关于企业人事档案管理中存在的问题与对策

罗婉莹

摘 要：本文从企业人事档案管理中存在的问题进行探讨，并以此为依据，提出创新人事档案管理理念，提升管理人员专业水平、创新完善的人事档案管理制度、保证人事档案信息安全性的有效对策。让企业能够重视人事档案的管理，提倡以人为本的宗旨，为企业未来的发展铺平基础。

关键词：人事档案管理;创新管理制度;档案信息;安全性

人事档案管理是对员工学习、工作和生活等相关信息的基本记录，能够反映企业不同阶段的发展情况，在现在经济快速发展的大好形势下，能为企业的健康持续发展提供一定的借鉴作用。企业也会以此作为重要的凭证，对于员工的工作行为进行考察。如果哪个环节出现了问题，相关人员能够及时发现并制定相关的解决措施，让企业发展的更加顺利，融入现代化信息化的技术，使企业的人事档案管理更加高效化，将员工的工作价值发挥到最大化，为企业创造出更高的经济效益与社会效益。

1 存在的问题

1.1 人事档案管理缺乏多样化的

由于企业受到传统人事档案管理理念的影响，许多企业在进行人事档案管理的过程中，普遍存在缺乏多样性的问题，没有紧跟时代的发展脚步。在实际的运营管理过程中，许多人事档案都是一次入档的，没有立足于实际情况进行完善，企业不能够良好的发展。此外，企业人事档案的流动性不强，没有安排专门的工作人员，没有将内部资源的使用效益发挥到最大化。

1.2 人事档案管理方式滞后

在管理过程中，人事档案量大，但又保密性比较强。基于此，企业应当安排专门的管理人员，有效提升人事档案管理水平。但就实际情况进行分析，大部分企业都没有合理的利用现代化信息技术与网络技术，导致企业的人事档案管理出现滞后的问题，在一定程度上增加了企业管理人员的工作量，没有对档案进行自动化管理，阻碍企业的综合性发展。

1.3 人事档案的利用率不高

由于企业的人事档案管理流动性不强，都是存在于档案室中，大多数的人力资源管理人员都是在需要查阅信息的时候才会进行整理，实际的利用效率不高。另外，人事档案信息存在一定的不完整性，会在一定程度上对人事档案管理的利用产生直接影响。基于此，企业的工作人员应当采取适当地管理措施，加强对于工作人员的约束与管理，使企业能够在激烈的市场竞争中占据有利地位。

2 企业人事档案管理的有效创新路径

2.1 创新人事档案管理理念，提升管理人员专业水平

扩大宣传，增加工作人员归档意识。通过大家日常接触的媒介，比如网络、电视、广播、微信，授课等多样化的形式向工作人员宣讲档案管理知识，让公众了解人事档案的重要性、内容等等，比如有些大学毕业生不知档案不经个人手中，便自己携带、存放个人档案。人事档案与每个人工作、学习等都息息相关，是一个人参与正常社会生活的有效印记，更是维护个人利益的法律凭证。只有让大家都知道了人事档案的重要性，明白档案管理，档案存放等基础知识，这样让档案管理工作更加顺利，让大家都能够主动的去进行归档的工作。

在企业的实际管理过程中，企业人事档案管理的工作环境更加复杂，基于新形势背景下，相关的领导人员要创新管理模式，增强人员的素质。最重要的就是要提高档案管理的意识，企业要从本公司开始进行宣传，增强宣传力度，建立责任制，使相关的管理人员都能够明确自身基本职责，并制定相应的奖惩机制与激励机制。企业的管理者要根据企业对档案管理的要求，逐步强化教育与定期培训，对于管理人员的能力提出相应的要求，使人事管理工作不出错，顺利的开展

下去。

2.2 创新完善的人事档案管理制度

根据单位实际情况，完善基础设施。首先，增加档案管理资金，完善相关的硬件设施，比如设备齐全的档案室，尤其是在互联网+的环境下，电脑、完善的存档系统、搜索系统等等，既要设备齐全，又要专业配置，并且定期检验、更新系统，以确保档案管理的正常运转。在纸质档案存放的库房定期整理、防潮、除虫等确保档案的完好无误。最后，档案管理具有保密性和专业性，决定了从事该工作的人员需要很高的思想素质、道德水平和认真负责的工作态度。

人事档案的内容比较相似，存在较多的共同点。需要注意的事项：不同类别人员因为工作性质、责任、职业特点素质、考核内容、薪资待遇等有较大差异性，因此人事档案的内容也有一定的不同。公路工程档案管理，需要重点关注技术人员的技术创新，公路工程有关部门在组织人员档案时，要尽量突显个人诚信。同人事档案相比，公路工程具有特殊性，如，有些信息可以直接从公共系统中调取，有些资源信息属于保密信息。综上所述可知，档案服务呈现出信息化态势。市场化条件下，需对人事档案实行分类管理。根据类别的差异构建不同的管理机制，重新定位档案的功能，以此确保人事档案满足用人企业的实际要求和需求，并提高人事档案的管理质量。

基于新经济形势背景下，企业在开展人事档案管理工作中，从实际出发，建立相关的管理机制，完善人事档案管理制度，强化员工的创新意识。企业应当将人事档案管理制度作为基础内容，优化内部管理结构，将重心放在人事档案管理的信息收集过程中，并将传统的人事档案存储转变为电子档案，给企业在人事方面做决策提供有效的信息。人事档案信息的科学性和真实性得到保障后，在企业内部建立健全完善的管理制度，并将人才的优势发挥到最大化，实现企业的稳定发展。

2.3 保障安全性

企业在管理过程中不但要形成资源共享的模式，还要保障人事档案的安全性。第一，要保证信息的安全性，就要从根源上入手，要求各个部门加强对人事信息核查的管理力度，让人事档案的真实性和准确性得到保证，增设相关的工作人员负责这一块，要求相关的管理人员严以律己，严格遵守国家规定的法律法规，不帮助任何人对人事档案信息弄虚作假。另外，将人事信息存储到计算机上进行保存。相关的工作人员可以利用数据库找寻自己所需要的信息，不但节省了查询时间，还在一定程度上对原始档案进行了保护。通过计算机的防护技术的有效应用，进而制定企业的防火墙，相关工作人员还需要掌握数据恢复、抵抗网络攻击等技术，进而制定科学的管理模式，为人事档案工作提供有力的保障。

3 结论

综上所述，在企业的实际发展过程中，相关的管理人员逐步加大了对于人事档案管理的重视程度，与时代接轨，将传统的人事档案存储转变为电子档案。利用这种方式不仅能够有效提升员工的工作效率，还能够在一定程度上保证档案的准确性与实效性，给员工塑造良好的发展环境。转变管理理念和方法，明确人事档案管理中的不足。完善相关规定，每项工作进行结构化管理，实现企业的战略性發展目标。

参考文献

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