大数据背景下高校档案精益化管理

米荃

（伊犁师范大学档案科，新疆伊宁835000）

近年来，大数据、云计算、互联网、物联网等现代信息技术的突飞猛进，促进了社会各行各业的快速发展。尤其是人类进入大数据时代以来，大数据技术强悍的数据信息采集功能、处理功能引发学术领域高度重视和一致认可。在这样的宏观背景下，高等院校为实现对庞大数据信息的高质量、高效率处理，有效提升数据内在价值和整体目的，就必须充分结合时代背景，提高对大数据信息技术的应用水准和重视程度，建立一个全方位、多角度、高要求、系统化、精密化的高等院校档案管理全新模式，为高校档案管理工作的未来发展和有效应用奠定基础。

一、高等院校档案管理精益化

精益化管理理念产生于上世纪30年代美国机动车制造行业，在应用精益化管理模式的过程中展现出极为优越的管理效果，为美国机动车制造业的发展提供有利条件。随着精益化管理理念的发展，其不再局限于汽车制造行业，而是逐渐渗透于社会其他领域，充分发挥其优势，推动其他领域管理工作的前行。精益化管理将市场实际需求、市场虚拟需求为前提，制定可行性战略，帮助企业在进行生产、制造以及一切与经营相关的活动时，展现出相对更高的水平、质量和效率，更加大了相关工作的单位价值。[1]将精益化管理全程贯穿于高等院校档案管理工作中，其根本目的在于减少档案管理过程中产生的一系列成本开销和资源消耗，利用先进的管理工艺、管理流程，不断优化和提高管理质量与管理效率，促使管理环节变得更加简单明了和快捷，为高等院校档案工作未来发展以及高校自身的前行提供有力条件、打下坚实基础。

二、大数据在高等院校档案管理工作中的运用意义

（一）提升数据资源的使用效率和应用质量

在大数据时代的宏观背景之下，社会各行各业的运行均离不开海量信息资源的支持，同时也会随之产生大量的数据信息。将云计算、云服务器储存技术等应用到高等院校档案管理工作期间，可以从招收新生开始，采集更加完善的全方位的电子数据，其中包括党建、教育教学、科学研究等等，大幅度减少传统纸质档案浪费资源的现象，降低相关工作处理的时间。与此同时，应用大数据、计算机进行档案上传、调取，对各种各样信息数据资源实施分类化、精准化管理，还能够有效提升数据资源的使用水平和使用效率。不仅实现了高等院校档案管理的可持续发展，更与档案管理工作本身的信息处理复杂、难度大等特点高度契合。

（二）为数据信息的客观性、真实性提供保障

现阶段，我国大量高等院校为提升人才培养质量，积极展开各种形式的教师招聘、产教融合、校企合作以及各个高校之间的学术交流活动。使现代学校档案与传统档案产生明显区别，融入更多前所未有的新信息、新数据。这些新数据、新信息尤为重要，至关高校未来发展。现代档案管理对信息数据准确性的保障要求变得更高，在进行档案管理的过程中相关工作人员必须确保档案内容的真实性、准确性和客观性。将大数据信息处理、信息分析、信息采集技术应用到高等院校档案管理工作中，可以有效实现各种类信息的有效分类，使不同数据建立起紧密联系，同时确保数据的准确性与真实性，将事物本身的属性以更加多元的角度，全方位、立体化地呈现给相关人员。

（三）大幅度提升各种信息数据的处理效率

大数据具有信息处理速度快、可接受信息规模巨大等一系列优势与特点，高等院校档案管理工作在开展的过程中需要切实认识到大数据技术的各种优势，并将这些优势尽可能地开发与利用，发挥大数据的实际价值。例如，高校可以利用大数据现代信息技术建立业务交流、科学研究等方面的多元化数据中心，每一个数据中心在互联网、云计算等其他信息技术的支撑下，达到彼此之间的互通互联局面。不但能够有效提升信息资源的开发程度，促进我国高校的整体性发展，更能提升档案的管理效率。[2]

