网络环境下高校图书馆和院系资料室的协同管理

郑芙玉

(洛阳师范学院图书馆，河南洛阳，471934)

一、研究背景

当前的网络环境对高校图书馆(以下简称图书馆)和院系资料室(以下简称资料室)的管理提出了新的要求，工作人员应及时将互联网技术融入图书馆和资料室的管理，进而提高图书馆和资料室的管理水平。但是，当前图书馆和资料室的管理存在一些问题，部分工作人员不够重视网络管理系统的建设和运用，降低了图书馆和资料室的管理水平。

资料室是图书馆建设结构中重要的一部分，承担着日常图书资源的采购、收集、分类和存储等工作。从传统角度看，资料室偏向于在所属学科范畴内提供相应的图书资源服务，具有专业化的特点，但随着不同学科间相互交叉现象的频繁出现，传统的管理方法已经难以从文献搜集速度和广度等方面满足学生和教职工的需求，这不仅会降低图书资源的有效利用率，也容易导致资料室的资金分配出现问题。而且随着互联网技术的不断发展，越来越多的高校开始运用互联网技术进行高校管理系统的构建，这为图书馆和资料室网络管理系统的建设提供了宝贵经验。因此，如何将图书馆和资料室有机联系起来，提高工作人员的工作能力，实现统一管理、集中运营、合理分工和资源共享，是亟待图书馆和资料室管理者与建设者研究和解决的问题。

二、以图书馆为中心，构建文献资源共享体系

图书馆和资料室长期处于分别管理的状态，导致文献资源的共享力度不够，学生和教职工搜集信息的途径和速度等都受到了一定限制。从长远的角度看，这种现状不利于学生学业水平和高校教育水平的持续性提高。由于资料室和图书馆的管理系统是分开的，因此学生和教职工想要查询相关资料就必须在指定的系统内进行，这样会降低资料查询的效率。针对因图书馆和资料室分别管理而出现的种种问题，高校在构建管理体系时，一方面要保证资料室的文献资料具有专业性和对口特征，另一方面也要实现统一管理，将图书馆的总管理和资料室的调度配合有机协调起来，从而尽可能地提高文献资源的共享性，减少学生和教职工耗费在检索书目上的时间和精力。[1]

图书馆和资料室可以实行联合服务，如区域联合目录自动实现。具体来说，图书馆可以成立7—8人的调查小组，针对不同资料室的管理模式和借还书制度进行调查寻访。调查主要采用询问学生实际操作感受的方式，旨在了解不同管理方式的优缺点。调查结束后，图书馆需要组织资料室的工作人员分析调查结果，并综合考虑图书馆和资料室图书的收入、验收、入藏、编目等内容，商讨出适用于不同资料室的统一管理制度。为适应不同资料室的特点，各资料室工作人员可以建立线上讨论组，以网络形式第一时间向其他工作人员传达资料室的图书变更情况，协助其他资料室做出相应调整。

图书馆和资料室还可以利用互联网云端功能建立线上数字化模拟图书馆和资料室，在帮助学生和教职工了解图书馆和资料室藏书情况的同时，让学生和教职工在线了解借还书步骤并完成借还书，打破还书地点的限制，以此促进图书馆和资料室的正常运行和有效管理。资料室的服务一般只有书籍流通和浏览两项基本功能，对其他院系的学生和教职工的意义不大。为解决因运转机制不灵而导致的资源浪费问题，图书馆和资料室可以联合校内与学习相关的学生社团进行宣传，如联合学生会的学习部在读书日发布“学生最爱的图书”征文活动，鼓励学生积极进行线上分享，促使学生前往图书馆和资料室借阅图书。此外，大部分资料室在周末和晚上是关闭的，为提醒学生和教职工按时借还图书，图书馆和资料室要充分利用网络信息传播快的优势，向学生介绍图书馆和资料室的相关规定，提高图书管理效率。

三、统筹安排图书购买经费，避免资源浪费

因为不同学科之间有所交叉，所以可能会存在不同学科需要相同书刊的现象，如高校不进行统一管理，不同院系的资料室可能同时订购相同书刊，造成资源的浪费，在经费有限的情况下不利于高校的整体发展。因此，高校在购书时应进行集中统计，明确不同院系需要的书刊数量，在保证必要书刊不会有所遗漏的同时，最大限度地避免资金浪费，提高高校经费的利用率。集中购买书刊也便于工作人员根据不同院系的反馈信息对书目进行补充和调度，加大对图书馆和资料室的管理力度。

图书馆在更新各资料室的资料时，应先安排各资料室工作人员统计所需资料，并将统计后的资料名称以及数量进行汇总。具体来讲，各个院系统计的资料除包括图书外，还应包括外文期刊和中文报刊，这样可以保证资料类型的全面性。因为部分院系所需的资料内容相同，所以在各资料室上交资料统计清单后，图书馆工作人员应对资料清单进行对比，针对一些相似度较高但不是同种分类的书刊，需要及时联系相关科目的教师，询问书刊的实用性和可替换性，在可替换性较高的情况下，采购性价比较高、内容涵盖较全的刊物，如Packagingtechnologyandsciences原版装是包装系教师必需的，而机械学院的教师也需要相似的书籍，所以购买同种类图书即可。

