基于SWOT模型的新时期人事档案管理探究

蒋碧蓉

【摘要】本文从人事档案的现状问题出发，利用SWOT分析法对人事档案管理发展的优势、机会和劣势、威胁进行分析，构建SWOT矩阵，提出进一步促进人事档案发展的相应管理策略。

【关键词】人事档案;SWOT分析法;管理策略

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，记载个人经历、政治思想、品德作风、学位学历、社会关系、业务能力、工作表现以及奖励处罚等方面的文件材料。人事档案的主要作用如下： 是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据;干部人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证;干部人事档案能为后人研究历史提供可靠依据。

一、人事档案优势、机会、劣势、威胁分析

（一）人事档案优势分析。1.自新中国成立以来，我国已经建立了遍布全国、纵横交错的档案馆体系，规模之大，世间罕见。在档案理论界与实践界的共同努力下，除了建立起一套全新、通用、科学、成熟的档案体系外，还建立了比较完善的檔案归档、移交制度，为国家和人民管理着重要的档案财富。2.随着现代技术的应用，越来越多的人事档案进行了信息化采集和管理，人们可以从计算机中调阅和打印档案，经管理人员审核后加盖单位公章即可。这样大大减少了管理人员与原始档案的直接接触次数，对人事档案纸质载体原始材料起着很好的保护作用，提高了档案管理的安全性，延长了人事档案材料的寿命。

（二）人事档案劣势分析。1.单位领导和档案管理人员认识都不到位。单位领导没有认识人事档案的重要性，他们认为档案部门只是一个教辅单位，只给予少量的预算经费，让档案基本业务（档案资料的简单保管，借阅为主）运转起来就万事大吉了。干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。但实际情况却不尽人意，有些单位还是有人兼职管理，或者非专业人员管理。他们既不能进行科学管理，又不能真正做好档案信息资源的利用与开发。2.人事档案信息化程度太低了。计算机应用只是局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，无法实现人事信息的筛选、排序、分类、汇总等功能。目前人事档案还是以手工记录和管理为主，即便安装了“人事档案管理系统”，只是一个摆设而已，没能充分利用，信息化档案管理的优势不能很好地发挥出来，导致人力资源的浪费。3.人事档案内容不健全、不科学。第一，现存人事档案内容单一，选拔任用干部时，只能在干部人事档案中得到如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等一些基本信息，缺少人事档案动态管理材料，如人员的继续教育、专业成果、经济审计、组织考察等重要内容，这样容易做出用人不当、错用人才的错误决策。第二，不少档案馆存在在职人员档案、退休人员、死亡人员档案混合在一起保管，没有及时分类处理，这样加大了人事档案管理工作的压力。第三，为了引进高学历、高层次、高职称的专业人才，政府和单位会出台一些特殊政策，以特批的形式将优秀人才引进来，在不调取个人档案和不转人事关系的情况下，特开小灶给高层次人才重新立档，造成了人员管理和人事档案管理上的脱节。

（三）人事档案机会分析。1.在党的十九大报告中，习近平总书记指出：“人才是实现民族振兴，赢得国际竞争主动的战略资料。”2.国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确要求：创新档案信息管理模式，加快与信息社会融合，明显提升以信息化为核心的档案管理现代化水平;要创新服务方式，提高档案公共服务能力。

（四）人事档案威胁分析。1.高科技已经开始进入了档案管理和每一个环节中，在档案管理收集、整理、利用、开发中，高科技手段如操作不当，容易造成失密、泄密等问题发生，就可能给国家或个人造成损失。2.人事档案部门与人力资源管理部门同为人事处（部门）下面的两个部门。如果人事档案管理部门不积极作为，不能及时为单位领导正确培养、选拔和使用人才提供直接依据和重要参考，久而久之，人事档案部门就会在本单位领导心目中失去一席之地。

二、提升人事档案管理的对策

（一）提升档案管理人才队伍素质。首先，组织档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》《保密法》等相关政策法规，建立人事档案的统一管理制度。其次，培养人事档案管理人员的敬业精神，让档案管理人员充分认识人事档案管理工作在人力资源开发利用过程中的重要性，通过各种形式的培训学习，使档案管理人员熟练掌握人事档案管理知识和现代化管理技能，提高专业技术水平，加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，成为具有双重知识复合型人才，保障人事档案管理工作的有效落实。

（二）建立科学化的人事档案管理。实行“分离”的管理模式：即在职人员档案管理和退休人员档案、死亡人员档案要分开管理，在职人员档案材料在单位人事档案部门管理，退休人员和死亡人员（在规定存放年限后）及时移交其他部门统一管理。这样，一方面，它大大减轻了人事档案管理工作的压力;另一方面，档案管理工作可以更加清晰、更加方便管理。

（三）建立完善的信息化管理系统。第一，按资格条件，也可同时两三个资格同时筛查，数秒内计算机就能找到符合条件的人员，这样就会很大程度上减少不必要的劳动。第二，建立单位人事档案管理平台，设置档案信息数据共享平台。利用数字化技术授予不同使用者相应的利用权限，需要查阅或复印档案时可以直接从计算机中调阅和打印，当事人还可通过个人档案信息平台，及时登录网站对自已人事档案内容信息进行删减、添加、修改等，快速补充个人的考核、奖惩、教育、成果等最新数据资料，这样能实现档案的动态管理和补充完善。第三，我们可结合买房、贷款、购车等一些重大事项都需要提供身份证明、工资证明的市场需求，增加收录档案原件功能模块，通过数字扫描原貌人事档案，系统会自动生成人员身份证明、工资证明模块，准确提供人事电子档案信息，提升档案的利用率。

（四）完善的人事档案管理安保制度。1.严格保证保管环境达到国家档案业务规范的规定，即标准档案库房的“八防”标准：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等。2.档案工作人员要严格按照安全保障制度开展工作，杜绝下载来源不明的程序、随意插拔移动设备等行为，进行权限管理及应用身份认证技术等;采取必要的视频保护（干扰技术），屏蔽技术、内外网隔离技术、数据加密技术、网络安全监测技术加监管和防范。做好电子档案和传统档案数字副本的存储和备份工作。

（五）健全的人事档案内容。1.新时期，人事档案内容在传统固有的收集基础上，重心转移至人才成长过程中动态信息的及时补充和更新完善，如需要增加员工各个阶段的继续再教育、经济审计、组织考察、专业研究方向、主要学术成就、专业论文发表和科研成果获奖等重要信息，最大程度地发挥人事档案对人才成长方面的积极作用。2.合理的人才流动对社会人才资源科学分配与整合有促进作用，是社会进步的重要体现，可以使人才得到一定的发展空间，进一步实现自身价值，同时也是配合国家人才战略的实施，积极推动社会经济建设的整体发展的需要。人事档案部门要敢于担当，应主动承担高层次人才档案材料的调档归档协调工作，让高层次人才的档案尽快完整、齐全归档。

综上所述，在新《干部人事档案工作条例》指导下，全面提升干部人事档案工作质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，服务于新时代中国特色社会主义伟大事业，是新时代对人事档案的必然要求。

【参考文献】

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