病案示踪系统在移动设备端的应用

张斌

在医院管理中，病案管理当属其中的一个组成部分，与临床业务管理不同，病案管理受传统思维的禁锢，其重要性时常容易被忽视和低估。然而，随着医疗行业的蓬勃发展，我国医疗改革事业的深入和医疗保险制度的不断完善，病案的利用率不断攀升。病案管理发展迅速，现阶段病案管理工作已涵盖了业务管理、法务举证、医疗参考、患方服务及教学科研等多个领域，其重要性不言而喻[1-2]。其中的病案示踪环节，贯穿整个病案管理过程，为其提供最为基础的支持。如何将病案示踪系统改造得更加便捷化、高效化、精准化，是优化病案管理的方向之一[3-4]。本院自2014年开始推广病案示踪系统在移动设备端的应用，取得了较为显著的效果，现做如下报告。

1 资料和方法

分析2014—2018年间本院病案示踪系统在移动设备端的应用情况，总结病案示踪系统在移动设备端的应用价值。

2 结果

2.1 示综系统在移动端的应用与传统示综平台反馈追踪项目对比

本院2014—2018年推广病案示踪系统在移动端的应用后，病案示踪系统所能反馈的追踪项目较传统失踪平台所登记的追踪项目更加详细丰富，具体见表1。

2.2 示综系统在移动端的应用对病案质控效率的影响

在问题发生率基本不变的前提下，通过移动端的及时反馈后，存在问题的病案修正率得到不断提升，病案示踪系统质控登记在移动端的使用让质控效率得以提升，具体见表2。

2.3 移动端签收模块签收病案情况分析

基于病案示踪系统在移动端的应用，移动端签收模块在后台导出的签收病案数据统计反馈，能够给病案质控部门提供考核基础数据，具体见表3。

2.4 病案示踪系统质控登记在移动端使用与传统电脑平台登记情况对比

2014年病案示踪系统质控登记在传统电脑平台登记1 303次，在移动端登记349次；2015年传统电脑平台登记1 505次，在移动端登记794次；2016年传统电脑平台登记1 904次，在移动端登记1 600次；2017年传统电脑平台登记1 246次，在移动端登记1 816次；2018年传统电脑平台登记1 282次，在移动端登记1 820次。病案示综系统在移动端使用进行质控登记的次数逐年增加，提示移动端的使用率日趋增加。如图1所示。

3 讨论

3.1 病案示踪的概念分析

病案示踪系统是病案信息化建设的重要载体，借助该系统能够提升纸质病案管理效率，提高病历的复印质量和借阅速度，实现病案精准化管理和病历精准服务。病案示踪系统具有病案登记、病历流转、病历借阅规划等级、病历查询、病历统计报表等功能[5]。病案示踪系统工作流程主要如下几个步骤，首先对欲签收病案进行扫码识别，识别后借助系统采集该病案的相关信息，根据具体操作对病案进行一系列的状态划分达到追溯病案方位的目的。病案管理人员对纸质病案进行编码，质控，整理，装订及上架归档等操作，均能在示踪系统上实现查询。

3.2 未推广病案示踪系统在移动设备端应用时病案示踪系统应用问题

（1）条形码使用率不高：条形码的使用基于扫码器的读取实现住院号的输入，在实际工作中，工作人员对于单份病案的定位，通常为求速度而选择直接人工手动输入住院号来进行搜索定位，如此一来对于条形码的使用往往形同虚设，同时也增加了住院号输入的错误率，适得其反。

（2）示踪平台病案流通状态划分单一：纸质病案的流通状态通常可划分为：签收、借阅、质控、封存、复印、归档等。目前示踪平台的病案流通状态仅基于电子病案状态划分为书写、回退、提交、归档及封存。对于纸质病案的流通状态不仅存在差异，无法完全匹配适用，而且要将两者完全集成与同一操作平台所需耗费成本极高，因此就病案流通状态单一而言，对于病案的示踪精准度自然不高。

（3）扫码器便捷度低，操作范围局限：扫码器需通过有线连接于计算机使用，因此其操作范围仅限于计算机附近，对于随时随地需使用的示踪功能而言，有线设备的可移动范围极大地限制了示踪系统的灵活度。

（4）功能单一：当前的示踪系统仅限用于病案的定位，无法迎合病案管理流程的多样化需求。诸如病案签收登记、病案复印登记、首页质控登记、借阅病案登记等纵向功能，若能形成功能模块移植入示踪系统中，显然能够对于病案管理工作的效率提升提供支持。

3.3 推广病案示踪系统在移动设备端应用的优势

（1）安全性：为保障病案信息数据的保密性和安全性，通过医院内部的网络供应，可靠地与外部网络形成隔离，将搭载了示踪系统的移动设备接入院内专属网络，可以在确保病案信息数据相互交换进行病案示踪定位的同时，保护移动设备利用的数据不外泄，从而在院内网络形成数据闭环，真正达到病案信息数据的保密性和安全性。

图1 2014—2018年度示踪系统质控数据来源对比

表1 应用移动端对复印登记追踪项对比

表2 2014—2018年病案室问题病历通过移动端反馈后的修正率

表3 移动端签收模块对签收病案的数据统计

（2）准确性：通过携带条码扫描摄像头的移动设备，可迅速获取每份病案的专属条形码进行识别，同时将该份病案的当前流通状态通过搭载的示踪系统呈现于移动设备端的显示屏上反馈给操作者[6]。得益于移动设备端的示踪系统对纸质病案流通状态进行了重新划分，其顺应性、规范性和准确性得到了最大限度的适配。

（3）高效性：通过院内网络进行数据多方交换共享，可以在不同工作区域使用多台移动设备同步进行病案条形码的扫描定位，无论是相对于局限在同一工作区域的逐份扫码，还是基于计算机示踪平台的人工手动输入住院号定位，多台移动设备同步操作的效率显然优于前两者。

