新时期单位档案管理现状与解决对策

张烨

【摘要】档案作为历史真实的记录，是非常重要的信息资源。无论对单位自身还是社会发展都有着重要的意义。随着新时代的到来，对档案管理工作提出了很多新要求与新挑战。然而，单位档案管理仍沿用传统的管理模式，暴露出很多问题，极大制约了单位档案管理效率的提升。为此，本文就当前单位档案管理现状进行分析，提出相关解决对策，以期进一步提高單位档案管理水平，充分发挥出档案资源的利用价值。

【关键词】单位;档案管理;问题;对策

档案管理属于单位内部管理的重要组成部分之一，为单位各部门工作的顺利开展提供有力的依据与指导。近年来，我国经济社会正迈入高速发展时期，对单位档案管理工作提出了新要求。如何在新时期做好档案管理工作，提高档案的利用价值成为一个重要的研究课题。基于此，本文通过分析单位档案管理存在的问题，并提出有建设性的对策。

一、新时期单位档案管理现状分析

（一）缺乏强烈的档案管理意识。目前一些单位的领导干部与工作人员对档案管理的重视度不足，对这方面的法律法规了解甚少，档案管理意识普遍薄弱。对于单位领导来说，简单地将档案管理归为文员工作，认为这项工作不能直接给单位带来经济效益，因而忽视了档案管理工作。在这种观念的影响下，单位全体员工也普遍缺乏档案管理意识，从而使档案管理陷入恶性循环。对于本单位的档案没有及时进行整理与总结，往往是在需要用时才去翻阅、查找。另外，片面认为档案管理只是对档案资料进行收集、整理、保管，而不重视对档案资源的开发利用，没有发挥出档案资源的应用价值。

（二）档案管理制度有待完善。俗话说，无规矩不成方圆，必须有一套健全的管理制度与准则才能确保档案管理的规范化与科学化。目前，大多数单位出台了档案管理制度，但奉行形式主义，这些制度形同虚设，工作人员往往不按规则办事，从而导致档案管理局面混乱。这从客观上体现出单位对档案管理的重视度不足。另外，单位内部各部门间缺乏有效的沟通机制，相互协作能力低下，也在一定程度上降低了档案管理制度的执行力，从而影响到档案的规范化管理。

（三）档案设施陈旧，信息化水平有待提高。随着网络信息时代的到来，大多数单位已进行信息化管理时代。但是仍有一些单位由于资金投入较少，采用的是陈旧落后的硬件设施，运用手工检索方式。另有部分单位没有配备电脑，或者档案盒偏少，从而造成档案归类随意，从而增大了档案查找的难度。有的未按照档案管理规范要求建设档案室，也未做好档案室的防火、防涝、防虫等措施。虽然档案管理已基本实现信息化，但因为管理制度方面的落后，电子档案管理人才的匮乏，阻碍了档案管理与信息技术的有效结合，因此，档案管理质量未获得实质性的提升。

（四）档案人员的业务素养有待提升。在档案管理中，档案人员是这项工作的直接参与者与实施者，其业务素养与知识储备均会明显影响到档案管理的工作质量。为此，培养一支专业化、高素质的档案人才队伍是提高档案管理质量，保证档案工作顺利实施的重要前提。然而由于长期思想认识方面的不到位，不少单位对档案岗位的招聘要求极低，从而使得档案人员的专业素养普遍不高。尽管有的单位会定期组织档案人员参与业务培训，但依然无法弥补这一缺陷，也难以真正提高档案人员的业务能力。由于岗位能力不匹配、硬件设施陈旧滞后等原因又会阻碍档案人员工作效率的提升。此外，薪资水平不高，无法留住专业人才，也让一些档案人员失去了工作激情，抱着“当一天和尚撞一天钟”的心态开展工作，阻碍了档案工作的有效展开。

二、新时期提高档案管理水平的对策

（一）强化档案意识，进一步完善档案管理制度。要想充分发挥档案管理的职能与作用，在工作上获得更好的效果，单位领导必须高度重视档案管理工作，要充分认识到这项工作对单位发展的意义，将其摆在重要的位置上。同时，档案部门开展档案宣传工作，向广大职工普及《档案法》，让大家充分认识到档案管理的意义，自觉配合好档案管理工作。然后，结合单位实际，进一步完善单位档案管理制度，适应新时代档案管理发展的要求。在制定制度的过程中要特别注重制度的可操作性、科学性与合理性，符合单位自身需求。完善的档案制度能对单位领导与职工产生制约作用，在日常档案管理过程中突出地位的平等性，这是确保档案管理效率的一大保障。单位档案部门负责对档案制度严格执行，确保档案制度的公平性与严肃性，让档案工作得以顺利展开。另外，出台一套健全的绩效考核制度，对档案工作进行科学合理的量化，以获取公正、客观的结果。根据考核结果对档案人员进行奖惩激励，以更好地激发他们的工作热情。

（二）给予资金支持，改善档案管理的硬件条件。档案部门要积极向单位争取资金支持，单位也应加大对档案管理与开发利用的支持力度，从人力、物力方面给予更多支持。针对档案经费不多的现状，可分批逐步添置所需的档案管理器材，引进先进的档案管理技术，实现对档案的科学化、信息化管理。工作人员将档案资料转化为电子档案，在档案数据库保管，既能保证档案资料的完整性，也能大幅减轻工作负担。在此基础上，档案部门要努力思考如何在减少人力投入或无人化操作的条件下开展档案资源的自动存取操作，进一步提高档案管理自动化程度。档案部门可开设档案资源服务平台，充分整合单位内部各部门的档案管理工作，搭建档案管理的中枢平台。引入身份认证技术、云计算技术、大数据技术等，提高档案资源的查询与检索效率。此外，档案部门要积极与其他兄弟单位进行交流沟通，借助网络技术实现单位间档案信息资源的共享，使馆藏资源更加丰富，也能进一步提高档案资源的利用价值。

（三）加强档案队伍建设，提高档案管理与开发利用水平。档案管理具有极强的专业性特点，并非简单的收集保管资料。这涉及对档案的分类、编研以及开发利用等工作。档案人员必须具有扎实的理论知识与较强的专业能力，才能做好这项工作。然而从实际来看，很多单位的档案人员非专业出身，档案专业人才非常少，尤其是复合型专业人才更是匮乏。对此，单位要重视引入档案专业人才，从社会、高校招聘优秀的专业人才，优化档案管理队伍结构。与此同时，加强对档案在职人员的教育培训，邀请专家学者开设讲座，采用多元化的培训方式，着力提升档案人员的业务素养。每次培训后进行考试，凡是未通过者需重新进行培训，多次未通过者应直接调离岗位，对考核成绩优秀者给予相应的奖励。这有利于增强档案人员的学习意识，从内心重视业务学习，进而增强学习的自觉性与主动性。

三、结语

总之，档案管理对单位发展来说有着重要的意义。为此，单位领导与全体职工都应充分重视这项工作。作为档案工作者我们要充分认识到新时期档案管理工作的新要求与新特点，把握机遇，增强创新意识，坚持以科学理论为指导，采用科学的方法不断优化档案管理机制，更好地发挥档案资源的利用价值。

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