浅谈信息化时代背景下的高校档案管理工作

姚丽丽，邢艳娟

（盘锦职业技术学院，辽宁 盘锦 124000）

高校档案是指针对高校从事科研、教学、管理、党政等活动所形成的文件、影像等形式的记录，具有较高的收藏价值与意义。而在高校不断发展的背景下，高校档案管理工作面临新的发展机遇和挑战。随着社会的发展，高校档案管理工作其作用与价值逐渐被人们所发掘，传统档案管理工作已经不能顺应时代的发展，并无法满足高校的实际需求。因此，在信息化时代背景下，要求高校认识到信息化档案管理的重要性，明确当下高校中存在的问题，及时制定有效的解决策略并加以实施，进而为高校的可持续发展奠定良好的基础。

一、高校档案信息化管理建设的意义

（一）适应档案管理工作发展的新形势

高校作为文化教育中的主要阵地，是当下文化事业发展的主要核心，而高校自身发展历史的记载、文化知识的沉淀、转变发展理念的重要参考依据、凝聚发展共识的主要形式就是高校的档案管理工作。但是在社会不断发展的背景下，档案资源数量急剧提升，并且其档案内容也朝着多元化的方向发展，使得传统档案管理模式已经无法适应当下的实际需求。再加之电子政务的普及，高校档案管理的信息化建设已经成为一种发展的新形势。

（二）提升档案管理工作的质量与效率

高校作为创新知识的主要基地之一，聚集了大量的现代化的信息资源。而高校要想顺应时代的变迁进行可持续性的发展，需要对这些信息资源进行充分的发掘，将其功能有效发挥出来，进而提升高校的实际发展价值。基于此，需要对档案资源管理的效率与质量进行提升，以此为有效发挥出相应档案资源的实际使用价值奠定良好的基础。而当下对档案管理质量与效率的提升，务必进行合理性的管理信息化建设。

（三）节约档案管理工作成本投入

在当下高校档案管理过程中，传统纸质档案管理相较于信息化管理模式，需要消耗大量的资金投入，并且学校需要针对纸质档案的数量将存储纸质档案的存储室进行扩张。这样无疑会增大学校的成本投入，并且其管理质量与效率也无法得到有效的提高。而信息化管理模式能在一定程度上减少学校对人力、空间成本的投入，并有效提升其管理质量与效率，并起到事半功倍的效果。

二、高校档案管理在信息化建设过程中存在的问题

（一）档案管理理念相对滞后

在档案管理事业不断发展的背景下，高校档案管理工作已经开始逐步向信息化进行转变，再加上档案管理人员对管理工作的意识逐渐提升，使得档案管理工作的作用已经逐渐显现出来。但是在实际工作过程中，部分高校负责人以及管理人员自身的管理理念较为滞后，对信息化档案管理的建设没有足够的认识，在档案管理过程中仍侧重于使用传统的管理方式，没有进行有效的优化和创新，使得信息化档案管理的建设受到严重的阻碍，对信息化档案资源的利用开发没有足够的重视，进而产生严重的影响[1]。

（二）基础设施建设的投入力度不足

信息化档案管理的建设对整合、分配高校内部的信息资源有着重要的作用，并且信息化的档案管理也是将高校相应资源信息化的主要途径。但是在当下实际建设过程中，受到资金条件、时间条件等因素的制约，使得高校信息化档案管理的基础建设受到影响。如信息化基础设备的引进仍没有实质的进展，纸质档案资源没有进行有效的数字化，使得信息化档案管理的建设受到严重的制约[2]。另外，针对信息化数据库的建设也无法满足高校的实际使用需求，呈现出标准化程度较低、规模小等问题，进而对信息化档案资源的开发与使用产生严重的影响。