（4）功能模块多样化：拓展功能模块后的示踪系统，将单纯的示踪功能演化为贯穿病案管理流程的多功能系统。示踪系统在移动设备端的应用能够按患者的唯一住院号及姓名等基本信息查询该患者的出院信息数据，并且能够针对该病案进行一系列功能登记操作。示踪系统在移动设备端的应用表现出可靠性高、输入速度快、准确性好等优势，在功能模块多样化这一特点上体现尤为突出。在签收模块，主要针对当天出院病案，通过设置自动识别默认签收功能，将通过条形码扫描采集后的病案归入签收状态中，同时为避免重复签收及错误签收的情况，该模块亦可自动提醒错误操作，以及可通过人工校对，将错误签收的病案状态进行调整纠正[7]。签收模块可按照出院科室、签收日期、签收人等项目进行签收数据的统计及报表导出，为考核医院出院病案归档率提供参考。

在复印登记模块病案示踪系统在移动设备端可通过病案首页条码的扫描，定位到该份病案，在复印功能模块中取患者的住院信息，按照患者的复印需求陈述、复印要求等勾选“复印理由”“复印项目”，再对患方所持的身份证明、关系证明等进行扫描和保存，即可自动生成具有患者基本信息情况和病历复印明细、申请者身份证明与关系证明的复印信息，并且同步至电脑端的病案管理系统中形成卷宗。

在质控登记模块，根据《住院病案首页数据质量管理与控制指标（2016年版）》中对于首页数据的填写要求，《住院病案首页必填项目列表》所梳理出的质控项目以及《病历书写基本规范》中明确规范应按照病历书写时限、病历完整性，病案示踪系统与移动设备端整合后支持病历质控人员对病案首页的填写内容进行质控登记及追踪，同时亦可以对非首页的部分进行完整性把控，将质控结果记录至质控模块内，同步数据到电脑端的病案管理系统，生成病案质控登记表，将质控结果实时传送给医生，对于提升电子病历书写质量与质量控制效率具有重要意义[8]。早期的病案质控登记停留在原始的Excel表格登记模式，无法同时同步进行数据录入，还存在数据被误篡改覆盖的风险。如今应用于移动设备端的质控登记模块，实现了多台设备、多个账号同步登记的构想，对于质控内容达成数据共享，同步更新，互不影响干涉提供了有力支持。

在归档管理模块，移动设备端支持下使用病案示踪系统，病案管理人员可随时随地借助移动设备端对符合归档要求的出院病案进行归档操作，突破了归档操作仅限于台式计算机平台的传统束缚，在保证数据及时、安全、完整地同步于医院数据库的前提下，归档功能模块的应用，不仅提升了病案管理人员在病案归档管理工作上的便捷性，而且缩短了其在归档工作上所耗费的时间。

在借阅管理模块，系统整合后的病案借阅操作首先由工作站提出借阅申请，在病案示踪系统的支持下查找病历位置，已外借、已封存等情况系统可自动提示申请者。系统提示在库房的病历可在病案示踪系统的病案借阅功能中进行登记保存并提示申请者前来提取病历。超期未归还的病历资料系统可通知工作站提示申请者及时归还。已归还的病历病案示踪系统所具有的病历归还功能能够对归还病历进行登记保存并检查病历资料的完整性。整合移动设备端的病案示踪系统还可以通过移动设备端对医保中心、医务科、护理部、感染科等大批量检查进行借阅出入库登记处理。借阅出库及入库操作时，通过扫描条形码，可实现对病案资料的识别与出库、入库状态的改变。在病案示踪系统中可生成统计报表，明确借阅病案资料的科室、用途、是否超期等详细信息，有助于提高病案室工作人员与临床科室之间的沟通效率，提高病案回收管理的整体水平[9-12]。将病案示踪系统与移动设备端的短信平台相对接，病案室工作人员可将临床科室未如期归还的病案数量以短信形式自动发送至科室病案质控员，更好发挥病案示踪系统的提醒、预警功能[13]。

病案管理是医院科学管理的重要环节，在大数据和互联网的支持下，病案示踪系统获得了更广泛的应用。通过病案示踪系统在移动设备端中的应用，将示踪系统的效能放大，病案使用效率得以提升。整合病案示踪系统与移动设备端，实现实时监控病案，符合当前病案信息化建设的要求与标准。本次研究结果提示推广病案示踪系统在移动端的应用后，病案示踪系统所能反馈的追踪项目较传统失踪平台所登记的追踪项目更加详细丰富；病案示踪系统质控登记在移动端的使用让质控效率得以提升；移动端签收模块在后台导出的签收病案数据统计反馈，能够给病案质控部门提供考核基础数据；病案示踪系统质控登记在移动端的使用比重逐年增加，说明在质控功能上移动端的使用率日趋增加。总之，病案示踪系统在移动设备端中的应用，突破了操作区域的局限性，对于提升病案工作效率有着极为重要的意义。在今后的工作实践中，相信病案管理人员能充分意识到整合移动设备端为病案示踪系统带来的巨大转变，大力推广病案示踪系统在移动设备端的应用，基于适应移动设备端重点推进病案示踪系统的标准化建设、系统模块设计、模块功能开发利用等，让移动设备端在病案管理工作中发挥出更为显著的作用。

综上所述，在医院病案示踪系统应用中，需要通过电子设备终端应用，转变传统病案管理质量，并且可以在终端管理系统应用中，提高病案终端管理质量。所以需要在医院病案管理工作开展中将病案示踪管理系统应用功能调整，完善相关功能开发，以此为医院病案管理工作的顺利实施提供帮助。