人工智能在档案管理工作中的有效应用

韩宛廷 邓治岗

摘 要：现阶段，科学技术和人类知识结构不断提高，人工智能领域出现了诸多新产品、新理论、新设想和新技术，同时开始广泛应用于人们的日常工作和生活中，为今后科学技术发展和创新提供了帮助。为了适应当前的发展趋势和需求，人工智能技术也逐渐引入档案管理之中，进一步优化和提升档案管理工作效率和服务质量提供技術支持和帮助。

关键词：人工智能;档案管理工作;发展;档案信息化;利用;检索

随着我国科学技术的迅猛发展和不断提升的人类知识储备量，各行各业开始广泛应用人工智能。在互联网移动时代，人工智能占据着重要基础位置，其将成为我国今后科学发展的必然趋势。现阶段，档案工作中已开始广泛运用人工智能，但因为档案工作较为特殊，在运用中必须规范其应用范围和服务内容，必须严格遵循相关要求。人工智能的技术不断发展，怎样在档案管理工作中有效的广泛运用，在实践应用中需要对哪些方面引起注意，是现阶段档案管理人员需要深入思考的问题。

1 人工智能在档案管理中应用的作用

人工智能至今已有几十年，其主要研究方向由最初的智能控制发展到现阶段的智能信息的检索和形态发展、自然语言的理解、数据分析、模式识别、当前的动态反应等方面，其日趋完善，成为和人们工作、生活相贴近的智能科学[1]。在一定程度上，人工智能技术可以使档案的应用价值得到充分发挥，为档案管理工作提供多元化的管理方式和管理思路，促进档案管理效率有效提高，打破传统档案管理的局限，使档案管理资源共享的应用价值顺利实现，促进现代档案管理事业良好发展。

从某种意义上而言，在档案工作中人工智能的应用是较为便利和安全的，人工智能在档案工作中的信息安全保障作用，可以使档案数据信息的存储更加完整和安全，这对社会各界的使用是极为便利的。尤其是现阶段在档案收集工作中，由于档案数量和数据十分庞大，而人工智能是一种先进科技，其主要集计算、分析和整理为一体，可以详细划分档案的质量和种类，这对档案划分内容的层次性以及档案整理结构的合理性极为有利，还可以使档案更加完整。所以，在档案工作中人工智能的应用发挥着很多积极作用，有效保证了档案管理内容信息的完整性和安全性，并把更加优质的人工智能服务提供给档案管理工作。

2 人工智能在档案管理工作中的实际应用

2.1 档案管理中的智能检索和分类

信息化的数字档案管理内容一般分为多媒体数字档案和文本类数字档案信息资源等[2]。在档案管理工作中，人工智能技术可以运用机器学习、模式识别以及自然语言处理的相关技术智能分类和检索数字档案信息资源。在自然语言处理技术中，人工智能技术中的文本类别归纳是一大重要功能，其根据已经被标注的训练文本样本几何，对文本的属性和不同类型文本间的关系进行探寻，同时借助学习获得关系判断全部文本的类别。智能文本分类可以智能分类文本类档案。同时，人工智能技术还可以借助视频识别技术、语音识别技术、图像识别技术等对多媒体数字档案信息进行识别。

新形势下，档案管理的信息资源很多，逐渐凸显出传统信息检索形式的不足，特别是信息检索效率已经不能使档案管理工作的需求得到满足。人工智能可以实现档案信息的社会化、数字化以及网络化，有助于档案管理人员在最短的时间内将所在档案的位置找到。同时，立足于我国的档案分类法中的规则分类整理档案，相关档案操作人员需要对中国档案分类法中的细则予以熟悉。以人工智能技术的智能检索为基础，展开相关分类参考，对其重要性有更加深入的了解。此外，还需要运用个字段加权混合索引的方式，确保获得更加准确的排序结果。档案管理者可以在列表前排列联系最密切的信息，以此使检索数据库更加准确，有效提高档案检索效率和准确性。

2.2 档案价值的智能鉴定

专家系统借助计算机技术和人工智能技术，立足于系统中囊括的经验和知识推理、判断问题，从而模拟人类专家展开决策。相较于普通数据库，专家系统知识库存在的显著区别是，知识库中囊括的专业数据和知识，即涉及基本信息和事实，同时还囊括可专家经验、想法和假设，从而系统推理分析、判断、决策原始数据，将专家作用充分发挥出来。档案馆借助人工智能技术构建专家系统，既需要加深对计算机操作方面知识的了解，同时还需要档案相关的工作经验以及理论背景，两者均很重要。其建设需要两个阶段：第一，构建知识库。档案馆可以用语音或文本问这批专家问题，对其答案进行收集，在知识库中录入知识和经验。第二，对系统进行完善。在系统中输入问题或任务，对输出的答案进行确认额收集，对比其和档案专家的答案，不断丰富与改进系统的推理规则和知识库，从而科学鉴定档案价值。

2.3 智能安全管理

人工智能是在档案管理中，借助计算机系统数字化管理和存储所收集到的档案信息的重要手段，同时人工智能系统还使这些信息资源的安全性以及隐蔽性得到了保障，保证系统中存储的档案资源难以被不法分子掌握和利用。在档案管理中安全性防护管理占据着极为重要的位置，智能化管理档案，有效整合并存储信息资源[3]。借助有效的信息保护系统使档案信息的安全性得到保障，在档案管理中运用人工智能，其重要步骤之一便是保证档案信息不易被他人非法盗用或泄露。档案安全管理可以借助人工智能的指纹识别、人脸识别技术等高级技术使档案的安全性得到保护。在档案库管理中这种安全保护技术的权限管理得到了增强，同样也可以为档案管理人员提供方便，使其更好地开展档案管理。除此之外，人工智能监控技术还可以智能监控档案，借助严密的监控，同时还可以确保档案更加安全。在监控的过程中，人工智能技术也可以分析监控目标，遇到危险的情况可以自动做出报警，提前展开安全报警可以将损失有效减少。除此之外，人工智能防火墙系统可以使档案信息的数字更加安全，通过病毒检测，针对可能入侵程序做出拦截，使档案网络信息的安全得到保证。

2.4 智能共享档案中的信息资源

通过人工智能技术为用户提供线下、线上智能解答服务，配合使用人工智能和自动语言加工系统，运行用户运用语言提问，立足于语言在存储的信息库中将相应的答案找到。所以，人工智能将传统的搜索方式改变了，其主要由三个部分构成，即环境、执行系统、学习系统。借助相关环境，在学习系统中录入信息，通过知识图谱技术，对海量信息进行组织、标引、检索、挖掘、分析利用，建立相关规则，在学习系统中的信息修改执行系统的知识库，立足于知识库已有的信息展开检索任务，最终把反馈信息完成，以此使人们的需求得到满足。如此，可以更好地搜索、推送答案信息，进而共享档案信息。

3 结语

总之，现阶段，在档案工作中人工智能已得到了广泛应用，其囊括了多种优质服务，如档案管理中的智能检索和分类、档案价值的智能鉴定、智能安全管理、智能共享档案中的信息资源等。但是，现阶段我国人工智能档案工作中仍存在诸多问题，因此，在互联网时代，档案管理人员要把机遇牢牢把握好，借助积极完善和研究，在档案工作中充分运用人工智能，使档案工作更加智能化。

参考文献

[1]李子林，熊文景.人工智能对档案管理的影响及发展建议[J].档案与建设，2019（6）.

[2]陈汇.关于人工智能赋能档案管理的几点思考[J].档案天地，2019（7）.

[3]张江华.人工智能技术在企业档案管理中的应用[J].档案时空，2014（6）：32-33.