高校智慧档案馆建设的理论研究与实践探索

张 华

（大连大学 档案馆，辽宁 大连 116622）

智慧档案馆建设是继智慧地球、智慧城市、智慧校园、智慧医疗、智慧交通……之后出现的又一个有关智慧的概念，是数字档案馆发展的高级形态，也是智慧城市的重要组成部分。关于智慧档案馆的研究最早出现在2013 年，之后国内学界关于智慧档案馆理论上的研究开始升温，多集中在华东、华中地区以及京津地区，同时业界也开始尝试建设智慧档案馆。经过几年，青岛市档案馆、张家港市档案馆等率先完成了智慧档案馆一期建设，目前正在探索进行二期建设，但有关高校智慧档案馆的成功案例还不多见。

一、地方档案馆与高校档案馆的差异

因为智慧城市是国家战略，政府的政策支持和资金的持续投入，使地方各级档案馆抓住时机加快步伐进行本馆的设施设备、馆藏资源和档案数据建设。前期市级档案馆建了档案云，那么地方档案馆不仅没有必要再投入资金和时间精力，而且因统一的云端存储保证了下一级档案馆与上级档案馆数据信息的无缝对接；而高校之前没有统一规划，都是根据各自需要购买了不同的软件，所使用的系统也都是各自为政，所以形成的电子数据大部分都成为信息孤岛，给下一步的电子归档带来了麻烦。并且因为经费有限，档案馆的基础设施比较落后，别说建设智慧档案馆，就是数字档案馆也是有钱做没钱停，或者因为经费所限，只做到目录检索，而不是全文检索，因此即使做了数字化还达不到真正意义上的数字档案馆的标准。据不完全统计，2019 年底，全国共计34 家单位的数字档案馆通过了国家数字档案馆的测试，而高校只字未提；另外，档案馆中档案、信息化专业出身的档案馆员几乎没有，也是制约高校档案馆发展的重要原因。

二、高校智慧档案馆建设内容及意义

智慧档案馆是一个综合管理与控制体系，主要通过运用云计算、物联网、大数据、互联网等现代先进技术手段，对档案资源的收集与管理，对档案信息的感知与提取，对档案内容的分析与挖掘，进行智慧处理，并将其运用到服务、管理、预测、决策中，最终实现高效智能、安全方便的档案信息服务。高校档案馆的工作职责、发展趋势、服务内容、服务对象等因素决定了高校智慧档案馆的建设内容及建设目标。随着新《档案法》对档案信息化的明确要求，建设数字档案馆并逐步实现智慧档案馆已成为必然。智慧档案馆最终将实现收、管、存、用的智慧化。全面感知、智能协同、深度融合[1]、以人为本是智慧档案馆的重要特点，将馆员从繁重的事务性工作中解脱出来，探索开发新型档案、专题档案等的收集、管理、利用，使高校档案馆的馆藏更加丰富多样；利用无线网等终端设备，实现档案服务的移动化、便捷化、个性化，探索以档案利用需求为核心，构建多元的智慧服务方式。

三、高校智慧档案馆建设的路径

高校智慧档案馆依托智慧校园的平台建设，在数字档案馆建设的基础上，结合自身现有特点，提升高校档案的智慧收集、管理和服务，通过完善智能档案馆逐渐提升到智慧档案馆的建设上来。以人为中心，由线下实体管理转到线上数据管理，从单一利用转到交互共享互联共建[2]，通过长中短期计划，构建三个发展战略。

（一）构建高校智慧档案馆发展战略

1 制定智慧档案馆发展规划

高校智慧档案馆建设应做好定位，依托智慧校园的背景，结合实际情况进行项目的科学论证，做好顶层设计，确定发展规划。我校档案馆根据现状，制订了档案馆发展的短、中、长期规划。短期规划：用两年左右的时间初步完成馆藏利用率高的教学、文书档案数字化工作，对数字化图片文件进行OCR文字识别并结合人工录入，建立可快速检索的目录和全文，达到精准、快速地档案查询，同时建设智慧档案馆必要的软、硬件环境；中期规划：用两年左右的时间把馆藏余下的声像、科研、基建等档案进行数字化及OCR 识别；同时对档案库房进行智能化建设，利用人脸识别及监控系统实现对各库房出入的权限管理与记录。利用物联网技术实现对库房温湿度、空气质量的自动调节，并对漏水进行检测，对非法侵入进行报警，将库房的各类环境监测信息进行统一平台的可视化管理；建立自助查询打印系统、开通微信平台，为利用者提供便捷的档案利用服务；长期规划：高校中教务管理系统、财务系统、OA 系统是运行较成熟的系统，同时随着科技发展，声像档案均以数字文件存在，因此与各部门协同，实现电子文件的电子档案归档变得可能。探索电子文件归档范围、规范、标准，试行档案管理双轨制，即在目前对纸质档案归档后进行数字化的同时，建设电子文件库管理系统，实行电子文件归档，逐渐成熟后分步取消纸质档案，实现单轨制的电子文件归档。最终达到利用大数据技术、云计算等技术手段实现档案的智慧收集、智慧管理和智慧利用，同时进行专题档案、新型档案等收集，加强馆藏资源建设，挖掘档案文化，满足利用者的多方需求，提升精神文化层次。

