办公自动化系统中电子文件归档工作思考

（河北省疾病预防控制中心 河北 石家庄 050021）

2016年4月，本单位OA系统正式运行，越来越多的文件以电子形式在OA系统中形成和办理，而由此产生的大量电子文件的归宿、保存利用问题也日渐突出。本文通过对本单位办公自动化系统文件运转模式、流程等情况进行分析，试图从归档方式和途径的选择等层面入手，探讨实现OA系统中电子文件自动归档的目标。

1.办公自动化系统中电子文件运转模式

本文中电子文件是指我单位在履行法定职责或处理日常事务活动过程中，通过OA系统生成、办理、传输和存储的具有规范格式的电子数据。我单位OA系统的流程主要包括公文管理和信息管理等功能板块。所有职工在中心OA系统中均为实名制唯一帐户，从中心内网通过帐户和密码可直接登录访问，拥有电子文件处理的权限依据岗位职责来设定。由科室发起人选择流程，经过科室负责人、归口部门、相关领导审批、承办科室办理等流程对文件进行处理。所有通过OA系统流转的信息和文件的响应和处理时间自动生成，与流转时间一致，电子文件处理每个节点的办理人都可以使用单位OA系统提供的功能随时跟踪文件流转情况，操作日志会随时自动记录电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等。目前，我单位已实现了收文办理从签收、登记、传阅、承办，发文办理从拟稿、审核、签发以及信息报送、情况报告和印章审批等流程全部在OA系统内完成。文件传输也通过广域网初步实现了电子化，下行文已可以全部通过网络直接将电子文件传输到市级疾控机构，极大地提高了文件运转效率和管理水平。

2.办公自动化系统中电子文件归档模式

电子文件归档是指将具有参考和利用价值且办理完毕的电子文件管理权限提交成为电子档案的过程。不同单位的电子文件归档工作处于不同的发展阶段，无纸化办公条件成熟度高的单位，OA系统的电子文件实现了网络归档，这种模式考虑了电子文件的归档要求，通过电子公文管理系统全部信息按原貌直接在线接收归档至档案管理系统，电子公文从制发、接收、发布，经过归档模块确认归档环节，便保存在办公自动化系统的档案数据库中，被确认没有保存价值的电子文件则可以删除；大多数办公自动化刚刚起步的单位，办公自动化系统中形成并处理完毕的电子文件，仅下载后打印成纸质版本，经整理后形成档案，其实并不是真正意义上的电子档案，只是这些文件形成于网络系统环境中而已。我单位归档模式就属于后者，建立了OA系统，也建立了档案管理系统，但其实两者均是孤立的，处于相互脱节状态。OA系统仅实现了发起、审批、发布等流程，系统没有自动转存功能，签批发布后的电子公文仍保存在OA系统中，只能将电子文件拷贝到档案管理系统中，编上档号加以利用，这样的OA系统只能算是一个办文系统。

3.办公自动化系统中电子文件难以归档的原因

我单位办公自动化系统运行四年来，电子公文在形成、处理与传递流程运行方面日渐成熟，已不存在什么技术障碍，而是越来越多电子公文的归宿和保存、利用问题日渐突出。大量的电子公文归档成为公文管理工作中的一个重要环节的同时，也成为我单位公文管理工作中急需解决的问题。由于我单位办公自动化系统与档案管理系统设计者为两个不同单位，办公自动化系统开发之初侧重于文件的办理流程，没有与档案管理流程形成一个有机整体。由于系统间的不兼容，不同系统环境下生成的数据转换困难。电子公文归档流程从制作、处理、归档、建立数据库以及利用，都要依靠计算机硬件、操作系统和应用软件。单位软硬件环境往往不够完善，面临缺乏专业技术人才、技术装备和电子软件落后、电子文件归档意识等现实情况。如果在办公自动化系统与档案管理系统之间建立转换系统，或者在某个已存在的系统中增加归档功能模块，均需要资金支持。

4.办公自动化系统中电子文件归档对策

4.1 档案人员电子公文归档意识是基础，领导重视是做好这项工作的前提，要在人财物方面给予大力支持，将本单位的电子文件归档纳入工作规划、列入绩效考核，建立健全电子公文归档与管理制度、硬件安全管理制度、人才培养培训制度等。

4.2 鉴于我单位办公自动化系统已建立运行这一实际情况，制定由办公自动化系统为电子档案管理提供支撑、为其开发配置电子文件归档功能模块；或者在档案管理系统中增加归档功能模块，进行电子文件数据接收、审核检查、信息补充等功能；还可以在办公自动化系统与档案管理系统之间建立电子档案移交接收接口系统，通过电子文件归档接口，将归档电子文件进行解析与数据转换成档案管理所要求的标准文本格式后，导入到档案管理系统，实现电子公文的归档。

4.3 无论是通过增加归档功能模块、还是开发电子档案移交接收接口系统来实现电子公文的自动归档，都要从技术层面提供保障，比如信息加密技术、防火墙技术、生物识别技术等，安全地、不失真地将目录、原文和各种流转信息等转存到档案管理系统。