又如，为避免因采购人员的失误可能造成的购买资金浪费，图书馆工作人员在完成购买资料统计后，应将购买清单通过网络发送给各资料室工作人员，并要求相关人员针对清单出现问题的反馈信息对清单进行相应调整和改进。图书馆和资料室工作人员在收到购买的资料后应按照资料类型进行编号，并将相同类型的资料放在同一个书架上，这样便于资料管理，节约管理费用。此外，为了避免因学生、教职工长期借书不还导致资料室藏书减少的问题，高校需要明确借书期限，如设定为两个月，并通过网络系统明确记录学生、教职工的借书日期与还书日期。如果超过还书的规定期限，工作人员可以在一定程度上限制学生或教职工的证件使用，如禁止出入图书馆或资料室。惩罚措施可以在一定程度上减少学生和教职工借书不还的现象。如果学生或教职工存在重复性拖期的问题，图书馆和资料室的工作人员可将该学生或教职工列入黑名单。

四、加强校园网络建设，建立全校书目查询系统

在没有线上图书搜索体系的情况下，学生和教职工在特定资料室中只能找到某一区域的书刊，难以搜集到其他资料室的资料，这会降低校园书籍资源的利用率。一般来说，高校的占地面积较大，院系之间距离较远，学生和教职工移步其他资料室查找文献资料会浪费很多时间。因此，为了帮助学生和教职工有效利用图书馆和资料室的资源，高校应该利用校园网建设以图书馆为中心的线上全方位书目检索体系，确保学生和教职工能够随时随地进行资料查询。当前的书目搜索系统存在一定的管理问题，如网络的公开性和共享性可能造成校园图书资料出现不当使用的问题。因此，除加大投资力度建设网络统一查询系统外，高校还需要通过设定密码或者发放使用证等途径对图书资源使用者的身份进行核实，确保图书馆资源得到合法的使用。[2]

首先，高校图书馆工作人员可以将自动管理体系由原来的ilasli改变成interlib体系，并在保证各资料室单独运行的基础上实现总体图书馆线上书目系统的构建。在图书馆网络系统构建的过程中，工作人员应根据不同资料室系统的特点进行资料备份，避免重要资料的丢失。

其次，高校图书馆工作人员还可以召集资料室工作人员商讨并确定统一的图书分类编目规则，动员工作人员和技术人员建立公共查询系统以及具有规范性的电子类书籍目录，确保学生和教职工可以通过校园网进入图书馆和资料室官网，并在搜索栏中找到需要书目的特定位置。

最后，为了防止图书馆和资料室资源受到恶意破坏，高校应加强管理，及时为学生和教职工发放学生证、职工证等，要求学生或者教职工进入图书馆和资料室进行借还书活动时进行身份核实，减少书籍资源的浪费。

此外，高校图书馆工作人员应意识到学生的力量，及时号召学生积极参加志愿活动或勤工助学，发挥学生在学校图书馆或资料室管理中的作用。例如，让学生志愿者负责审查进入图书馆或资料室的人员身份，及时阻止借他人的证件进入的行为。上述措施的落实可以显著提高图书馆和资料室的管理水平，从而促进现代网络环境下图书馆和资料室作用的发挥。

五、提高工作人员专业水平，规范文献采集管理

图书馆和资料室的管理工作相对来说比较烦琐，从书刊的采集、订购到验收、分类、编目、排架等都需要按照一定的规范进行。同时，图书的数量和类别也给图书馆和资料室的管理增加了不少难度。传统的管理模式在规范化、科学化等方面远不能满足学生获取知识的需求。因此，高校应采用集成管理系统，通过云端运算功能有效减少人力消耗，最大限度地提高图书馆和资料室管理工作的准确性。但是，这种集成管理系统对工作人员的专业素养要求相对较高，不仅需要工作人员具备一定的工作素养，而且要求他们根据实际情况灵活处理网络突发问题。然而，图书馆和资料室的工作人员并没有接受过严格的职业培训。因此，文献采集规范性除对学校校园网建设提出要求外，对工作人员的工作能力也提出了较高要求。

首先，高校应组织图书馆和资料室工作人员定期开展“高校图书馆和院系资料室管理现状”“现代网络环境对高校图书馆和院系资料室管理的影响”等主题会议，并且按照会议精神以月为周期定期组织图书馆和资料室工作人员进行培训，确保工作人员对网络系统有一定程度的了解和掌握。

其次，网络技术人员应为学校图书馆和资料室工作人员讲解管理系统的基础操作知识，并总结出日常工作过程中容易出现的问题和对应的解决方法，以此提高图书馆和资料室工作人员运用网络系统的水平。为了充分调动图书馆和资料室工作人员的积极性，高校应完善考核制度，注重对图书馆和资料室工作人员的日常考核，不仅考核他们的出勤情况和工作态度，还考核他们运用管理系统的水平。

最后，高校应将考核与培训结合起来，即以月为周期对图书馆和资料室工作人员进行定期考核。如果个别图书馆和资料室工作人员的业务水准和网络知识不能很好地融合现代图书馆的管理体系，则需要针对他们进行集中培训，必要的情况下可以对他们的工作进行调整。

此外，网络环境下，图书馆和资料室工作人员需要加强日常管理，如以两个星期为期限对学生和教职工的借书情况以及线上浏览时间等数据进行汇总，并根据汇总情况分析相应的工作模块。如果图书馆和资料室工作人员在管理过程中发现现有的网络管理系统不符合学生的实际需求，应及时进行网络的整改以及工作方向的调整。[3]例如，网络管理系统如何解决学生在登录线上图书馆系统时忘记密码或者学生忘记携带学生证导致无法进入图书馆借书等问题。

图书馆和资料室承担着提供文献资料的重要角色，如果管理不当，可能导致内部资料混乱，进而导致学生在检索相关书目时出现困难。高校通常包括多个院系，不同院系的专业方向虽然存在差异，但难免有学科交叉之处。因此，高校需要充分发挥互联网的作用，实现图书馆和资料室的数字化管理，在有效避免资源浪费的同时，帮助学生和教职工打破院系的限制，提高文献的检索速度和利用率，促进学生学业和教职工专业的发展。