推动智慧档案服务发展的路径分析

刘文会

摘 要：在信息时代背景下，信息传输速度较快，人们对信息需求量不断增加。档案作为重要的信息资源，在档案工作中引入信息技术，其对档案管理和服务工作带来了较大的冲击和挑战。在先进技术快速发展的新形势下，目前档案服务呈现出科学化和智慧化的发展趋势。因此在实际档案工作中，需要树立智慧档案服务理念，积极推动智慧档案服务的发展，为我国档案事业的健康发展打下坚实的基础。

关键词：智慧档案;服务理念;智能数据库;平台;泛在服务;安全监控体系

打造智慧档案服务离不开信息技术和网络技术的支持，通过借助于互联网的优势，为档案利用者提供更为便捷和优质的档案信息服务。档案服务作为信息服务的主要组成部分，其以档案利用者作为主要的服务对象，通过为提供档案信息资源的利用，以此来实现档案的价值。在当前智慧档案服务开展过程中，还要重视大数据技术的应用，深入挖掘档案信息的潜在价值，不断对档案服务进行优化，以此来促进档案信息服务智能化水平的提升。

1 智慧档案服务概述

1.1 以人为本的服务理念

以人为本作为智慧档案服务必然遵循的理念，并在实际智能档案服务工作开展过程中，通过建立健全智慧档案服务机构，夯实档案信息化基础，以此来提升档案服务质量和水平。特别是在打造智慧档案服务模式时，还要关注用户需求，以此为智慧档案服务工作的出发点和立脚点，为档案用户提供更具针对性和个性化的档案信息利用服务，确保档案服务的高效性和便捷性。

1.2 整合资源

智慧档案服务依托于互联网来开展档案服务，可以打破时间和空间的制约，档案利用者能够随时查询所需要的档案信息。同时档案部门之间也能够借助于网络强化交流和沟通，进一步促进档案信息资源的整合，并通过构建档案信息数据库，优化配置档案信息资源。针对部分职能在交叉或是相通的单位，宜通过建立档案共享机制，进一步提高档案信息的查询和利用效率。

1.3 注重效率的公共服务观

基于信息时代背景下，档案开发利用工作面临着较大的挑战。在档案智慧档案工作中，档案服务需要以用户满意作为出发点和立足点，同时还要在档案服务过程中渗透公共服务观，通过对档案服务流程进行优化，全面提高档案服务效率，实现档案信息的高效利用，更好的发挥出档案的利用价值。通过将注重效率的公共服务观在档案服务中进行应用，在全面提升档案公共服务效率的基础上，还能够使档案服务在投入最小成本的基础上，最大限度的为公众提供优质、高效的档案信息服务。

2 促进智慧档案服务发展的途径

2.1 打造一体化的档案收集管理平台

在智能档案服务开展过程中，为了能够提高电子档案接收和管理的水平，需要结合档案信息需求，积极打造一体化的檔案收集管理平台，实现对档案信息及基础信息的智能采集和自动归档。同时还要积极构建档案管理服务体系，实现档案信息的规范化和标准化管理和服务。通过对档案著录工作和元数据进行规范，这样能够保证信息录入的准确性。并针对分类号和题名进行统一和规范，为后续检索查全率和查准率起到重要的保障作用。

2.2 借助“云端”实现档案信息的共建共享

通过应用云计算技术来构建智慧档案服务网络，并积极打造“智慧档案云”，利用虚拟技术完成档案信息的存储。同时还要通过利用“云端”，将分散的档案信息有效的连接起来，促进档案部门之间档案信息的交流和沟通。针对各类档案信息资源加大整合力度，实现档案信息的共建共享，并打造一体化的公共服务平台，从而为智慧档案服务工作的有序推进打下坚实的基础。

2.3 构建智能数据库促进档案价值的发挥

所谓的智慧档案，其实质也是档案信息数据的精准分析和科学利用。在当前智慧档案服务发展时，宜通过大数据技术来构建智能档案数据库，深入挖掘档案信息的价值，推进档案的开发利用进程。在具体智能数据库创建过程中，需要以公共服务要求作为立足点，并明确数据模型的构建需求，细致筛选、转换和提取结构化和非结构化数据，并进一步优化模型，调整具体的参数和规则，通过结合最终模型来实现对档案关联信息的深入挖掘、分析和预测，从而使档案信息更好的发挥其实际作用和价值。

2.4 完善档案服务平台建设

智慧档案服务工作开展过程中，通过积极构建先进的档案信息化系统，并运用信息过滤技术，实现对档案信息内容的智能化分析，借助于微平台为档案用户提供档案信息的利用，并在平台上与用户进行交流和互动。同时还要基于现有平台，积极开发各种档案信息平台，重视云计算技术的应用，进一步提高档案信息资源的高效和安全存储。另外，在当前档案服务平台建设过程中，还要重视档案信息的数字化处理，通过运用相应软件档案用户就能够浏览相关的档案信息，更好的满足档案利用者的需求。

2.5 打造基于移动互联网的档案信息泛在服务

基于移动互联风的档案信息泛在服务其作为档案信息传递和知识传播的一种方式，具有快捷、动态和交互性的特点，其以移动终端作为媒介，为档案用户提供更为便捷的档案服务。泛在即为无所不在，其依托于物联网和移动互联网技术，档案用户能够在任何地点以任何方式来获取信息。当前移动互联网的全面覆盖，这也使档案信息服务打破了空间和时间的限制。而且移动终端的普及应用，档案管理人员能够通过多种渠道来为公众提供各种形态和载体的档案信息，档案信息搜索途径和获取方法更具多样性。特别是在多媒体技术快速发展的新形势下，目前档案用户对于档案服务需求更趋向于个性化和智能化，对信息需求更泛在化和可视化。因此档案部门可以通过打造“移动档案馆”，为用户提供档案信息移动阅览服务和搜索服务，并应用数字技术和虚拟技术还能够对馆藏档案资源进行数字化展览，为用户提供场景式服务和良好的视觉体验。

2.6 构建互联网+物联网的安全监控体系

将物联网与档案相结合，可能实现对档案信息的追踪定位，更好的维护档案信息的安全。为了保证智慧档案服务过程中档案信息的安全，需要构建完善的安全监控体系，具体要针对档案管理机构实现全方位的立体监控，利用物联网技术来实时对档案信息进行追踪管理，针对异常档案信息系统能够及时发出警告和提示，有效的保证档案信息的安全。

3 结束语

智慧档案服务依托于信息技术，通过合理运用云技术和人工智能技术来打造更具多元化的智慧档案服务模式，从而为档案用户提供更为便捷和高效的档案信息服务。因此在智慧档案服务发展过程中，档案管理人员要重视自身的创新意识的培养，并在实际工作中不断的更新自身的档案服务理念和服务方式，推进智慧档案服务的有序开展。

参考文献

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