浅谈大数据时代如何做好档案信息化管理工作

周军委

摘 要：随着社会的不断发展，当前我们正处在信息时代，信息是社会发展必不可少的战略资源。最近几年，随着互联网技术的高速发展和广泛的运用，衍生出海量的信息数据，导致信息量大量增长，我国档案部门掀起了研究大数据的热潮，受多种因素的影响，当在当前的档案信息化管理工作中，还存在诸多因素，因此，如何在大数据时代做好档案信息化管理工作是当前摆在我们面前亟待解决的重要问题。

关键词：大数据时代;档案信息化;管理工作

随着政府职能的转变，《政府信息公开条例》的颁布或是实施，档案管理被越来阅读量多的人熟知，在互联网+、云计算、大数据技术高速发展的时代，社会大众对档案需求的开始朝着个性化、多元化方向发展，但是随着信息数据的扩大和档案信息数据处理难度的不断增加，因此，这就对档案鉴定、收集整理等工作提出非常高的要求，所以分析大数据时代档案管理工作存在的问题是非常重要的。

1 分析大数据时代档案管理工作存在的问题

1.1 数据处理方面的问题

在大数据时代信息呈爆炸式的增长，这给档案的管理带来了极大的难度，档案管理部门海量增长的数据信息，无法及时从复杂的数据信息中获取重要数据，无法采用科学合理方式来筛选数据信息，就算在大数据时代为档案管理工作提供了云盘技术，但是档案管理人员还是无法及时掌握数据信息实时变化。加之云计算分散存储形式给档案管理数据分析带来了极大的挑战，众所周知，大数据在处理档案数据信息的时候，必须要将档案信息有效的从分散点传输到处理点，倘若档案管理人员只是在数据点处理数据，非常容易造成数据信息来源不明和数据信息不完整性等问题[1]。

1.2 隐私与安全方面的问题

在当前的档案管理工作引入大数据技术，必须要解决档案隐私与安全方面存在的问题。在信息时代，网络安全问题日益凸显，如果发生网络安全问题，相关重要信息数据泄露出去后，必定会企业或是用户带来不可估量的损失[2]。虽然现阶段的安全管理技术可以在很大程度上保障网络安全，但是随着信息技术的发展，将大数据技术应用在档案管理中无法最大化保障网络安全作用，特别是一些重要档案资料信息无法泄露，需进一步完善大数据在档案管理中应用的安全问题，最大限度的保障档案信息的安全。

1.3 人才方面的问题

在档案管理工作中應用大数据技术是社会发展的需求，这样一来就给档案管理工作者带来了前所未有的挑战，大数据时代档案管理与传统档案管理具有较大的区别，大数据时代的档案管理工作一方面要求档案管理者具备一定的档案管理知识，另一方面还必须要具备良好的信息化管理能力，由于当前的档案管理部门缺乏这方面的人才。我们深知，档案管理工作最核心的就是人才，人才质量的高低直接决定了档案管理效率和质量，我们要想提高档案信息管理工作效率，就必须要引入人才，加之对档案管理人员的培训力度，促使其档案管理能力的提升，在档案管理工作中应用大数据技术。

1.4 数据分析技术问题

在现阶段档案管理工作中引入大数据还存在诸多技术挑战，首先在当前的大数据方式在档案信息数据处理过程中还存在容错率较高的情况，加之当前所涉及的算法较为复杂，无法最大化保障档案信息数据绝对安全，降低错误概率。另外，在现阶段大数据深 可扩展性不足，所使用的档案信息数据分析管理主要是基于高层的数据信息共享，这样一来，就会让整个档案管理信息系统面临着非常高的维护成本，同时也会不断增加数据信息故障频率，严重硬性系统的安全性[3]。