三、精益化管理模式应用于高等院校档案管理中的策略

（一）档案资源的高度共享

数据资源的高水平共享能够进一步提升数据信息的利用率，将高等院校档案资源的作用、意义以及价值最大化地发挥到现实工作中，所以实现档案资源的共享，提升档案资源的开放性程度是精益化管理工作落实的关键和主要途径。鉴于此，高等院校档案管理人员在进行相关工作期间，需要以整体的视角为出发点，建立大局意识，建立更加完善和科学的档案管理信息中心。并将其作为提升档案管理质量的基础，对相关事务进行全程化的统筹，全方位整合归纳高校发展进程中所涉及到的一切有用资源，包括档案数字资源、基础资源等等。具体而言，首先高校需要对学校内部各个专业、各个院系的基础性资源进行整合，详细规划各种类信息资源，如教学资源、学生基本信息资源、教师基本信息资源、校企合作资源、科学研究资源等等。在开展上述工作期间，需要注意相关措施的有效性，防止重复性建设事件的发生。[3]其次，对各种类档案数据进行整合归纳。要强化大数据技术的使用水平和重视程度，深层次、多角度分析处理各种类的档案数据，合理有效整合归纳准提数据、分散性信息等等，为数据中心资源共享目的的实现提供保障，实现原始数据、元数据以及专题数据等等的开放性共享。除此之外，在对馆藏档案进行整理时，需要将与之相关的影音资源、图片资源统一转化为数据信息的形式，继而提升信息后续调取、使用的便捷度。最后，优化、完善档案管理内部制度，统一档案管理相关标准。为实现档案管理工作精益化演变，档案管理人员需要充分明确自身以及相关业务的重要性，使档案管理工作覆盖范围更加广阔和多元，积极利用档案管理人事部门、科技部门以及图书馆部门的功能，提升整体工作的运行效率和效果。构建统一化、科学化、系统化的规章制度和标准，使档案管理工作变得更加有章可循。最终，以大数据技术为出发点，从信息资源的整合、建立信息资源共享中心、数据资源格式的统一以及规章制度多个维度实现档案信息高度共享，为精益化管理提供有力保障。

（二）多方合作的档案管理

一方面，高等院校档案管理部门需要积极建立和第三方数据服务机构的合作关系，提升彼此之间的合作力度与合作深度。充分发挥数据服务机构大数据人才、先进技术等多项优势，提高档案数字资源中心的建设水平。另一方面，与档案产生者、数据产生者建立良好合作关系，要求高等院校内部人员，包括教师、学生、校领导在内的一切人员，下载档案管理APP。档案管理部门通过APP在既定人员手机中的后台监控功能，对其进行更加全面的信息采集，提升档案的全面性和精准性，降低传统档案信息收集带来的较高成本。另一方面，转变传统被动式服务观念思想，强化对数据分析处理的重视度，站在档案使用者的角度积极思考，对档案使用途径进行精准预估，继而将其作为后续服务工作开展的标准和条件，有效提升该档案管理效率。

（三）档案数据信息的自动收集

在现代大数据技术广泛应用于社会各个领域的背景下，高等院校档案管理工作逐渐提升对大数据技术的使用频率和范围，大幅度促进了档案管理信息收集、推动服务的针对性效果，自动化、智能化逐渐成为信息收集的全新优势。在上述内容实际进行的过程中，能够从服务效率、服务质量等多个层面，提升数字资源、数据信息应用价值，对精益化档案管理水平的完善具有极高的意义和价值。

第一，信息自动采集方面。近年来，我国大量高等院校，不断在教学管理、科研管理、行政管理等多个领域融入大数据技术、电子信息技术，自动化、智能化校园建设呈现出前所未有的速度和力度。在这一过程中，逐渐形成信息种类丰富、信息规模庞大的资源特点。虽然，上述局面能够为各项工作水平的提升提供坚实的数据保障，但是也带来了一定的数据冗余问题，唯有进一步发挥大数据采集优势，才可以更高水平提升信息的价值，将无用信息有效屏蔽，改善信息冗余现象。[4]在将大数据技术应用于档案管理期间，档案管理部门需要立足于科学发展观，提升网络动态信息监控水平，加大数据捕捉技术使用效率，实现智能化、自动化的档案归纳和保存，以及垃圾信息的自动屏蔽。

第二，信息的实时性推送。高校档案管理工作应用大数据技术，实现精益化管理的过程中，需要对实时性信息的动态监督、动态管理和实时性把控加以重视，提升数据统计和分析的水平，对用户进行实时性、针对性推送服务。继而，不断推动精益化档案管理发展。

随着大数据时代的到来，高等院校档案管理工作进入全新发展空间。将大数据技术应用于实际档案管理工作中，提升数据信息共享性、建立多方合作关系、提升数据采集功能，是确保实现精益化管理的有效方式。