（三）管理人员素质较差

信息化档案管理的建设，与档案管理人员有着紧密的联系。档案管理人员自身的专业素质对高校档案信息化建设的质量与效率有着重要的影响。现阶段，在实际信息化档案管理建设过程中，部分管理人员自身的专业素质水平较差，理论知识储备较低、缺乏实际操作技术、管理理念陈旧、缺乏创新意识等，严重影响了信息化档案建设的有效性，无法满足高校对档案管理工作的实际需求，进而对高校自身的可持续发展产生严重的影响。

（四）信息化档案管理制度不完善

在当下信息化档案建设过程中，其信息化档案管理的制度机制相对不完善，使得信息化档案管理存在盲目性、无依据性。当下，部分高校信息化档案管理工作开展过程中，仍使用传统的档案管理制度，无法满足信息化档案管理的实际需求。另外，部分高校即使制定了信息化档案管理的制度，但是其制度缺少可行性，部分内容板块没有进行有效的完善，使得相关管理人员在进行实际管理工作时无据可依，对信息化档案管理的建设产生严重的影响，并且对档案管理人员自身的工作态度、工作积极性产生严重的影响，无法满足高校对档案管理的实际需求[3]。

三、高校档案信息化建设的原则

在社会发展的背景下，高校档案管理从传统管理模式转变成信息化档案管理并不是一朝一夕就能完成的，需要对当下高校档案管理中存在的问题进行深度分析，遵循信息化建设的原则，以此来进行有效建设。以下为高校档案在信息化建设过程中需要遵循的原则。

（一）切实可行原则

信息化档案在实际建设过程中，必然会受到诸多客观因素的影响而无法达到理想的建设标准。因此，在实际建设中，学校需要以自身的实际发展情况为基础，量力而行。首先，学校需要对自身的经费运营情况加以明确。高校档案管理的信息化建设无论是在软件、硬件设备、人力等方面都需要消耗大量的资金。所以，高校在实际建设过程中需要以经费情况为基础制定出可行性的建设方案，并预备出充足的资金。其次，需要注重对管理人员素质进行提升。在实际建设过程中高校需要结合实际情况对档案管理人员自身的专业素质进行提升，以此来确保信息化建设的有效开展。

（二）服务用户原则

高校档案建设的主要目的就是为高校内部的相关工作者、教师以及学生提供服务保障。所以，在实际建设过程中需要秉承着以服务用户最大化为原则，需要结合用户的实际需求，进而将信息化档案管理的实际价值进行最大化发挥。

四、高校档案信息化建设的优化策略

在信息化时代背景下，为了能让高校档案管理工作满足高校的实际使用需求，需要明确当下高校档案信息化建设过程中存在的问题，及时制定相应的策略并加以实施，进而有效促进信息化档案管理建设的效率与质量提升。以下为主要优化策略，与大家交流。

（一）提升对信息化档案管理的重视度

在当下高校档案管理过程中，要想有效加快信息化档案管理建设的速度。首先，高校的负责人以及相关管理人员需认识到信息化档案管理的重要性，明确信息化档案建设对高校自身可持续性发展的作用。然后通过有效的方式来不断推进高校档案信息化建设。以此来实现高校档案的信息化、规范化、制度化的管理与建设。其次，高校需要让学校师生明确信息化档案管理在科研、教学以及信息化交流过程中起到的不可代替的作用，然后以此为基础，为信息化档案管理的建设营造出良好的环境[4]。另外，需要重视对管理人员管理理念的转变，提高管理人员对档案管理的认识，进而端正相关管理人员自身的工作态度。

