如何用信息化实现合同的结构化管理

黄玲玲

【摘 要】随着社会经济的不断发展和现代企业制度的逐渐优化和完善，对合同管理工作的重视程度不断提高，人们渐渐认识到合同审核以及合同管理的重要作用，并加强对合同结构化管理的优化。论文主要针对合同结构化管理的信息化管理策略进行探究，指出信息化管理对于合同结构化管理的作用和价值，希望能够更好地发挥合同管理的优势，为企业的发展提供有效指导。

【Abstract】With the continuous development of social economy and the gradual optimization and improvement of modern enterprise system， we pay more and more attention to contract management， and gradually realize the main role of contract review and contract management， and strengthen the optimization of contract structured management. This paper mainly probes into the informatization management strategy of contract structured management， and points out the role and value of informatization management to contract structured management， and hopes to give full play to the advantages of contract management and provide effective guidance for the development of enterprises.

【关键词】信息化;合同;结构化管理

【Keywords】informatization; contract; structured management

【中图分类号】F273                                            【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069 （2020） 01-0029-02

1 引言

合同作为企业开展经营活动的重要载体，合同的管理效率和管理质量直接关系着现代企业的生产稳定性和生产前景，所以，企业必须要加强对合同管理工作的重视，明确合同信息化管理和结构化管理需要注意的事项和问题，采取系统的方法保证合同管理的有效性和科学性，实现合同管理的信息化和规范化，促进企业的持续稳定发展。

2 合同结构化管理概述

首先，自改革开放以来我国社会经济获得了迅猛的发展，人们的生活水平得到了极大的提升，各种各样的企业如雨后春笋般涌现出来。在市场化的经济大潮当中，企业越来越重视自身的管理和内部机制的优化，尤其对于一些大型企业来说，越来越重视内部的合同管理工作，相关合同内容和合同文本也比较复杂，有的合同多的甚至能够达到数百页。这些合同的条款及文本内容绝大多数是围绕着交易对象、交易内容、交易问题以及交易方式四大基本功能来开展的，根据我国《合同法》的相关规定，要求合同的基本条款包括当事人的名称、住所、合同目的、质量、数量、报酬和价格、履行地点、履行期限以及履行方式、违约责任和解决争议的方法等相关内容。合同文本的内容从法律的角度来看具有一定的结构性特征，加强对合同的结构化理解，对于合同质量的评估以及合同风险问题的解决有着十分重要的价值。所以，需要加强对合同结构化管理的重视，明确合同结构化管理需要采取的策略和流程，保证合同管理质量和合同管理效率[1]。

其次，在进行合同结构化管理的过程中，可以利用计算机技术进行信息化的管理工作，为了能够更好地进行合同的审核，保证合同的合法性、合理性和科学性。相关法务人员可以从合同条款、合同模板以及条款变量三个层次对复杂的合同文本进行逐级的拆分，实现对这三个层次内容的分类管理，保证合同管理信息系统的运行效率和运行质量。同时，工作人员还需要结合条款变量的特点进行合同条款的搭建，并通过合同条款和条款变量，共同组成合同模板，构建统一又分离的条款和合同模板。工作人员需要建立标准的合同条款库以及条款变量，结合不同类型合同的要求，对条款并列进行有效规范，例如文本变量、数量、变量以及时间变量，合理定义变量的属性，明确条款的最小单元。工作人员需要将总部和各分公司的合同范本条款进行有效梳理，经过法律部门和业务部门的审阅认可之后，再应用法律合同模板加强法务人员与公司业务人员之间的交流和沟通，在满足合同交易目标的同时，也要能够满足合同的法律要求[2]。

3 合同结构化管理的信息化发展趋势

随着科学技术的不断发展和信息时代的全面到来，信息化技术在企业管理过程中的应用逐渐深化，极大地提升了企业的管理效率和管理质量，为企业的发展和生产效益的提升创造了良好的环境。在企业合同结构化管理中，信息化技术主要依托于合同管理系统和ERP系统这两个系统，这两种系统业务类型繁多，用户范围广，可以实现数据的有效共享，避免数据的重复利用，极大地节省了人力、物力和财力。应用信息化实现合同结构化管理的过程中，需要结合企业内部系统的实际情况以及业务开展的问题，形成统一的、可行的、全面的集成方案，并加强该方案的推广和应用，建立行之有效的计算机网络平台和结构化管理的集成系统。用户可以通过单点登录和统一代办的方式，加强对合同的审核，减少系统操作的时间，实现数据的有效传输，將系统集成之后，可以避免不按照制度以及不按照流程操作现象的发生，保证运行系统的可靠性和安全性[3]。

