基于“互联网+”的银行费用报销探析

于延敏

摘要：费用报销是财务基础性工作，是费用管理和控制的重要组成部分。做好费用报销，不仅能有效地提升财务部门的工作管理水平，而且通过完善报销制度、改进报销流程，可以达到加强内部控制、降低费用支出，提高企业整体经济效益的目的。银行改革的深化与国际金融竞争的日益激烈，银行要在竞争中取得优勢，必须优化资源配置，因银行资金成本相对固定，费用金额普遍较大，按照工农中建四大行披露的年报，其业务及管理费每年均在千亿以上，做好费用控制尤其重要。同时，银行也因其资金及人员、技术优势，具备更有利的条件使用“互联网+”时代出现的新技术新方式，利用内部审批与费用支出集中的方式改变了传统费用支出的方式，提升工作效率。文章对银行传统费用报销方式中存在的问题进行了分析，探讨在“互联网+”背景下采用客户端方式完成费用审批、控制及报销，打通预算流、审批流、资金流、信息流，形成一站式的全流程闭环费用管理模式，扩大信息化范围，提升内部管理，改进费用控制方式，实现财务会计由核算会计向管理会计的迈进，以提高工作效率，提升管理水平。

关键词：“互联网+”;银行费用;费用报销;内部控制

一、“互联网+”背景下银行费用报销的相关理论

（一）“互联网+”的概念

“互联网+”是创新2.0下互联网发展的新业态，是知识社会创新2.0推动下的互联网形态演进及其催生的经济社会发展新形态。“互联网+”促进经济形态不断地发生演变，从而激发经济实体新的生命力，为改革、创新、发展提供广阔的网络平台。通俗的说，“互联网+”就是“互联网+各个传统行业”，但这并不是简单的两者相加，而是利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态。“互联网+”代表一种新的社会形态，即充分发挥互联网在社会资源配置中的优化和集成作用，将互联网的创新成果深度融合于经济、社会各个领域之中，提升全社会的创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和实现工具的经济发展新形态。

（二）银行费用报销的概念

银行的费用报销指其在业务经营与管理工作中发生的各项支出的报销。随着银行业务的发展，员工规模的扩大，费用总量增多，金额较大，按照工农中建四大行披露的年报，其业务及管理费每年均在千亿以上，去除人员费用支出外也在百亿以上。

（三）“互联网+”背景下改进银行费用报销的必要性

银行改革的深化与国际金融竞争的日益激烈，银行要在竞争中取得优势，必须优化费用资源配置，提高费用使用效率。精细化管理要求增加，费用管理工作量不断增加，通过当前突飞猛进的互联网信息技术打通预算流、审批流、资金流、信息流，对传统报销方式进行改进，形成一站式的全流程闭环费用管理，将有力地推动银行管理模式和管理方法的提升。基于“互联网+”的费用报销，不仅能有效地提升财务管理水平，而且可以通过完善报销制度、梳理报销流程，加强内部控制、降低银行管理费用，提高银行经济效益的目的。

二、银行费用报销中存在的主要问题

由于之前技术所限，传统的银行费用报销以手工填制纸质材料、线下流转审批和审核记账，之后将报销信息发送至信息使用方，有以下问题。

（一）费用报销方式落后，银行工作效率无法保证

1. 线下审批和审核，工作时间被动

在银行费用报销过程中， 报销人员将纸质材料交由部门领导签字审批后，到费用报销部门排队，等候财务人员对报销票据进行审核处理。对于报销人员而言，签字审批及排队等候时间不确定，遇到个别情况下主管领导出差或参加会议时间较长，无法报销，垫款时间较长，单据保存压力较大，如不慎丢失则需承担经济损失;不在同一地点办公的报销人员还需要两地奔波，工作时间被浪费。对于财务人员而言，则要在报销人员等待的期间内完成审核，工作时间被动，压力较大，容易出现急躁情绪和失误。

2. 资金支付程序繁琐，容易出错

报销资金由出纳先通过网上银行录入付款信息或打印支票和填制汇款单后再由审核人员在网上银行审核付款或在支票及汇款单上盖章，账户核对工作量大，且付款信息易出错导致不能及时付款。

3. 财务软件的功能过于基本化，处理效率低下

财务人员需逐个手工录入摘要、会计科目、部门及金额等信息，逐笔进行账务处理，然后由审核人员审核通过，程序复杂，效率低。会计核算与预算、支付、资产相互独立，无法关联，传输过程需通过人工手动处理，实时性较差，大量审核工作重复。这大大降低了银行工作效率，造成了极大的资源浪费。