（二）健全完善信息化档案管理的制度机制

高校需要结合自身的实际发展情况，制定出健全且完善的信息化档案管理制度。相关制定者可以依据《档案法》 《电子文档管理暂行办法》等，制定出规范、健全、可行性高的制度与机制，以此来规范信息化档案的管理。针对档案的收集、整理、使用和归档需要结合实际情况制定出相应的制度，以此来提升信息化档案的实际使用价值[5]。在实际管理过程中，高校需要实施责任落实到个人的制度，以此来约束管理人员的行为，有效端正管理人员的态度。另外，学校可以结合自身实际情况，制定绩效考核机制，并且此机制需要与档案管理人员的薪资报酬挂钩，通过这种方式可以有效提升信息化档案管理的质量与效率[6]。除此之外，学校可以设置相应的奖惩机制，对在实际工作中有突出表现者给予一定的精神、物质奖励，以此来激发管理人员的工作热情，调动员工的积极性。除此之外，针对信息化档案的保存，学校需要以自身实际情况为基础，制定完善的存储制度，并结合当下信息技术中的网络安全保障体系，为档案的存储构建出良好的环境。例如针对存储信息化档案资源的数据安设防火墙，并设置云备份等，以此来对信息化档案资源的存储安全性进行确保。综上所述，可以有效规范信息化档案的管理，有效提升档案管理的质量与效率[7]。

（三）加大对基础设施的建设

信息化档案基础的建设大致可以分为两个方面，即硬件设施建设和软件设施建设。基础设施的建设也是实现高等院校档案信息化管理的基础前提。因此，学校需要重视对信息化档案管理的基础设施的建设，加大对其的资金投入，以此来有效提升信息化档案管理的质量与效率，并为高校的信息化档案建设奠定良好的基础。在实际建设过程中，学校可以从自身实际情况出发，追加资金投入，在硬件基础设施建设过程中，重视对计算机、扫描机等设备的引进；而针对软件方面的建设，学校需要对信息化管理系统、数据库等软件的建设，以此来实现对基础设施的有效建设，为信息化档案建设提供强有力的支撑[8]。

（四）注重对管理人员专业素质的提升

要想实现信息化档案管理的有效建设，学校需要增强对提升信息化档案管理人员的专业素质的重视程度，需要结合自身的实际情况，培养出具备高技能、专业化、高素质的复合型管理人才。在实际培训过程中，学校可以结合多元化的培训方式对管理人员的综合素质进行提升[9]。例如定期组织相关管理人员进行进修学习，以此来及时更新自身的管理理念；定期进行网络知识培训、计算机维护培训、档案管理系统使用培训、知识库维护培训等，以此来促进管理人员专业综合能力和素质的提升，并有效提升管理人员的实际业务水平能力。档案管理人员自身的专业素质水平对信息化档案管理的质量与效率有着重要的影响。所以，高校需要树立以人为本的理念，结合实际情况对档案管理的人事制度进行优化和改革，结合多元化的方式来促进管理人员综合能力的提升，深入优化管理团队的结构与体系，进而打造出一支具备高素质、专业化的复合型管理团队，进而为提升信息化档案管理的质量与效率奠定良好的基础[10]。

（五）发挥档案管理的育人功能

高校档案信息化管理建设过程中，需要重视对档案育人功能的发挥，以此来提升档案管理工作的实际价值，提升档案管理工作在高校管理工作中占有的地位。在实际建设过程中，高校可以将档案中具有意义与价值的发展历史，以及高校档案中师生荣誉事迹进行挑选，结合高校自身的实际情况开展相应的档案展览会、讲座以及观影活动等。或者是高校可以将记载荣誉事迹的档案进行公开，也可以制作成相应的影像资料供师生观看与学习。通过这种方式，可以充分发挥出高校档案的育人功能，进而对学生进行有效的思想政治教育，营造出良好的校园文化，进而让学生自身的综合素质得到发展。当然，无论是档案人员自身的专业素质，还是管理模式，亦或现代化设备的运用，都会对高校档案的育人功能产生影响。因此，高校需要重视对信息化管理模式的建设，并结合有效的资源充分发挥高校档案的育人功能[11]。

综上所述，高校信息化档案管理的有效建设，对提升高校档案管理质量、效率，以及促进高校的可持续发展有着重要的促进作用。因此，高校需要认识到信息化档案管理的重要性，明确当下信息化档案建设过程中存在的问题，把握住当下高校档案管理工作的主要工作特点与规律，结合高校自身的实际发展情况，及时制定相应的策略并加以实施，进而提升高校信息化档案管理建设的有效性，以便于让档案管理更好地服务于高校的管理与发展。