大数据时代下人事档案管理信息化建设探究

魏明

摘 要：人事档案管理是社会发展过程中的重要工作之一，为了适应新时期档案管理要求，人事档案管理工作必须创新，结合大数据技术、信息化技术提高人事档案管理水平。本文对大数据时代背景下人事档案管理面临的问题和改革措施进行分析与探讨，旨在提高人事档案管理水平。

关键词：人事档案管理;大数据技术;创新

人事档案管理是人社局日常工作中的重要内容之一，因为人社局的人事档案内容繁多，人事变动比较频繁，加强人事档案规范化管理，对于人力资源的管理和有效利用有很大帮助。大数据时代背景下，信息技术、大数据技术等各种新技术的应用，大大提高了人事档案的管理水平。在这种背景下，传统的人事档案管理技术和方法已经不再适用于当前的时代，在管理方面欠缺技术、思想观念等方面的优势，对于单位的人事档案管理影响十分严重。对此，要积极加强人事档案管理创新，借助信息技术开展现代化管理，提高管理水平。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

（一）信息化技术的发展和应用促进人事档案管理创新

随着信息技术的不断发展，人们在社会活动中越来越离不开信息资源，而且很多信息化技术的应用，让档案管理变得越来越快捷、方便。人事档案记录着一个人的全部信息资料，是人力资源管理过程中的重要依据之一，传统的管理方法比较陈旧，管理效率较低，大大影响了管理水平。而信息化技术的应用，能够让海量的人事档案信息得到最快分类、存储等，从而不断提高档案管理水平。

（二）提高档案管理安全性

大数据时代，信息化技术成为主流，信息化技术在档案管理中的应用，可以将传统的档案纸质记录方式变成电子形式，存储在计算机中，让人事档案信息得到更长久的保护，避免档案丢失、损毁，一定程度上保证了人事档案的完整性。但需要注意的是，信息化时代各种信息面临着网络安全风险，在信息化档案管理中要对这些网络安全隐患加以控制，减少档案泄露^[1]。

（三）减轻档案管理人员的工作量

传统的人事档案管理，无论是收集、整理，还是存储、利用，都是由专业的档案工作人员完成的，主要是对纸质信息进行更新，然后共享，便利性不够高，而且工作人员的工作强度较大。大数据时代加强信息技术在人事档案管理中的应用，能够大大减少工作人员的劳动强度，提高工作效率。同时，上级部门在对员工进行考核的时候也可以更便捷地查询资料，有助于更好地管理人事调动工作。

二、大数据时代下人事档案信息化建设措施

信息时代的快速发展，计算机信息技术的应用越来越广泛，为人事档案管理的发展提供了必要的支持，也对传统的人事档案管理带来了挑战。在当前形势下，加强人事档案管理创新，可以从以下几个方面着手：

（一）加强档案管理理念创新

大数据时代，让人事档案信息建设成为一个必然结果，只有不断实现信息化，才能提高人事档案管理水平。尤其是随着人事档案的内容越来越多，加强档案信息化建设更有必要。大数据时代背景下应该加强人事档案管理新理念的宣传，对档案管理人员进行思想教育，让他们逐渐意识到信息化技术、大数据技术、通信技术等各种新技术在人事档案管理中的作用以及应用方法。在单位内部可以加强人事档案管理创新发展的必要性和重要性的宣传，利用多种新媒体平台、互联网平臺对档案信息化管理进行宣传，产生潜移默化的影响^[2]。

（二）人事档案管理的设施建设

大数据时代，人事档案管理必须有良好的硬件和软件设施条件，配备网络设备，建立办公区域等。当前档案管理硬件设施条件和软件基础设施的建设都还不够完善，所以，必须加强对人事档案管理硬件设施条件和软件条件的投入，单位加大资金的投入，购置更多计算机设备，安装先进的档案管理系统，使人事档案的管理信息化建设顺利开展。

（三）不断完善人事档案信息化管理制度

人事档案管理信息化建设，是对传统的档案管理工作进行创新的一个重要途径，必须形成规范化的管理制度，才能确保工作更顺利地进行。

首先，要不断完善人事档案管理制度，信息化技术的应用让人事档案的收集、整理、存储等变得更加简单，为了充分利用数据库存储大量人事档案信息，为利用奠定基础，在收集整理人事档案之前就应该制定规范化的管理制度，对人事档案管理的录入形式、格式等进行确定，形成数字化人事档案，便于存储和分享。

其次，完善人事档案管理安全制度。虽然信息化技术的应用，让档案管理变得更便捷，可以避免档案丢失、损毁，但是信息化背景下人事档案资源的安全性受到网络威胁，人事档案出现泄露、丢失等问题。为了进一步提高人事档案管理水平，需要健全人事档案管理安全制度，强化人事档案管理人员的安全意识，建立人事档案管理信息系统准入制度，准许有权限的人员进入人事档案信息管理系统，保护人事档案资源的安全性。

综上所述，当前是大数据时代，是信息技术时代，各种先进的信息技术在档案管理过程中应用，大大提高了档案管理水平。未来要加强大数据技术和计算机信息技术的应用，对人事档案管理工作进行创新，组建一支高素质人事档案管理队伍，形成规范化的人事档案管理制度，提高人事档案管理水平。

参考文献

[1] 徐明霞，侯玲玲，衣军妮.大数据时代下档案管理模式探究[J].求知导刊，2017（24）：83.

[2] 郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012（8）：142-143.