2 建立档案工作协同机制

智慧档案馆建设的协同主要分为馆内协同和馆外协同。馆内协同主要指通过物联、互联网将档案馆的人员、设备、馆库和业务等进行协同与融合，实现档案馆的智能化管理，以人为本，把人从库房解脱出来，有了更充裕的时间去提取分析数据，提高工作效率和工作层次；馆外协同指将不同系统的数据用户终端、数据库、数据交换技术平台等，一起参与智慧档案馆的构建。需要指出的是，因为学校各系统功能不相通，各系统之间均不能开放数据接口，无法进行远程操作，因此智慧档案馆必须首先统一建设的标准和规范，加强各部门的联系和沟通，协调处理相关事项才能最终实现档案信息资源的共享。

3 提升档案信息化专业水平

人才是建设智慧档案馆的基础和保证。如果想提升档案馆实力必须引进档案、信息化专业的相关人才，提升档案馆的软实力。不仅要积极参加校外的各种专业学习和培训，并且应不定期请校内信息化专家对馆员进行信息化的培训，甚至全馆有固定时间统一学习新修订或颁布的各种有关档案的法律法规，学习各地档案馆先进的理念和做法，不断提高馆员的专业能力和业务水平。

（二）构建智慧档案馆保障体系建设战略

1 智慧档案安全保障体系建设

智慧档案馆的安全保障体系要从组织保障、制度保障以及技术保障这三方面落实，结合国家有关智慧档案馆建设方面颁布的相关法律法规，构建标准化智慧档案服务系统的安全保障体系。主要包括库房安全、网络安全、系统安全、数据信息安全等。

组织保障机制：建立健全长效的安全组织领导体制和工作机制，确定智慧档案馆的发展战略及领导小组。由校长牵头，主管档案工作的副校长负责，档案馆馆长协同校办主任、学校网络与信息中心主任成立“大连大学智慧档案馆建设小组”，共同规划设计智慧档案馆的总体格局。

制度保障机制：制定完善智慧档案馆相关业务的安全流程、安全标准，如：制定《人事档案信息化保密协议》《外包工作人员保密承诺书》等。定期开展安全教育，提升信息安全保障意识，定期对档案服务系统进行风险评估。

技术保障机制：面临智慧档案馆的网络、系统及数据安全等问题，要建立信息安全技术防范体系，结合我国现行法律标准，制定智慧档案馆的安全管理技术标准规范及信息安全保障条例，构建多维度、无死角的安全技术保障机制[3]。

2 智慧档案标准规范体系建设

依据国家档案局颁发的《数字档案馆建设指南》《纸质档案数字化规范》等建立符合自己特色的智慧档案馆建设标准。如《大连大学数字档案馆建设标准》《大连大学纸质档案数字化要求》《大连大学智慧档案馆建设方案》等。

（三）构建智慧档案管理与服务一体化平台战略

高校智慧档案管理与服务一体化平台是整个智慧档案馆建设的核心，其以校园网、互联网为依托，通过云计算、大数据、人工智能等信息化技术实现档案信息的集成化、智能化、共享化、精细化管理运行和高效服务利用。其主要由智慧档案馆门户、智慧档案采集平台、智慧档案管理平台和智慧档案服务平台四个核心系统构成，其总体架构如图1：

图1 智慧档案管理与服务一体化平台

1 智慧档案馆门户

智慧档案馆门户是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的业务管理和信息发布中心，其通过松耦合，模块化方式将智慧采集平台、智慧管理平台、智慧服务平台有效集成，用户和管理人员分别进入用户端门户和管理端门户，实现基于角色的、个性化的业务申请与办理、内容传送、协作功能、搜索与标签、活动跟踪等功能。

智慧档案馆门户一方面实现了用户和管理人员的跨平台、跨区域、跨终端的可信认证登录，即依托学校智慧校园的多因子身份与访问管理平台，用户和管理人员可以在PC 端、移动端等使用多种身份凭证（如用户名密码、人脸识别、笔迹识别、短信验证码、二维码验证、CA 证书等）实现智慧档案门户登录或委托访问授权等。另一方面通过门户将所有信息智能整合并向移动端进行信息推送，同时将业务申请、业务通知、业务审批等流程嵌入移动端，实现手机随时随地办公。

