新建本科院校教学档案管理建设

摘 要：在整个本科院校的所有工作部分之中，教学档案的建立及管理工作日渐受到人们越来越多的重视。教学档案管理在教学管理工作具有非常重要的作用，它能极高的促进教学管理工作的科学化的高效化。本文通过对新建本科院校教学档案管理建设进行简要的分析，以期对高校的教学工作的良性发展起到促进作用。

关键词：本科院校;教学档案管理;建设方法

教务档案是学校档案的重要组成部分，是学校档案工作的主体和核心，是学校教学工作的历史记录，是为规范学校教学管理服务的重要资源。高等学校新开办的教学档案管理工作，关系到学校教学质量的提高，关系到良好的校风、教风、学风的形成。教学档案是衡量高校教学水平和教学质量的重要依据之一，因此，重视教学档案工作，坚持以教为本，做好新设本科院校教学档案工作，具有十分重要的意义。与专科学校、新建本科院校相比，新建本科院校教学档案管理既有共性，又有特殊性。对于新建本科院校，坚持教育管理规律，寻找解决问题的对策，切实做好教学档案管理工作，是一个非常值得讨论的问题。

一、新建本科院校教学档案管理建设的必然性分析

新办本科院校教学档案管理工作，是学校管理的重要组成部分。全面、有效、合理地管理教育档案，要求教育档案在一定时期内安全合理地保存。成熟、完整是新建本科院校教学档案管理的关键。教学质量监控是新建本科院校教学档案建设的重点。本文针对新建本科院校教学档案管理存在的问题，通过对现有档案管理不规范现象进行研究和分析，提出解决对策。新办本科院校教学档案管理存在问题的原因很多，其中教师自身素质不高、技术水平不高、质量管理体系不健全、实施不规范、制度管理不到位是主要原因。新一代高校自身的诸多特点，使得新一代高校教学档案管理难以形成一定的规范，难以形成合理的管理体系，增加了管理难度。新办本科院校教学档案管理工作中，不少教师兼管档案，其自身并无很强的专业基础，此外，学校开展的一些基础性工作，导致工作稳定性较差，给教学档案管理工作增加了难度。通过以上几个方面的原因分析，可以有效地发现新建本科院校教学案例库中存在的不足之处，从而加强和防止此类问题的发生，避免今后工作中出现错误。

二、 新建本科院校教学档案目前存在的问题

（一）教师的档案管理意识淡薄

不少教师和教职员工对教学档案的重要性认识不足，参与教学档案资料的收集工作缺乏动力，认为教学档案工作与自己没有直接的关系，系部教学档案资料没有实行集中统一管理的原则，存放不规范，容易出现教学档案资料丢失现象，部分教师认为教学档案是自己花了很多心血创作出来的，如优秀教案、自编教材、教学参考资料等，怕归档后丢失或使用不便，造成教学档案中的一些教学档案分散保管。

（二）新办高校教学档案管理工作效率有待提高

新成立的本科院校拥有较为完善、先进的教学设备，实现了计算机联网，建立了教学管理系统，并实现了教学计划学籍成绩排定等功能。但是，在实际操作中，还需要完善一些管理制度。例如，学生成绩管理系统，由于它对学生缺考和补考成绩低于期末成绩的部分不予认定，而在学生成绩不及格名单中没有出现，直接影响了学籍材料处理的准确性。有的资料要反复查询，才能完成综合整理，对档案资料进行整理，增加使用者的使用成本。

（三）新办本科院校的管理人员无法有效地运用现代办公管理技术。

随著电脑技术的发展，电子文件越来越多，许多档案管理工作仍需人工操作，以纸、卷为载体收集、归档、检索。在办公室自动化程度越来越高的今天，档案管理员不能有效地运用现代办公管理技术，如计算机、复印机、3D打印机等，使得教学档案资源更难得到合理配置和充分利用，各部之间的教学档案管理互相封闭，难以相互借鉴和交流。学校资金短缺，资金分配不合理，档案数量激增等一系列矛盾，已不适应现代教育教学改革与发展的需要。

（四）档案的衔接问题

就像一所刚升本的大学存在着转型转换的过程，新创建的本科院校的教学档案也需要转型转换。具体表现在：档案管理专业与本科专业衔接紧密，本科教学档案是新建本科院校教学档案的基础，与本科教学档案有着密切的关系，如何将其应用于本科教学是当前高校教学工作中的一项重要课题。每年与每年衔接的教学文件不同于一般的文件，一般的教学文件形成于一年之内。而且教法不同，跨度也不一样，有的长达四年。教育学并非一种单一的活动，学校管理、教学等活动都是广义上“育人”活动的组成部分，是一个系统工程，各个环节相互影响，相互制约。所以收集整理这些档案，要有全局的眼光。教务管理与档案工作整合。文献学作为教学管理的延伸，在教学中要注重文献的收集、整理和利用，为提高教学质量服务。

三、加强新建本科院校系部教学档案管理的措施

（一）强化制度建设，促进教学档案管理的系统化

教育档案工作是一个系统工程。这一点对于新建本科院校而言，比其专业阶段更加突出。随着时代的发展，学校档案工作应建立一个覆盖面广、查询方便的教学档案网络化系统，实现集中统一管理，保证教学档案的统一、完整和系统。高校校园网上可根据档案的分类属性，建立档案管理网站，将学院简介、组织系统、骨干教师基本情况、教育教学信息、名师事迹、各系部工作计划总结、大事记等公共信息分类输入学校档案网站，形成网上特色档案，利用者无需进入档案室即可获取档案的基本信息。借助于计算机档案方便快捷的功能，实现档案资源共享最大化。

（二）体现创新性，运用现代先进技术手段

为促进现代技术手段的推广应用，进行教学档案管理工作。对教具进行整理，最终形成可再生的教学信息资源。有效地利用信息资源是组织成功的关键。教学信息资源的开发与利用，提高其组织的灵活性与适应性，是一个重要课题。新设高校应充分利用现代化管理手段，努力开创档案管理工作科学化、现代化的新局面，以适应当前信息化和创新发展的需要。通过计算机网络，开发各种可行的软件系统，建立网上教学档案信息采集网站，建立方便的教学档案查询系统，逐步实现教学档案内容的全文检索，提高教学档案的管理水平，充分发挥其激励作用和教学决策参考价值，更好地为学校发展服务。

（三）提高档案意识，加强系科教学档案建设

档案意识是人的综合素质、社会责任和历史责任的体现。要从教学档案管理工作的意义出发，做好全系师生的思想工作，克服对教学档案管理工作的偏见和误解，提高对教学档案重要性的认识，重视教学档案的日常积累，经常对教学档案进行检查，积极接受档案管理和业务部门的指导，坚决杜绝临时突击、被动应付等现象。因此，做好教学档案管理至关重要。在教学档案积累到一定程度以后，还应该引导大家积极利用和利用教学档案，使大家真正认识到教学档案的价值，使教学档案产生于教学，更好地为教学服务，从而形成一个教学档案积累利用的良性发展过程。各系教务档案工作人员应增强档案意识，对已处理的文件材料，不能随意丢弃，应将其整理归档，以发挥其长期使用价值;对已整理归档的材料，应及时追回，保证材料完整，对已整理归档的材料，应按管理要求分类整理。

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作者简介：

赵淑惠（1962.10）女，汉族，内蒙古河套学院，内蒙古巴彦淖尔市.

（内蒙古河套学院  内蒙古  巴彦淖尔  015000）