浅谈大数据背景下学校档案管理工作的有效开展

摘 要：档案管理工作是学校行政管理工作中的重要内容，其不仅负责对学校档案的收集与整理，还要负责对学校档案的存储、调用、借阅等多项工作内容。在当前大数据背景下，学校档案管理工作的模式及方法均发生较大转变，这些变化不仅极大地降低了学校档案管理的成本，而且极大地提高了学校档案管理的效率。本文即是针对大数据背景下学校档案管理工作的有效开展进行论述，供大家参考。

关键词：大数据背景;学校;档案管理;开展

1 引言

随着互联网大数据时代的到来，学校档案管理工作的模式发生了很大的改变，其不再设置专门的档案管理室，而是将学生的档案、老师的档案以及自学校创办以来的所有档案信息全部录入到信息化档案管理系统平台之中，不仅可以不受时间、地点的限制而随意调阅，而且省去了大量的档案储备空间，减少了对学校空间资源的浪费。其次，大数据背景下学校档案管理工作的开展更加高效化，其不再需要投入大量的人力与物力，而是仅通过信息化档案管理系统的操作，即可完成对学校档案信息的收集、整理、分类、存储、调用、销毁、借阅、安全保护等各项工作操作。伴随着学校档案管理工作模式的转化，其还需要从改善档案管理制度、改进档案管理技术设备、加强档案安全管理、重视档案管理人才的培养等多个角度加以改进，以提高大数据背景下学校档案管理工作的水平和能力。

2 大数据背景下学校档案管理模式的变化

大数据背景下，学校档案管理模式的变化主要体现在以下三个方面：

1）存储方式的变化。在传统的档案管理工作中，学校档案管理信息多存储于专门的档案管理室之内，而随着互联网大数据的发展，学校的档案管理信息由纸质媒介转化为电子媒介，其存储的空间及方式均发生了一定的改变，即将学校的档案管理信息全部存储于专门的学校档案管理库内，而且不再受到地域空间等因素的影响限制，极大地拓展了学校档案管理的存储空间范围。

2）档案管理方式的变化。由于传统的档案信息存储于专门的档案管理室内，所以档案的收集、储存、分类、调用、借阅等工作的开展均需在档案管理室进行，否则难以与档案信息形成直接性的接触，也就难以对学校档案信息进行管理[1]。大数据背景下的学校档案管理方式则不然，其存储于网络虚拟空间，不受空间地域的限制，而且直接可以通过网络渠道实现对档案信息的整理与借阅，为档案管理人员以及借阅人员均提供了极大的方便。

3）使用方式的变化。传统的学校档案借阅需要借阅者在规定的时间内来到学校档案管理室进行借阅，并且需要按照规定填写相应的档案借阅信息，比如借阅时间、借阅内容、借阅人、预计归还时间等，然而大数据背景下的档案管理不再需要借阅者亲临档案管理室现场，借阅者只需要通过网络途径注册登录信息，然后按照一定的电脑流程操作即可得到档案资料的电子版信息，进而直接通过网络在线查阅档案信息，借阅效率大幅提高。

3 大数据背景下学校档案管理的方法

3.1 改善档案管理制度

由于传统的档案管理模式与大数据背景下的档案管理的模式并不相同，所以对档案管理的制度需要加以改善，以与大数据背景下的档案管理模式相协调，更好地发挥学校档案管理制度的约束性作用。具体而言，大数据背景下对档案管理制度需要从以下三个方面加以改善，一是关于学校档案资料的收集、整理、分类等方面管理制度的改善，其主要是为工作人员的日常行为操作提供指导，同时也是为了保障学校档案信息管理工作的科学化、标准化和规范化[2];二是关于学校档案借阅制度的改善，这主要是为了规范与方便借阅者的查档操作以及档案管理工作的规范记录与开展，从而让档案借阅有规可依，让档案管理有迹可循;三是档案安全管理制度的改善，其主要包括档案保密制度的改善以及档案资料信息化安全保护管理制度的改善两方面内容，只有从学校内部以及外部双向做好档案保密管理工作，大数据背景下的档案管理保障性作用才能得到最大程度的发挥。

3.2 改进档案管理技术设备

大数据背景下档案管理工作的开展以信息化技术设备为前提，否则便是“无米之炊”，学校的档案管理工作更是无从开展。因此，大数据背景下档案管理工作的开展需要从其内部加快数字设备与技术的改进，以为学校档案管理工作的有效开展提供技术支撑。具体而言，学校档案管理技术设备主要包括硬件设备和软件设备两方面内容，硬件设备主要指计算机，其是学校档案管理工作人员开展档案管理工作的“骨骼”，软件设备则是计算机技术、多媒体技术、软件技术、智能技术以及档案管理系统等多方面内容，其是用于实现学校档案管理工作的“血肉”，硬件设备与软件设备的有效结合方才构成大数据背景下学校档案管理工作有效开展的完整体系。其次，学校档案管理技术设备的改进并不是一次性的，其是根据自身的需求以及外界档案管理技术的发展而时时更新，唯此才能不断跟上时代的发展，也才能更好地发挥出大数据背景下档案管理工作的优势。

3.3 加强档案安全管理

安全管理始终是学校档案管理工作的重中之重，无论是传统的档案管理还是大数据背景下的档案管理，其均需将学校档案安全管理放在首位，否则档案管理工作将失去其原有的意义。因此，学校必须做好档案信息的安全性管理。具体而言，大数据背景下学校档案安全管理工作主要包括两方面内容，一是树立档案管理工作人员的安全管理意识，因为学校档案管理工作人员只有从内心树立起强烈的档案管理信息安全意识，其才能够保证自身在日常的工作中时刻注意培养和提高自己、规范和约束自己，进而也才能够真正地做好档案管理安全管理工作;二是做好档案安全管理技术保护工作，因为大数据背景下的档案安全管理主要是技术管理，因此事业单位应当从技术角度出发，不仅做好对各类档案资料信息的加密工作，还要建好防护墙，避免外界病毒的入侵[3]。

3.4 重视档案管理人才培養

正所谓：人才是引领发展的第一动力，所以档案管理工作的开展必须重视对人才的培养。首先，学校档案管理单位应当积极开展档案管理知识培训工作，帮助档案管理工作人员提升自身的专业知识水平。具体培训的内容以及培训的形式可以多元化，但是需要保证培训内容的专业性、丰富性、深度性、价值性和实用性。其次，人才的培养既要具有统一性，又要具有针对性。所谓统一性，即是指培训工作需要面向所有档案管理员工，而不仅仅是几个或者一部分工作人员;针对性则是对于学习能力强而且愿意承担更大责任的工作人员，领导层要重点培养，使其掌握更精深的档案管理知识和信息化技术知识，以使其能够承担起档案管理工作的开展重任。

4 结语

总而言之，大数据背景下学校档案管理工作的有效开展不是一蹴而就的，其是对传统档案管理模式的变革，需要从档案储存方式、档案管理方式、档案使用方式等多方面做出改变，并且还要对学校档案管理的制度、技术设备、安全管理以及人才培养等多个方面加以改进，唯此，大数据背景下学校档案管理工作才能得到又好又快的发展。

参考文献

[1]张颀，马晓芳.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代营销（信息版），2019（12）：163.

[2]李育.大数据背景下高校档案管理工作的对策[J].中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2019（11）：91-92.

[3]贾秀平.大数据时代背景下的档案管理工作研究[J].山西档案，2019（03）：52-53.

作者简介

刘玉华（1972-），女，汉，档案馆员。