4 合同管理信息化的优势与作用

促进企业合同管理规范化、系统化，它改变了仅由业务部门分管合同的现状，能够优化工作流程，健全管理体制，合同管理真正意义上成为一个整体。合同管理部门能够全面处理合同事物，解决了信息分散、进度控制难、管理不规范等难题，合同业务流程相对固化，保障了管理制度的全面落实与执行。

为企业节约管理成本，创造经济效益。第一，消除了空间距离，大幅减少业务人员的异地往来，降低了差旅费等相关支出。据资料表明，中石油长庆油田在实施合同管理系统以后，每年差旅费节约额就在百万元以上。第二，将管理人员从繁杂的手工劳动中解放出来，节约了人力成本，减少了资源投入。第三，通过信息数据共享，实现数据集成，避免了不必要的重复劳动与投入。

5 用信息化实现合同结构化管理的相关对策

5.1 规范合同起草功能和会签功能

首先，为了能够更好地进行合同的管理与控制，需要加强合同范本管理机制的形成，建立起统一完善的合同范本模板库。企业业务人员在进行合同拟定以及合同签署的过程中，可以利用合同范本的关联功能，及时导入和导出相关的合同信息，从而可以方便经办人更好地进行合同的鉴定。同时，还需要不断提高合同的起草效率和起草质量，将合同初稿上传到系统当中，实现基础信息的自动提取，合同的信息化管理可以自主进行内容的编辑，将一些不合规的内容进行自动的屏蔽和优化。其次，还需要整合原有的、手工的、分散的合同审核盖章流程，应用信息化的管理手段将各个人员的审查职责和各部门的审查功能固化在流程系统当中，结合不同业务的内容对相关的审批流程进行固定，并设置相关不相容的岗位职责以及审批权限。另外，还需要对审批方式进行进一步的优化，保证合同的履行效率和审批效率，设置合同的提醒功能。

5.2 加大培训和宣传的力度

在建立完成合同结构化管理信息化系统之后，需要加强针对合同管理系统的培训工作和学习活动，针对公司总部以及各分公司的高级管理人员、合同管理部门的领导、IT技术人员、合同管理人员以及应对用户，从系统应用和合同管理两个角度进行全面的培训，明确培训的重点。高级管理人员和合同管理部门的领导培训的内容主要包括系统的功能目标、审批权限、合同管理流程和制度操作方法以及风险防控意识;针对合同管理人员的管理培训内容，包括系统功能目标、配置方法、权限界面的操作方法、操作意识、风险防控意识、问题反馈机制等;针对技术人员的培训内容包括系统功能、目标与信息、公司IT人员的权限問题、反馈机制、操作方法以及风险防护;针对一般用户的培训内容包括操作方法规范、系统功能、考核标准以及问题和反馈机制等。

5.3 建立合同评价机制

合同管理信息系统的有效应用为合同的管理和审核提供了更好的途径，极大地优化了合同的管理流程和管理方案，保证合同的管理效率和管理质量。同时，合同管理信息系统的应用业务为企业提供了更多的内部监督方式和良好的发展条件，打破了原有合同管理时间空间的限制，使得合同的管理方法具有更大的可操作性和可行性。在合同管理信息系统中设置后评价小组，用户小组对合同的内容进行有效的审核，及时标记状态异常的合同以及重点项目的合同。后评价工作小组也可以针对系统中合同是否能够达到预期目标进行系统的评价，明确合同执行过程中存在的问题以及相关的解决措施，并形成对应的系统分析报告，针对合同的执行结果进行反馈，形成长效的工作机制，保证企业内部合同管理的科学性。

6 结语

综上所述，科学技术的不断发展使得计算机技术在合同管理过程中的应用越来越深化，极大地提升了合同管理的效率和合同管理的质量，能够实现对风险的有效控制，提高企业的运行安全性。所以，需要加强对合同管理信息化结构化建设的重视，完善信息化管理系统的内容，提高合同整体管理质量，为企业的持续发展创造良好的环境。

【参考文献】

【1】夏洪胜，张世贤.企业信息管理[M].北京：经济管理出版社，2018.

【2】李冠.现代企业信息化与管理 [M].北京：清华大学出版社，2018.

【3】陈丽洁.企业合同管理操作实务——来自中国百家大型企业合同管理实践的启示[M].北京：法律出版社，2016.