试论合理有效利用档案的策略

翟会英

【摘要】档案管理的目标就是充分利用档案，档案利用的专业性较强，应制定相应的利用方法，保证档案利用工作的有效性，使档案利用者获取必要的档案信息。通过对档案利用工作的开展，可进一步提高档案管理的质量与效果，为档案工作的可持续发展奠定坚实的基础。

【关键词】档案利用;策略;有效性

在档案管理中，档案利用占据着重要地位，积极开展档案利用工作，能够使档案管理效果不断增强。另外，通过利用档案可将其作用充分发挥出来，彰显其自身价值。由此可见，深入研究并分析合理有效利用档案的策略十分有必要。

一、档案利用工作的现实意义

（一）为档案基础业务工作的前提与目标。档案管理工作的目的就是有效提供档案利用服务，而档案的各项基础业务同样为档案的利用提供服务。积极贯彻并落实档案利用工作，可将档案社会价值与内在价值充分发挥出来，使档案信息资源被激活，进而实现档案建设目标，是档案工作的前提，所以在实践过程中，应合理采用相应措施，全面促进档案利用工作的开展。

（二）关乎档案工作未来发展。档案属于重要的凭证与参考，具有极为明显的借鉴作用。在管理档案信息的过程中，可将档案潜在价值充分发挥出来，并为社会提供高质量服务。积极贯彻落实档案利用工作，可使档案的社会影响力增加，受到更多人的关注，使档案社会地位提升并获得必要支持，实现档案工作的进一步发展。

（三）可带动档案整体工作的开展。开展档案利用工作，能够直接检验档案整体工作的效果。所以在日常工作中，应给予档案利用工作必要的关注，在实际利用档案期間对相关反馈意见加以听取与采纳，以保证各项工作发展的均衡性，实现档案工作质量与水平的全面提升。

二、档案利用现状分析

（一）传统管理模式占主导地位。当前，档案管理模式始终沿用传统方法，而对现代管理档案模式的应用并不多见。很多档案管理均利用被动上门服务形式，并未对网络载体加以利用，制约了档案数字化的发展。其中，档案利用以人工检索、调阅等为主，设计工作量较多，很难在短时间内使档案使用者找到所需档案信息。

（二）馆藏结构有待丰富。现阶段，很多档案馆馆藏档案类别都是文书档案，且大部分是党政机关单位文件，政府政策档案资料多，而专门与专业档案的资料占比不大。而且，一般性的档案较多，特色档案偏少。对于馆藏档案的载体，一般以纸质文字档案居多，而电子、音像与照片等载体档案的比重不大。由此可见，馆藏档案已经无法与档案信息丰富化的使用需求相适应。

（三）档案利用和档案管理处理不合理。部分档案内容过于保密，或者是敏感，无法对外公开，导致档案工作人员错误地以为档案利用和保密是互相排斥的关系。为满足档案保密需求，要尽量减少档案利用率，因而绝大多数档案部门工作的核心集中于收集整理并保护档案方面，未正确认知档案利用的重要性。长此以往，很多接收与收集的档案均成为库房摆件，而难以将其社会价值充分发挥出来。而且，档案涉及保密内容。

三、合理有效利用档案的策略

（一）合理规划档案整体开发。基于社会利用需求，对档案信息资源整体开发规划加以制定，以确保档案信息资源结构更加丰富。目前阶段，国内档案利用所涉及的档案信息范围愈加广泛，且档案载体呈现出多样化发展趋势。在这种情况下，要对档案资料收集的程序加以规范，注重对档案信息资源的开发与利用，不断拓宽渠道，以实现档案收集的目标。这样一来，即可使档案馆藏不断完善，促进档案信息资源开发内容与形式的多元化，为档案利用提供奠定坚实基础，获得高品质的利用服务。