2 智慧档案采集平台

智慧档案采集平台是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的重要数据来源系统，其主要通过学校私有云进行数据交互实现学校文书类、科技类、学籍类、会计类等档案大类的智能采集归档功能。按照数据类型和归档规范的不同，可将其分为以下几大类智能采集与归档子系统。

（1）文书类、科技类、招标类电子文件的智能采集与归档子系统

针对OA 系统、科研系统、招标系统产生的电子数据类型及整理归档要求，采集平台能够进行业务系统元数据的自动抓取、与档案元数据的智能匹配与填充、归档范围智能鉴定与处置、分类号自动生成与智能批量组件归档。

（2）学籍类、会计类电子文件的智能采集与归档子系统

针对教务系统、研究生系统、财务系统的数据类型及整理归档要求，采集平台能够进行业务系统元数据的智能提取、与档案元数据智能匹配与填充、版式文件的智能生成与转换、学籍信息、财务账簿等电子文件的智能编号组卷归档。

（3）声像类电子文件的智能采集与归档子系统

针对照片、音视频等电子文件的特殊性及整理归档要求，采集平台能够进行图像比对、去重、识别等智能筛选、音视频智能标注、档案元数据智能提取著录、智能编号分组归档。

3 智慧档案管理平台

智慧档案管理平台是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的数据管理中心和业务管理中心，主要是接收智慧档案采集平台的各类电子文件和电子档案数据。其主要包括：智能馆库与档案实体管理子系统、电子档案智能管理子系统。

（1）智能馆库与档案实体管理子系统

智能馆库与档案实体管理子系统主要用于对档案实体及其所处的馆库环境进行管理，其主要通过物联网技术实现对库房中档案实体信息、放置情况、出入库情况、人员出入库等进行全程精细化管理，同时对库房中温湿度、空气质量、用电负荷、设备状态等进行过程性监测与控制。

（2）电子档案智能管理子系统

电子档案智能管理子系统主要用于可信单套制电子文件与电子档案的管理，其引入电子认证服务机构提供的时间戳、加密算法等CA 认证方式，从电子文件的生成、流转、办结、归档，电子档案的形成、保存等全流程进行监控，为单套制电子档案的利用提供保障。

4 智慧档案服务平台

智慧档案服务平台是整个智慧档案馆管理与服务一体化平台的服务中心和网上办事大厅，其主要是依托平台中档案数据、业务数据、用户数据及其自助查询机、摄像头、高拍仪、物联网传感器等智能化设备为用户提供各种不同的档案服务。其主要包括智能档案信息发布子系统、智能档案业务利用子系统、档案资源馆际共享子系统。

（1）智能档案信息发布子系统

智能档案信息发布子系统主要是高校档案馆信息发布和对外宣传的门户，其通过智慧档案管理平台中的档案资源权限和密级等进行智能判断，对可进行对外公开发布的档案信息、业务信息等进行智能提取和聚合，由工作人员在PC 端或移动端审核后自动发布到相应的门户栏目中。

（2）智能档案业务利用子系统

智能档案业务利用子系统主要是高校档案馆现场或远程办理档案查借阅、成绩证书翻译、档案材料认证、毕业生档案去向查询等业务的子系统。针对现场业务办理，可通过智能触摸屏查询设备完成身份认证后实现；录取名册、成绩单、毕业生名册等的自助查询付费打印；也可通过网上预约后现场自助查询档案实体并自助归还。针对网上业务办理，可通过人脸识别等生物特征进行身份认证后远程业务申请、费用支付和可信电子档案材料的获取。

（3）档案资源馆际互联共享子系统

针对纳入国家专业目录的重要档案材料，考虑到校友的跨地域分布的实际情况，依托高校的信息化联盟，将高校档案馆服务系统进行馆际互联，实现馆际档案信息查询、校友档案业务需求推送、业务状态跟踪、查询结果反馈等功能，真正做到让数据多跑路，让用户少跑路。

因为关于智慧档案馆的建设，国家还没有出台相关的政策以及建设标准，所以各地档案馆都在摸索中进行，尤其高校建设智慧档案馆受到政策资金人才等限制，更应该迎难而上，以服务社会、服务师生为出发点，以共建共享、互联互通为引领，以智慧应用、智慧服务为核心，建设高效智能、协同共建的档案信息服务平台，成为智慧校园的重要数据基础，从而实现各类信息的有序整合和智慧利用。