2 大数据时代做好档案管理工作的策略

2.1 合理应用大数据技术，提高档案信息化管理水平

档案管理部门在档案管理工作中，可以充分利用大数据技术对档案信息资料进行留存和备份处理，通过这样的方式进一步弥补传统档案管理的不足，从整体上提高档案管理工作的效率。时代在发展，在信息技术的催生下，大数据技术应运而生，被并应用到各个行业中，为档案信息化管理提供了新的路径。因此，我们在档案管理工作中可以充分利用大数据技术，对各个部门在工作所形成的档案进行信息管理，从整体上促使档案管理效率的提升，同时还有助于全面提升当档案资料的使用价值。档案管理人员在大数据的支持下可以更好的总结出更创新、更科学的保管和收集制度，促使档案服务水平的提升。

2.2 构建安全管理工作系统，规避档案信息化管理问题

在大数据时代，我们要重点加强档案数据信息安全管理工作体系，从而更好的全面提升档案服务的有效性，真正意义上的阶级档案服务中档案信息的收集、信息传递、存储以及运营等方面的安全隐患问题。基于此我们可以做好以下几点，第一，档案部门和档案管理人员要从思想意识上认识到加强档案管理安全防护工作的重要性，结合当前的实际情况，采取有效措施，不断提高档案数据信息物理防护水平。第二，要投入人力物力，构建专业档案信息安全防护队伍，通过这样的举措，促使档案管理人员安全防护水平的提升，防止重要档案信息数据的丢失或是泄露。

2.3 合理利用云技术，不断完善档案管理模式

近年来，在网络信息技术和信息技术的不断推动下，云技术应运而生，现阶段云技术越来越成熟，受到了社会大众的青睐，作为云技术的物理接口，智能手机、电子计算机是非常普及的，因此，在大数据时代档案管理信息化建设过程中，我们可以充分利用云技术来促使单位内部档案资料的共享程度，通过这样的举措，进一步实现档案“云管理”的信息化建设目标。在档案管理工作中应用云技术，我们一定要重视网络安全问题，所以，我们要具备网络安全意识，在信息化管理工作中认真把控档案资料的信息安全。另外，单位在构建档案共享平台时候，还离不开各个部门之间的协作，所以我们一定要做好档案共享工作纽带和桥梁工作，通过各种举措，进一步完善档案信息资料，做好档案信息化管理工作。

2.4 提高档案人员综合素养，满足档案信息化工作要求

当前我们正出处在大数据时代，对于档案管理部门而言，要想适应新时代的要求，就需要结合时间，不断加强自身能力就暗示，特别是要单位改制要求和社会发展形势，逐一转变传统档案管理方法， 在改变的过程中，还要充分利用现代科学技术，从而满足大数据时代发展的要求。另外，档案管理水平的高低主要受档案管理人员专业化水准的影响。因此，这就要求单位加强档案管理人员的积极性和创造性，与此同时还可以在政策的许可范围内，进一步加强政策性方面的倾斜力度。比如，职称评定、工资绩效等，通过这样的方式，最大化的激发档案管理人员自我价值，促使档案管理效率的提升，还可以促使他们打破传统思维方式和管理模式，更好的构建档案管理创新价值体系，促使自我专业结构体系和专业知识储备体系的丰富，从思想上认识到档案管理工作的重要性，充分利用大数据时代信息技术管理档案，做好档案管理工作活动规律的总结，挖掘出有价值意义的档案信息，为单位的稳健长远发展奠定良好基础。

3 结语

总之，当前我们正处在大数据时代，档案资料信息化管理是社会发展的趋势，因此我们必须要认真分析当前大数据时代档案管理工作存在的问题，认真分析问题，结合单位的实际情况，采取有效措施，从而更好的将“死档案”有效的变化成“活资源”，最大限度的发挥档案管理工作专业化、规范化、信息化的作用，为单位的现代化建设和社会的经济发展。

参考文献

[1]刘德松.大数据时代档案信息化管理工作的思考[J].管理观察，No.679（8）：101-102.

[2]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究（03）：95-101.

[3]王秀玲.大数据背景下的企业档案信息化建设[J].城建档案，2019（6）.