论新形势下如何搞好农业科技档案管理工作

李银霞

摘 要：档案管理工作是对某方面成果的维护和总结，对日后工作的展开有一定的指导作用，该工作包括档案的接收、整理、保管、编目、统计以及利用服务。基于此，本文简单例举了农业科技档案管理工作中存在的問题，并提出了搞好档案管理工作的建议，包括加强管理意识、健全管理机制等，以提高工作效率，并为有关人士提供参考。

关键词：农业科技;档案工作;规范管理

科技档案是社会组织或个人从事生产、科研、基建以及管理活动形成的具有保存价值的科技文件材料。农业科技档案管理能够提高现代农业科技工作水平，所以，档案管理员应做好本职工作，清楚自身工作的重要性。另外，由于相关研究项目增加，造成农业科技档案管理工作任务繁重，为了减轻档案管理员的工作压力，需要形成规范化管理。

1 农业科技档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员意识薄弱

农业科技资料不受领导以及档案管理人员的重视，部分科研资料归档不及时，甚至出现拒绝归档的情况，导致大量的农业科技资料无法实现共享，还有部分科研人员，不愿将自己的研究成果对外公开，使单位档案没有持续更新，内容比较陈旧。

经调查发现，部分档案管理人员专业性欠缺，将档案工作视为简单的收集和存取，特别是有关领导人员忽略了此项工作，认为农业科技档案管理技术含量较低，未能给管理人员提供专业的学习与培训机会。在此情况下，档案管理工作长期停留在简单的收集阶段，甚至可能出现分类杂乱的问题。另外，档案管理人员多为兼职，对其工作的热情不高，缺乏对档案的保密意识，主动服务意识也较为匮乏，导致服务工作无法落到实处，使档案资料失去实用价值。

1.2 档案的管理制度不完善

由于档案管理工作未能得到有关人员的重视，致使相应的管理制度长期缺乏，影响了档案的利用率。虽然少数单位制定了相关的制度，但并不完善，执行力度较低，基本无人遵守。因无具体的行为标准，导致管理人员并不会及时将档案记录在册，在档案外借时，造成档案丢失，或使用困难。档案管理单位无固定的章程，缺少相应的培训、奖惩、考核制度，导致档案管理工作人员的工作积极性不高，从而阻碍了档案管理的开展[1]。

1.3 档案的信息利用率较低

因管理人员工作积极性欠缺，主动发掘信息收集新渠道的意识薄弱，使信息获取不畅通，未能对新信息资源进行深入研究与挖掘，同时也缺乏技术创新。在此情况下，信息更新速度慢，导致可应用的农业科技信息内容缺失;相应的管理系统不完善，致使农业科技信息缺乏时效性，信息资源无法充分共享。

2 规范农业科技档案的管理工作

2.1 加强农业科技档案管理意识

农业科技档案是对科研成果的记录，整理每一个科研项目的点滴收获，关系到科研项目的进展，对科研经费的走向也有一定影响。部门的领导、科研人员等应对农业科技档案管理工作有深刻认识。科研人员不能只看重研究成果和奖金，需及时将自身的研究成果向管理人员进行反馈。单位领导也应给予足够的重视，为档案管理工作提供充足的经费，提高工作人员的积极性。

农业科技档案在农村工作中起到指导作用，各单位应加强对各类农业科技档案的管理以及利用，要提高服务意识，相关部门应开展对档案管理工作的宣传以及业务指导，深入基层，形成科学的档案管理指导服务体系。档案管理对工作人员有一定的要求，需要具有工作责任感、良好的职业道德、以及乐于奉献的精神和细心的工作态度。同时这项工作有较强的专业性，这就使档案管理人员要有相关的档案管理理论知识和农业科技知识，并拥有运用现代科技设备的技能。因此，档案管理者应加强自身的农业科技知识，提高自身素质，才能做好新时期的档案管理工作。早期的档案管理都是手工抄写的，从文件资料的起草、修改、删减再到后来的定稿打印、传阅整理以及最后的归档，都是人工进行的。而现代电子计算机的应用，可以通过计算机完成档案的一系列工作，使管理工作更加自动化，因此，这项技术需要管理工作者熟练掌握。

2.2 完善农业科技档案管理机制

档案管理工作应逐渐具有制度化、规范化特点，良好的管理机制会使工作更加高效，体制较为落后的单位应向体制较为完善的单位进行学习，及时修正不符合操作规范的规章制度。由于管理机制混乱，导致责任不明确，对此，单位可以采取责任个人制，将档案管理的每个环节，都设置专门的负责人员，从最开始的资料收集到最后的材料归档，中间任意环节出现问题，将归咎于个人。若实行这一制度，可提高档案管理人员对该工作的重视程度，也可端正其态度，认真执行自己的任务。即使出现丢失农业科技档案问题，也能够在第一时间找到负责人，并进行及时补救。

除此之外，制定档案管理工作的操作方法，将工作内容规范化，例如：档案如何进行分类、整理以及储存等流程，明确具体的操作步骤，能够使工作效率进一步提高。以分类为例，常见的分类依据为专题、专业性质及生产单位等。虽然部分单位制定了管理制度，但因管理团队不够专业，也影响了制度的落实情况，因此，单位应完善培训制度以及人才引进制度，着重培养工作人员的职业技能，包括计算机软件最新的使用方法，以及全面的档案管理技能等等;单位可以引进专业性的人才，作为档案管理工作的部门主管;也可以安排优秀员工外出进行培训学习，这可作为一项奖励，进而激励员工的积极性，让管理人员能够学习到最新的技术，对工作人员快速提升自己的综合性能力有一定的帮助。

2.3 提高农业科技档案信息利用率

档案管理工作主要是为了方便研究人员在开展科研活动时，能够借鉴前人的经验以及数据，更快速地进行下一步科研活动。为使农业科技档案发挥其真正的作用，首先，应向大众普及农业科技档案使用的观念，使大众清楚农业技术管理对科研活动的作用，从而培养相关人员使用档案的习惯。其次，应开发便于使用的查询程序，使农业科技档案获取更为快捷，能够间接提高对农业科技档案的利用率。最后，科技档案的存放应进行细致的分类，将同一类目的档案归在一处，并对每一个文件资料进行编号，将其记录在册，使工作人员能够更快地找到所需的资料[2]。

农业科技档案管理具有公用性，凸显了其社会价值，通过对其价值的强调，使档案资料在社会上得到更好地推广，这有利于提高农业科技档案的服务能力。实践中应优化推广形式，可利用行政手段，建立乡村科学技术推广网络，拓宽推广渠道，实行多层次、全方位推广。此外，需要加强社会服务意识，从而通过扩大服务范围以及提高服务水平，使农业科技档案的服务能力得到提高，强化社会档案的公用意识，提高对农业科技档案信息的利用率。

3 结束语

农业科技档案管理工作中存在诸多的问题，只有将档案工作规范化，提升档案管理者的工作意识、完善管理制度以及提高档案信息的利用率，才能真正做好档案管理工作。

参考文献

[1]吕晶.浅议农业科技档案的科学管理[J].黑龙江档案，2019（04）：83.

[2]马明远，杨国航，耿东梅，等.农业科技档案管理中存在的问题与对策研究[J].农业科技管理，2019，38（03）：37-38+56.