关于县级人民医院人事档案信息化管理的思考

曹杰

摘  要：人事档案是县级人民医院人事安排、薪资调整和职称评定等相关工作开展的主要依据，也是职工政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、个人经历等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着我国医疗水平的提高、人事制度改革的不断深入及医务人员的流动性持续加大，县级人民医院人事档案管理工作应与时俱进，实施档案的信息化管理，使县级人民医院档案工作适应时代发展的需要。

关键词：县级人民医院;人事档案;信息化管理

随着我国医疗事业水平的不断提高，县级人民医院的信息化建设进一步加强。县级人民医院人事档案管理的信息化是十分必要的，有助于县级人民医院的管理和运行减少成本、提高效率。

1 縣级人民医院人事档案管理信息化的作用

1.1节约成本，提高效率。实施人事档案管理信息化，既可以消除人工查阅、搬运的不便，又可以避免人工抄写可能出现的错误，即使出现错误亦方便改正，把人事档案管理人员从繁重的劳动中解脱出来，同时保证了档案材料的格式统一，整齐一致。

1.2利于保存，安全有保障。实施人事档案管理信息化非常有利于完整保存原始资料。除在创立原始数据库之初需要利用档案原件外，不需要或极少再查阅原件，这样就不会造成档案的缺损，利于档案库内环境的稳定，延长了档案材料的使用寿命，极大地保障了档案的安全。

1.3有效利用档案信息。人事档案是个人的书面反映。个人档案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和发展方向，同时方便县级人民医院管理者对县级人民医院人员的情况有一个全面了解，有助于个人的进一步发展。在考核评价中用真实信息说话，所有人的情况都能一目了然，使考评工作公开、公正、公平进行。

1.4促进档案管理人员提高业务水平。档案利用是档案管理的最终目的，档案管理信息化对人事档案管理人员的业务水平提出了较高的要求。县级人民医院人事科应定期举办培训讲座，提高管理人员的责任感，培养管理人员的电子计算机和网络的操作能力、档案的管理能力以及对新技术的探求和学习能力。

2 县级人民医院人事档案信息化管理存在的问题

2.1管理手段相对落后。县级人民医院的人事档案管理完全人工操作，其查阅、调取、存放会耗费大量人力物力，非常不便。人事科的人员往往很有限，在大规模招聘、县级人民医院人员集体签订劳动就业合同以及人事调动方面，容易出现错误和纰漏，而补救措施比较繁复，浪费档案持有者和管理者的时间和精力。

2.2材料的完整性与安全性无法保证。人事档案的材料历来是纸质的，即使要查阅一些很基础的信息，也需从档案保存库中检索、调取、审阅和转入转出，需要查阅的越多，期间翻阅档案材料的次数越多，极容易造成档案的老化、缺损、甚至丢失。而且由于管理人员频繁进出档案室，直接导致档案保存库很难保证温度、湿度的恒定。如果不注意进出人员的衣服面料、随身物品，稍有不慎甚至会引起火灾等重大灾难事件的发生。

2.3档案意识淡薄。在工作中，人事档案里的信息很难被县级人民医院管理者快速有效获取。随着时间流逝，往往连工作人员本人也对自己档案里的内容感到印象模糊。因此，无论档案管理者还是档案的拥有者往往对档案的重视程度不够，认为档案并不能对实际工作起到作用。

2.4人事科部分人员的业务水平较低。县级人民医院一般对医务工作者的专业素养比较重视，却往往忽视了对人事科人事档案管理队伍的技术培训、业务水平提高以及责任感、使命感的培养，造成业务能力的不足。县级人民医院在选拔学科带头人、技术骨干等人才的时候，会更看重该同志的专业技术能力及学科领域内的专长，在相关学术领域产生了什么样的影响。而我们现在的档案最大的弊端恰恰就是干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足县级人民医院发展的需要。

3 县级人民医院人事档案信息化的实施

3.1逐步完善医院档案信息化系统。为了实现医院的稳定发展，需要结合医院的运营管理情况，对医院档案信息化管理系统进行完善。首先，加强对医院各个部门之间的协调配合，确保各个部门都能够灵活使用医院档案信息化系统来完成本部门的业务工作，使档案信息的高速传输和实时共享成为可能。其次，遵循系统化、标准化、规范化的原则，进行医院档案信息化系统的统一规划和建设，并且采用双轨制进行严格的限制，确保归档材料的完整性和有效性。最后，因为医院档案信息化系统在运行期间需要定期开展硬件设备的检查和软件系统的更新，还要对系统软件进行杀毒，保证系统运行环境的安全性，这些都需要专业人才来完成，在选择相关工作人员时要格外慎重，确保人才素质和能力能够满足上述岗位的实际要求。

3.2加强对档案管理人员的培养。医院档案信息化建设对于传统医院档案管理人员是一大挑战，信息化建设过程中需要工作人员具备更高的素质和专业技能，需要医院档案管理部门组织培训和学习来提高档案管理人员的知识水平和管理能力。档案管理人员需要学习档案管理信息化理论知识，学习档案管理信息化专业技能，并且医院还应通过合适的激励政策提高档案管理人员的工作积极性，使之积极主动地加入到医院档案管理工作中，促进档案管理信息化系统稳定运行。医院在建设档案信息化人才队伍的过程中可以重点选拔那些具备档案管理知识和信息化操作技能的复合型人才，也可以加强对现有档案管理人员的培训来提高他们的专业素质，培养更多优秀的档案管理人才。

3.3加强对医院档案信息化系统的建设和维护。充分重视医院档案信息化系统的建设，加大资金和资源的投入力度，委派专业素质较高的人员负责系统的建设和维护工作，确保医院档案信息化系统能够保持稳定安全的运行，以此来推进医院各项工作的良好开展。

人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。实现县级人民医院人事档案管理的微机化、网络化。应做好以下工作：

3.3.1 建立县级人民医院人事档案基本信息数据库。包括县级人民医院职工姓名、性别、出生年月、学历、毕业学校、入党团时间、参加工作时间、职务与任命时间、职称评定与聘任时间、工资、年度考核、公积金、养老保险等各项信息。

3.3.2 建立县级人民医院人事档案材料接收数据库。建立联系、送交、催要、登记制度，将接收来的材料名称、时间、姓名、送交人、接收人等项录入数据库。使人事档案材料接收管理工作规范、有序。

3.3.3 建立县级人民医院职工工资数据库。可以把职工的绩效考核成绩与工资互相关联。

3.3.4 建立职务任免数据库。包括职能科室主任、科长职务任免审批表和科主任、护士长聘任表等。

3.3.5 建立其它档案数据库。将人事档案接收登记表、转递登记表、查3.3.借 阅登记表、政审证明材料登记表均录入计算机管理.把部分纸质文件和图片制成电子文件。逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和数据交换。实现资源共享。

参考文献

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[2]  孙锐.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].城建档案，2015（07）.