企业采购的内控流程设计与控制研究

张静

摘 要：本文以企业采购活动的内控工作为研究对象，对其具体执行中的流程设计与控制要点进行分析。通过对基本流程与控制关键点简要概述，总结企业采购内控工作的发展现状条件，并从中整理出影响企业内控优化的具体问题。由此，将问题作为引导，在采购计划、产品质价比、内控合同、票据审查等工作的执行方法上，分析具体工作方案的执行力度，以此保证企业采购业务内控工作的优化，为相关理论研究与实践操作提供参考材料。

关键词：内部控制  采购  流程设计

中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）02（a）--02

企业采购工作是执行内控管理的重要环节，而从其自身工作内容上，也需要借助内部控制的管理优势，保证自身的工作执行的有效性，提高整体工作体系的发展水平。尤其在市场外部竞争日益激烈的社会环境中，这种企业内部的管理条件，也逐渐成为影响企业发展稳定性的关键内容，需要得到企业决策者的高度关注重点控制。而为了更好地保证采购内控工作的执行效果，应对其执行过程中的基本程序进行分析，并在内控关键点上，保证整体技术的执行效果。

1 采购内控流程与关键点

企业采购内容工作，应从整体工作流程中，总结出几个重要的关键控制点，在首先完成此类控制点管理方式升级的同时，逐渐加深并扩大管理覆盖效果，以此逐渐将内控工作扩散到整体的业务体系中，以此保证其对于企业运营与发展的正向影响条件。而落实到具体的工作内容上，企业采购内控关键点，可以根据流程步骤总结出以下四点关键控制点。

1.1 采购活动的申请与审批

这一工作内容，属于企业采购活动的开端，是在企业相关采购申请制度影响下的关键内容。在企业各部门的运行与生产活动中，根据自身相应的采购权，确认采购的基本流程。例如，在某便利公司的采购活动中，应根据企业实际的采购需要来填写采购活動的清单明细，在所需采购物品的种类、数量、出货时间、到货时间等内容上，保证整体采购申请的完整性，并在相关部门的审批认证后，才能进行后续的采购操作。

1.2 对于供应商的选择

在采购过程中，面临市场化的社会环境，需要在采购活动中，对于供货商的商品条件进行分析，并在对比其价格与质量数据信息的基础上，对大批量的采购活动进行贸易商谈，以保证双方的贸易利润。执行上，需要对供货商的市场风评作出分析，在判断其产品质量与信誉条件的基础上，向企业的上级决策领导进行汇报，在其签字确认后，完成采购工作。在此过程中相关业务人员应进行回避，以此来规避采购过程中的舞弊行为。

1.3 物资验收

在采购活动中，需要对物资进行验收。在确定到货物品与采购货物商品信息的一致性，并在仓储物流的验证管理程序内，对具体配送车辆的单据与货物进行对照，确认无误并签字接收后，将这一凭证作为内控的重要依据入档管理。

1.4 票据管理与款项支付

在完成前期系列性的管理工作后，需要对每一流程步骤中产生的票据资料进行系统收储，以此为后期的财务账款核对与支付提供基础凭证。同时，通过对于票据的管理，也可以保证采购内控工作与实际货物流动保持互不干扰状态。在具体工作方法上，需要在采购发票记录进账目之前，由财务部门的工作人员，对具体发票信息与相关凭证进行审核，以此保证财务资料与实际发生采购行为的对应状态，并确定具体操作手续是否合乎基本流程规定，并按照相关法律内容与合同约定形式，进行后续款项的兑付，完成整体采购内控与财务管理工作。

2 企业采购内控工作中存在的客观问题

企业采购工作中，存在多项问题，需要进行系统化的完善，以此保证企业财务内容运行管理的执行效果。而其中表现最为典型的，可以大致总结为以下三个方面。

2.1 采购管理制度不健全

我国当前市场条件下，企业管理制度并不健全，并主要表现在企业采购资金与规模的非限制条件上，严重地影响了企业采购活动的计划性，经常发生过度采购积压库存的问题。同时，在开展采购活动的过程中，即便是在企业范围内，也没有做出统一性的规范，无法针对采购行为，形成规范化的管理控制，为整体运行发展造成了负面影响。

2.2 报销制度不真实

财务报销内容不真实的问题，在我国十分常见，在不同行业领域的企业中，有着差异化的表现形式。而这一现象，也会对采购的内控管理工作造成负面影响，并限制其规范化的发展条件。

2.3 企业内部控制制度缺失

企业内部控制工作，是在市场化实现一定规模后，才逐渐兴起的管理策略，在实际企业的管理应用中，尚处在探索与实践阶段，并没有形成完整的应用体系与规范性内容。由此，即便是公司形成了内控管理制度，但在实际控制效果上，也不能适应现阶段的复杂管理条件，无法发挥会计部门岗位人员在审计内控工作中应有的管理优势。

3 优化企业采购内控的执行方法

3.1 制订符合需求方向的产品采购计划

计划性管理策略，是控制企业采购总量的有效方案，可以在一定程度上，限制企业采购活动的无序性问题，并使其适应企业的销售发展需要，实现整体企业运营的协调性发展。而对于企业采购工作的内部控制，需形成明确的需求方向采购计划，并在管理上，形成规范化模式，以此保证采购行为的执行状态。

