又慎，切實抓好。

总而言之，提高办公室的整体工作水平，必须要讲政治，进一步提高政治站位，要有更宽的视野，更大的格局，发挥好参谋助手作用;要讲担当，做好内外上下协调联系，推动各项工作落实;要讲认真，工作要细致，坚持极端负责的工作作风，办文办事办会不能出纰漏，重要事情不能出差错;要讲奉献，办公室涉及事务繁杂，点多面广，一定要有无怨无悔的奉献精神。只有这样才能出色地完成各项工作任务，进一步提高办公室工作水平为企业高标准、高质量建设做好服务。

作者简介

吴军（1976-），男，蒙古族，毕业于陕西西安科技大学煤矿开采技术专业，大学专科，助理政工师。

邵卫东（1971-），男，汉族，毕业于中央党校经济管理专业，大学本科，现任韩城矿业王峰煤矿有限责任公司综合办公室主任。