（二）档案开发与保密关系的合理处理。长期以来，国内档案利用工作的水平偏低，且长期处于封闭状态。而且，很多部门的档案涉及保密内容，所以在档案利用期间必须对档案开放与保密关系进行必要处理。不断健全档案利用法律，根据法律规定要求设定档案的开放时间，采取必要的档案开放监督策略，可使公民对档案权利合理利用，进一步提升档案利用的时效性。

（三）馆藏结构与内容的优化和丰富。档案种类的丰富性可使馆藏结构更加充实与丰富，并为档案利用提供不可或缺的物质基础。为此，档案部门需适当加大征集与接收档案的力度，以保证馆藏档案数量与群众档案信息需求相适应，并在质量方面与档案信息需求吻合。作为档案部门，应确保收集档案对区域社会经济和文化等历史变化加以真实反映，也可向全社会征集区域性的特色档案。另外，档案部门要和其他政府机关取得联系，加大接受现行档案力度，尽量与档案信息的利用需求契合，将档案价值发挥出来，全面优化档案利用效率。

（四）构建全球信息共享服务。虽然很多档案馆已经实现了高科技发展目标，但受思想意识薄弱因素的影响，封闭性仍相对明显，直接影响了档案管理工作的开展，同样也制约了档案管理工作人员和其他地区、其他国家档案管理人员的交流，加大了管理工作开展难度。在这种情况下，有必要对科技方法加以利用，在档案管理中合理应用信息技术。档案馆可构建主网页，实现和国内其他地区与其他国家的资源共享目标，便于人们查阅资料，同样也能够对其他国家档案管理的成功经验进行学习。

（五）增强档案工作人员业务能力和素质。在现代社会中，档案发挥着不可忽视的作用，而档案利用工作也逐渐由传统模式向现代模式过渡，所以档案部门应确保档案工作人员业务能力和综合素质水平的提升，在具备档案专业基础知识的基础上，掌握多学科的知识内容，逐渐形成信息素养与新理念。作为档案工作人员，需在日常工作中主动学习，对档案业务加以熟悉，掌握馆藏档案和利用流程，能够对档案查阅技巧灵活运用，进一步优化查阅效率与准确性。在开展档案工作期间，相关工作人员要秉承认真负责的态度，强调档案使用者利益，解决使用者档案查阅的问题。另外，应在业务方面对档案使用者加以指导，给予其必要帮助，尽快获取档案资料。

（六）创新档案利用手段。其一，借助计算机技术，促进档案电子化发展。所谓的档案数字化，即对计算机科技加以利用，借助摄像、扫描与影视频处理的方式，实现传统介质档案的数字化保存与传播。在数字化处理纸质档案的同时，即可实现纸质档案向电子档案的转变，便于群众档案信息的查询，以免在利用档案期间出现损坏亦或是丢失的情况，对档案原件加以保护。其二，依托网络技术构建数字档案馆。在现代科技水平不断提高的背景下，档案利用也必须与时俱进，通过对大数据与云存储等高新技术的应用，使不同地区的档案局、事业单位以及机关部门构建数字档案馆，借助电子技术存放并处理档案。不同单位要依托数字档案馆在线移交并接受非密级的档案，同样可在数字档案馆内保存非密级的档案，不断丰富档案馆的信息资源库。在对网络技术充分利用的基础上，即可有效关联各个地区与单位数字档案馆，形成档案信息资源的共享中心，促进档案资源的全面共享，提高档案资源自身的价值。

四、结束语

综上所述，档案利用工作质量的全面提升，可将档案社会价值充分发挥出来，以保证档案工作的可持续进步与发展。为此，各级档案管理部门在开展档案利用工作的过程中，应对多样化的现代技术与方式加以利用，进一步创新档案的利用手段，并为社会的发展与经济建设提供高质量的档案服务，促进档案利用工作的正常开展，将档案本身的作用与价值充分发挥出来。

【参考文献】

[1]李冬梅.档案利用工作的重要性及提高利用工作的策略[J].办公室业务，2019（10）：102.

[2]贾秀芳.利用计算机技术提升档案管理水平的策略[J].中文信息，2018（10）：15+45.