例如，某便利公司商品部在商品配送管理上应考虑多与运营部沟通，就不同门店的商圈类型和销售情况来确定商品配送方案。同时，对于统配商品的数量也应谨慎确定。并在市场价格信息与库存现有储量两个方面，制订具体的采购计划。将此计划递交公司负责人确认后，得到签字批复才能执行具体的业务活动。同时，这种规范化的执行方案，也是保证采购内控执行效果的有效途径。

3.2 提高产品质价比审查地位

市场的复杂性是瞬息万变的，当企业采购部门获取物资采购计划之后，需要对市场情况进行调查分析，这不仅是执行采购工作的基础条件，也是对采购内容的关键要求。例如，在某便利公司进行特定商品采购的过程中，要根据每件销售商品的客观销量，在综合评估具体商品市场周期性特征的前提下，制定这一阶段的采购总量。而对于同质商品，则需要对其品牌与质价比内容作出分析，在评估供应商品牌能力与商品质量的同时，将其与同类型或同价格的商品进行对照，并将采集到的对照信息递交到公司内部管理层，经过其授权确认后，再完成后续的商品采购活动。

3.3 加强采购内控合同规范性

合同是执行采购工作的基础，也是内控工作执行过程中的重要参照条件。在企业的采购内控工作中，需要对相应的合同文件进行重点分析，从而在保证对于采购数额与采购内容的控制管理状态。注意，对于未经过采购监督审计部门批复的合同内容，财务部门无权限进行兑付，并不准对其进行结算处理。

例如，在某便利公司的实务工作中，某次，同某供应商签订的“委托销售协议补充条款”中，并没有其公司法人代表的公章，仅有企业公章。争议条件，就属于典型的合同信息内容不完整，需要由相关工作人员对这一问题进行修正，以此保证合同的有效性。

又如，同样在某便利公司的商品设计工作中，同某供应商的“供应商销售情况及续签合同洽谈审批表”中，带有“周年庆费用5000元”这一项目。但在具体的合同内容上，并没有涉及这一条款内容的信息。同时，在具体合同信息中，也未对商品的实际价格作出具体承诺，反而在合同内容上，注明了“供应商给某便利公司的价格以以上承诺为准，如供应商违反上述承诺，则支付违约金壹拾万元”的信息。在没有承诺商品价格的前提下，即便是供应商的价格存在问题，对于公司的违约金，也无法有效地兑现，所以，这一合同内容也存在不完整的特征，并不具备相应的法律约束力。

3.4 落实企业采购商品质量的审查工作

强化采购物资的质量检查，需要在物资入库前，进行细致的质量检查，并执行事中监管的执行计划，在完成外观检查工作的基础上，由内控监管部门与物资使用部门进行协同检查，保证商品基本的使用与销售状态。同时，还需将具体的检查分析单据递交给内控审核部门，以此保证检查分析的有效性与管理规范状态。

3.5 完善企业审查会计信息系统

现代化的企业审查管理，在会计实务工作中，形成了完整的信息化工作系统。在实务操作中，需要对具体工作环节上的操作票据进行储存管理，并在存储数据信息与影印数据资料的同时，完成对于采购工作行为各执行步骤的说明与确定。而将具体购货发票、检验报告、运输单据、入库证明等单据信息作为有效的管理条件，也可以将每一种采购货物的具体流动途径进行说明，使企业的内控管理工作得到维护。

3.6 建立采购岗位轮换工作制度

为了提高企业采购工作的内控工作质量，还需要得到人资制度内容的配合。方法上，通过人资制度中设定的采购岗位轮换制度，避免工作人员长期处于一个固定的岗位上，而产生思想与行为上的惰性问题，并降低出现廉洁风险问题的概率，保证采购内控工作制度的执行效果。

注意，在执行这一制度的基础上，务必要保证具体采购工作形成了完整的岗位工作方法规范，可以对实务操作的岗位工作人员，形成有效的方法指导。经过这种岗位工作固定而人员流动运行模式，可以更好地保证内控管理的执行效果。另外，从企业的角度出发，通过业务人员的调换，可以让合作商明确其与企业合作的条件，而并非与业务人员合作，以此更好地保证供货质量，赢得企业的信任与选择，保持长期合作关系。

3.7 形成系统内控工作审查体系

形成完整的内控审查体系，可以对内控工作的执行情况进行具体且细致的监督管理，并在多部门联合办公的条件下，减少采购活动中的风险性问题。方法上，可通过与采购部门的联合，形成供应商的准入机制，并通过细化的考核方法，筛选市场环境中的供应商，在对其生产能力、销售水平、市场信誉等综合性信息进行系统化评估的基础上，确保合作的有效性，以此保证自身采购商品的质量条件，进而达到优化自身发展的管理目标，使采购内控工作的应用价值得到延伸。

4 结语

综上所述，企业采供的内控管理工作，是保证企业正常运行的重要条件，也是保证企业盈利水平、优化市场竞争条件的重要组成部分。针对这一重要内容，需要在企业的内控信息中，形成系统化的管理，在清晰规整企业采购内控流程的基础上，保证企业运行发展状态，并在执行策略上，针对性地处理实际采购内控中存在的局限性问题，使整体的采购内控工作，可以发挥出应有的价值作用，为企业的持续性健康发展提供基础性的动力条件。

参考文献

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