（二）信息缺乏时效性、联动性及统一性，银行会计控制和管理有待提升

1. 预算控制时效性差，工作量大

预算执行情况由费用报销部门定期发送各部门。一方面，报销人员无法通过系统查询预算使用情况，只能通过与财务人员定期或不定期了解，可能出现超预算支出的情况，另一方面，财务人员在报销中需要逐笔审查费用为预算内支出，可能出现先付款再与预算核对的情况，预算得不到很好的控制，不仅增加了工作量，而且容易出现工作失误。

2. 系统孤立，数据缺乏共享

预算和立项请示在办公系统完成，集中采购和合同签订、收货及费用使用在线下由相关部门完成，合同付款进度等信息无法在系统查询、共享以便控制。部门之间也未建立有效的沟通机制，信息的交流传递不及时，在工作过程中经常会出现各部门重复工作、人力资源浪费的现象。

3. 系统内报销分别进行，不便于集中管理和考核

部分银行现有费用管理办法是统一的，但具体实施细则由分行自行制定掌握，在会计核算时科目、摘要等也由分行自行掌握，报销松紧度不同，不便于集中管理和考核。个别分行管理不规范，在检查中会发现摘要过于简单，科目使用不同等问题。

（三）银行费用信息查询不便

1. 发票处理工作量大，可追溯性差

在营改增之后，一方面增值税发票需要认证通过后方可做账，另一方面增值税申报需要的增值税发票信息需要手工处理勾对，收集相关数据，现行报销方式下，认证和申报信息都需要手工处理，工作量大，且發票信息无法关联到具体业务凭证，不仅耗费时间，且不方便查询，大大影响工作效率。

2. 财务凭证查询不便

需要从仓库调取，相当繁复。整理入库后，调取凭证需要在系统查询相关凭证单号后再到仓库调取，对于时间较长的凭证有可能在异地存放，查询更加不便。

（四）核算相对粗放，无法满足银行精细化管理需求

传统报销方式下，部分费用未核算到部门及项目，无法精确反映部门实际支出情况。随着银行精细化管理加强，费用核算需要与人员、项目挂钩，对于银行总行普遍由几个人负责上千人的费用报销现状而言，亟需一套强大的系统，支持明细信息采集、核算及传递。

三、基于“互联网+”的银行费用报销问题的解决方案

随着信息技术的发展，互联网服务突飞猛进，运用这些技术可以大大提高工作效率，保证准确性。笔者认为银行可以通过集中采购选取合适的供应商建立系统平台， 开发手机客户端，分配员工账号， 客户端集中携程、滴滴、12306等服务商，建立云平台，经由客户端完成员工出差审批、请假、机票、火车票、汽车预约及酒店预订，完成办公用品申请及购买等一系列活动，由单位集中与服务商结账，财务人员在客户端内完成审核及付款操作，并联动生成凭证，将报销信息反馈给报销人员及部门。将预算及报销标准、付款信息等嵌入系统，由系统自动审核。新的报销方式可以通过以下方式改善上述问题。

（一）通过改进费用报销方式，提高银行工作效率

1. 线上审批和审核，工作时间自由

新的处理方式中审批可以线上进行，不受时间、地点限制，即使审批人员在外地也可以对事项进行控制;通过系统填报信息，系统可自动将填报信息输出，如自动输出大写金额及进行项目合计计算等，避免了人为失误导致的字迹不便识别、大小写不一致、计算有误等低级错误的发生。

2. 系统自动付款，确保付款准确及时

单据提交审核无误后系统自动按照嵌入的付款信息进行付款，减少了工作量的同时保证付款准确无误及时处理。

3. 系统自动处理，提高处理效率

系统可以通过邮件或短信通知等方式向后续审批人进行提示，报销流程通畅，周期缩短，减少员工工作。同时报销人员提供的材料经过审核确认后，系统根据费用类别及具体项目信息自动生成记账凭证，减少人工记账的压力。

4. 产品服务统一结算，提高工作效率

“互联网+”下客户端融合住宿、机票等产品服务于一体，通过统一结算可以减少发票数量，降低报销及财务人员手工整理票据的工作量，提高工作效率。

（二）增强会计信息时效性、联动性及统一性，加强银行会计控制和管理

1. 系统提供实时信息查询，自动进行事前控制

系统支持员工随时对审批流程进展程度动态查看，即时查询报销票据情况。支持部门管理人员实时了解本部门支出情况，对费用分配进行合理性分析和分配，及时做出更加有利的经营决策。同时，通过将财务预算及报销标准等信息嵌入系统，加强对预算及采购、事项审批等环节的刚性控制。

2. 通过系统实现数据共享，提高工作价值

通过系统整合，将预算、采购、付款联接起来，实现数据共享，通过费用数据实时更新，获取数据不再受时间地点限制，各部门人员都可以对费用使用情况进行全面掌控，从而提高了费用数据的使用价值，也提高了财务工作价值。

