基于大数据背景的人事档案电子化管理研究

孙璐

摘 要：近年来，现代化建设飞速发展，科学技术变化日新月异，人类亟需提高工作效率以跟上时代的发展变化。这种情况下，就不得不改变传统的以纸张为承载方式的人事档案信息管理方式，跟上时代发展，建立以互联网为依托的人事档案电子化管理模式，为促进经济社会发展、满足社会活动需求提供基础和保障。本文针对人事档案电子化管理进行简要分析，并提出一些合理化建议。

关键词：大数据背景;人事档案;电子化管理

随着经济社会和网络技术的快速发展，人事档案管理发生了翻天覆地的变化，传统的人事档案管理方式已越来越不适应新形势发展的需要，人事档案电子化管理凭借其优势得到不断普及。本文分析了当前人事档案管理的工作特点，并提出人事档案电子化管理措施，以促进人事档案电子化管理的健康可持续发展。

1 企业人事档案管理电子化的必要性

1）提高企业工作效率。现代企业的发展对档案管理工作提出了更高的要求，力求以较少的人力、物力、时间投入完成较多数量和较高质量的工作，人事档案电子化使档案管理从鉴定到利用都更加效率化。一方面，随着市场经济的发展以及企业的不断改革和进步，其要求处理的档案数量急剧增长，档案利用频率明显上升，所以利用现代计算机技术和网络通信技术实现档案管理的自动化和档案实体管理的简化是十分有必要的。通过完整的电子化档案管理系统从而实现包括移交、归档、鉴定、保管、利用等档案业务管理流程的自动化。在档案实体管理方面，简化了例如立卷、分类等工作，从而减少了来档案管理人员的手工劳动，提高了工作效率。另一方面，在档案的利用服务上，除特殊情况外，通过网上查询电子档案的方式，极大地提高了企业档案服务工作效率。

2）更好地发挥人事档案服务功能。档案服务是企业档案工作最重要的目标之一，更好地发挥档案服务功能意味着企业以更为便捷和恰当的手段将重要信息提供给部门或用户个人，满足其日益增长和变化的需求。首先，满足了多元化利用需求。传统环境下档案检索只能通过手工检索这一种检索角度，限制了档案利用。电子档案则是通过档案管理系统的数据处理能力对所需目录数据的输入和输出，多角度进行查询检索。其次，提高了查询效率。信息化环境下档案查询效率的提高不仅在查全率上更表现在查准率上。尤其是年代久远、大规模、综合类的查询，电子档案的利用优势更加明显。

2 人事档案管理存在的问题分析

首先，人事部门没有对档案的电子化管理给予充分的重视，很多人还没有从原始的文件式的传统惯例观念中摆脱出来，不能及时转变观念，跟上时代的发展步伐，只重视文件的管理，对于一些电子文件则采取顺其自然的态度，对电子信息没有及时收纳和整理，导致电子信息在流传过程中丢失，造成工作效率低下。同时也可能发生信息被他人盗取的现象，给工作带来巨大的危害和损失。其次，没有相关管理规范制度的制约，这样就非常容易形成信息不全、个人信息断裂，存在漏洞、不足等现象。很多人事档案管理存在材料较为简单，流于表面形式的现象，例如只收录个人的姓名、年龄、电话、学习和工作经历等信息，这样就容易存在信息价值量小，没有提供有效信息等问题。

3 人事档案电子化的管理策略

1）加大技术支持力度。现今档案管理中的数据量大幅度增长，工作人员应充分意识到信息技术的重要性。要建立完善的安全保护制度，制定漏洞检测模式，设置防火墻程序，保证各项数据安全。在档案管理中要融入更多的科学技术手段，有效消除各种安全隐患，保障档案信息安全。随着时代的发展，各种新技术层出不穷，工作人员需了解时代发展形势，努力钻研新技术，并将其应用在档案管理过程中，使档案管理有充足的技术支持，保证档案管理安全。

2）注重档案的利用服务，确保安全高效的技术和方法。档案电子化环境下我们的服务工作等于从传统走向现代，需求由共性转向个性，对档案利用服务工作更是提出了综合性、高效性、安全性的要求。为此，首先要端正服务态度，提高人员素质。档案工作者要有高度的责任感，不断去发现和解决实际工作中出现的新问题。作为新时代的档案工作者，必须用现代化科学技术武装自己，以信息技术为引领，更新知识结构，增强服务意识，提高管理水平。其次要熟悉档案，了解需求，变被动为主动。档案利用服务工作表面上看是被动性的工作，但如果能够做到既对企业档案熟悉又能了解客观需要，知己知彼，就能解决实际问题，化被动为主动。最后要正确处理档案利用服务和保密的关系。档案的开放利用和保密原本就是一种自相矛盾的状态，所以如何做到该开放服务的开放，该保密的保密，开放的同时做好保密工作才是重点。专门的档案管理人员要严格遵守规定，在纸质档案严格执行可借阅档案的审核登记制度，利用好电子档案的加密和防火防盗技术。

3）完善档案管理体系。事业单位人事档案管理应该形成全新的体系，注重管理中的细节、重点与难点，各项档案管理工作形成统一的制度，高效的运用技术手段，实现管理工作科学化。在新的时代环境下，如依旧运用传统的归档手段，就不能体现大数据的优点。工作人员应借鉴发达地区的归档经验，参照本地的实际发展情况，形成具有地方特色的归档方案。另外，第三方机构可对相关的归档标准开展调研，了解每种归档方式的优势与不足之处，进行合理的反馈，确保归档的科学性。大数据时代下，各项档案管理措施需顺应时代的发展趋势，形成高效的工作机制。

4）重视人事档案电子化管理。单位内部需要存储大量的人事档案资料，工作量相对较大，如能通过便捷的方式来完成档案资源的收集、整理及搜索，对于促进单位健康有序发展具有重要意义。因此，必须重视实现人事档案电子化管理工作，单位领导要转变传统的思维理念，树立人事档案管理的电子化理念，并确保这个理念渗透到档案管理工作人员中。档案管理是一个看似简单实际复杂的过程，要求档案管理人员耐心梳理资料内容，并将其录入到系统当中，以形成电子档案。而在此过程中，由于数据信息较多，就很容易出现错误，如果在发现问题后再核对纸质资料，必然需要更多的时间，难以实现档案管理效率的提升。因此，应当提高档案管理人员的电子化管理认知，增强工作责任心，严格按照档案管理标准进行工作，确保人事档案完整无误地实现电子录入，为后续的档案资源利用奠定基础。

4 结语

科技日新月异，人事档案的电子化已成为社会发展的必然趋势。人事档案电子化管理也是一项庞大而复杂的系统工程，不仅要有一支高素质的人事档案管理者队伍，还需要各级领导的高度重视、广大干部职工的鼎力支持及相关部门的密切配合。相信人事档案电子化建设一定会与时俱进，顺应新时代发展，更好地为人事工作及经济社会发展服务。人事档案管理是随着科学技术不断发展创新的，与科学技术联系密切，不可分割。在发展过程中会不可避免地遇到一些问题，例如制度上的阻碍、实施中的困难等，但不能阻止其不断向前发展推进。人事档案电子化管理模式以其自身具有的独特优势在不断地向前发展推进，这是人事档案发展过程中的总趋势。我们要跟上时代潮流，紧随其发展变化，与时俱进，充分挖掘人事档案的价值，为工作和社会活动提供更高水准的服务。

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