3. 通过统一系统，加强对分行的管理

通过系统统一，实现总分行统一的报销标准和数据联接，方便总行统一对分行的要求，实时检查分行执行情况，从而加强对分行的费用报销管理。

（三）会计档案电子化，方便银行信息查询和使用

1. 系统自动审核，方便发票真伪查询

报销人将所需报销的票据扫描影像至系统，系统自动审核发票真伪。同时可以连接税务系统完成发票认证工作，并将发票信息进行提取，嵌入信息至对应凭证，统计报表并与增值税系统数据进行比对。

2. 电子化归档，方便财务凭证调取

单据作为电子信息进行归档，方便查询和管理。一方面减少了财务人员装订会计档案的工作量，另一方面报销人员可以通过系统查询自己报销或审批的相关信息，大大减少了会计档案查询的工作，并且更加便利。

（四）更细的数据颗粒度，方便银行精细化管理

分部门人员及项目核算，统计项目或部门人员相关的差旅、办公等各项支出情况，进行精细化管理。更细的数据颗粒度方便全方位统计分析数据，给经营分析做出更有利的数据支撑。财务人员可以将更多的时间和精力用于费用分析和监测、提供财务相关建议上，满足精细化管理要求，实现从核算会计向管理会计的转变。

四、基于“互联网+”的银行费用报销实施中需注意的问题

实施互联网 + 费用报销模式可以有效减少银行报销人员和财务人员不必要的计算与审核查询过程，将节约大量人力、物力和财力，大大提高工作效率和会计核算的准确性，实现指标自动控制和信息共享;同时也便于内部控制，降低管理成本，提高管理效率。但也存在一些困难和问题，为保证系统更好地发挥作用，需要做好以下工作。

（一）加强对银行报销人员的讲解和宣传，做好实施推广

新的报销方式改变了原有工作方法，需要加强操作流程的讲解和宣传，举办讲座进行培训，通过播放教学视频、发放纸质操作手册等方式改变员工观念，使其充分了解新方式的便利性，激发员工的应用热情，了解具体操作步骤，顺利实施推广使用。

（二）加强对银行财务人员培训和职业道德教育，提升综合素质

对财务人员进行综合培训，提升其对于网络报销掌握能力以及實际操作技能，实施整合和量化管理，保证财务人员和报销人员的有效沟通。同时，费用报销工作本身相对单一，简单重复，而系统实施后，由于自动处理，一旦出现运行错误，影响较大，需要财务人员更加认真负责，保持高度的注意力，及时发现错误进行纠正，提升系统改造与维护能力。

（三）采取有效的激励政策，充分发挥积极能动性

费用报销一方面对人员素质要求较高，另一方面，业务本身缺少较强的专业性和复杂性，财务人员发展空间有限，要留住人，充分发挥积极能动性，避免成为短期跳板，需要有利的激励政策。

（四）加强监督，保证系统平稳有序运行

系统实施后应由相关部门随时评测系统运行效果，不断改进工作流程，强化监督职能，对系统定期抽检，对运行中出现的问题及时通报纠正，保证系统平稳运行。

（五）做好保密措施，注意银行系统安全

银行尤其是国有银行均有相关保密要求，并对系统安全要求较高。新的费用报销方式一方面要保证系统内外网隔离，另一方面要保证费用系统与核心业务系统的独立与连结，满足各方面需求。

五、总结

本文在“互联网+”背景下分析了传统费用报销模式下存在的效率低下、控制滞后、查询不便、信息不足等问题，探索通过互联网平台将企业产品及服务需求集中在同一客户端解决并予以报销和核算的报销方式，力求打通预算流、审批流、资金流、信息流，形成一站式的全流程闭环费用管理。笔者认为基于互联网 + 的费用报销模式可以有效减少报销人员和财务人员不必要的计算与审核查询过程，节约大量人力、物力和财力，大大提高工作效率和会计核算的准确性，实现指标自动控制和信息共享;同时也便于内部控制，降低管理成本，提高管理效率，实现了从核算会计向管理会计的转变，真正使会计由简单的计量与记录行为发展成为以货币单位综合地反映和监督经济活动过程的经济管理工作，并在银行经营管理决策、提高资源配置效率等方面发挥积极作用，必将成为银行业费用报销的发展趋势，提出了基于“互联网+”的费用报销方式实施中需要注意的问题。

参考文献：

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[2]高军武，王乐，田高良.信息化背景下员工借款与报销管理优化浅析[J].财务与会计，2018（12）.

[3]常昊.引进网络财务费用报销系统的必要性[J].经营管理，2017（12）.

（作者单位：中国进出口银行）