高校人事档案管理数字化实现的价值逻辑、条件与机制

陈媛华

(西华师范大学 人事处,四川 南充 637009)

高校人事档案管理的效果和质量，事关高校的可持续发展。高校人事档案管理要想实现高的管理效率，数字化建设势在必行。《高等学校档案管理办法》第三十八条要求：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”高校人事档案管理数字化促进了人事档案管理的高效率，给高校人事档案的规范管理创造了坚实的条件，促进了高校人事档案管理过程变得规范化和有序化。高校人事档案数字化管理实践探索高度契合了高校人事档案管理规范化的发展方向。

一、高校人事档案管理数字化实现的价值逻辑

(一)有助于充分实现信息资源共享，为高校人事行政决策提供科学依据

随着社会主义市场经济改革的日渐深入，高校人才资源的流动呈现出日渐增长的发展趋势，对高校人事档案数据资源的动态化需求越来越强烈，高校人事档案数字化管理方式顺势而生。高校人事档案数字化管理方式将一些并非涉及高校人员个人隐私的一些基本情况以数字化的信息呈现出来，有利于为高校人事行政部门的科学决策提供可靠依据。“只有实现档案数字化才能帮助领导在当今信息瞬息万变环境中，从纷繁的信息中，通过综合、整理、比较、分析有价值的信息，准确及时作出科学的决策，节省时间，提高决策效率和经济效益。”[1]与此同时，在高校人事档案数字化管理实践中，将部分人事档案信息进行适度公开并实现网络共享服务，有利于充分保障人事档案当事人的知情权和隐私权等基本权益，从而扭转传统人事档案管理中仅仅针对组织部门开放的人事档案数据信息资源。可见，高校人事档案数字化管理有助于充分实现信息资源共享，为高校人事行政决策提供科学依据，并充分保障人事档案当事人的知情权和隐私权等基本权益。

(二)有助于提高高校人事档案的管理效率和服务质量，更为便捷地服务于高校人事档案管理事业的发展

“人事档案管理改革必须改变原来的政治控制和身份依附功能，突出信息记录、信用凭证功能，在充分发挥市场配置人才资源的基础性作用的前提下，更有效地为利用人才资源和人事人才工作服务，推进人事公共服务体系建设。”[2]在高校人事档案管理实践中，数字化管理方式的引入给高校人事档案管理效率和服务质量提升带来了新的契机，主要表现为：一方面，数字化管理方式的引入，突破了传统的纸质档案管理为主的人工管理技术的弊端，引发了高校人事档案管理方式的变革。现代信息技术的采用，使得数字化管理方式不再局限于传统的文本纸质管理方式，实现了档案数据信息来源和方式的多样化，通过网络资源共享的方式将静态的文本信息转化为动态的数据资源，有助于提高人事档案管理的效率。另一方面，数字化管理方式的引入，实现了档案数据的数字化呈现方式，并将一些并非涉及高校人事人员个人隐私的基础信息进行适度共享，有助于提升高校人事档案的服务质量。高校人事档案数字化管理实践，以数字呈现的方式将一些基础信息进行适度共享和网络发布，便于高校人事档案管理人员查询和调整人事档案数据信息，同时，人事档案数据信息数字化呈现方式更是为高校流动人员的档案管理提供了更为便捷的服务，电子档案、数字档案的出现可以极大地解决人事档案跨地区传输存在的突出问题，进而改善人事档案管理的服务质量。

(三)有助于全面获取相关人事信息，更为精准地服务于高校人事档案管理事业需要

“高校人事档案管理的数字化服务是顺应信息时代的必然趋势，它减轻了档案管理人员的工作压力，提高了工作效率，并且使人事档案得到了充分的利用和高度的整合。”[3]在高校人事档案数字化管理实践中，现代信息技术的运用和计算机、云存储等存储设备的更新，超越了传统纸质档案中数据收集的庞杂及其对办公室狭小空间的高度占用，使得高校人事档案的内容搜集更为全面，数据信息容量更为庞大，从而能够相对满足大数据时代来临背景下高校人事档案管理创新的发展需要，从而服务于高校人事档案管理事业的发展。同时，高校人事档案管理信息呈现方式日益多样，信息搜集也逐渐全面，通过持续的数据库建设和发展，高校人事档案管理将有可靠的数据库资源支撑和信息技术服务平台，从而可以更为精准地服务于高校人事档案管理事业发展的需要。这不仅体现为高校人事档案数字化管理方式带来了多元化的数据信息，从而使得高校人事档案管理数据库建设更有保障，高校人事档案管理有据可依；还在于高校人事档案数字化管理方式提供了动态化的数据信息，这样日渐增多的数据信息既是高校人事档案管理有序发展的基本要求，也是高校人事档案管理适应信息化时代、大数据时代发展要求的必然选择。

二、高校人事档案管理数字化实现的条件

大数据时代，高校人事档案管理数字化已成为必然的趋势，数字化的实现有赖于大数据所提供的各种理论与技术，大数据为高校人事档案从录入到存档管理都提供了一定的基础。总体来讲，高校人事档案管理数字化得以实现，主要有赖于人员、硬件设备以及政府政策的支持。

(一)高校人事档案管理数字化实现的人才要求

随着高校人事档案数字化建设的推进，高校人事档案从业者的素质也发生着极大的转变，就高校人事档案从业者个人而言，其知识储备不断丰富和增加，管理人员素质也不断得到强化，整个高校人事档案管理团队建设也逐步增强。首先，高校人事档案管理人员关于数字化档案管理的知识量不断增加。高校在招聘或者引进人事档案管理者时首先注重的就是其对数字化档案管理的基本操作知识，对包括电脑在内所有基本硬件设施的应用，以及对数据库建设和现今管理理念熟练的掌握，这些都是当下高校档案管理人员所具备的基本能力。其次，高校人事档案管理人员个人素质也不断得到强化。人事档案管理极其强调保密的重要性，其内容很多需要恒久保持一种保密的状态。这就需要高校人事档案管理人员拥有超强的个人素质和保密能力，确保其不会随意泄露和出卖人事档案信息。高校人事档案管理数字化后，需要管理人员具有较强的保密能力，会主动走出去，主动提供服务,将自身进行准确定位，用自身先进理念为档案相关人员提供优质服务。随着档案管理等专业的发展，将计算机技术和档案管理理念相结合的全方面人才已经被引进到高校人事档案管理团队中来，这一团队牢固树立起了信息服务观念，细化了人事档案管理的流程，档案管理分工细致，能够针对外界环境变化做出迅速而有效的反应。

(二)高校人事档案管理数字化实现的硬件保障

高校人事档案数字化实现的硬件条件主要是指高校人事档案管理基础设施的建设，而高校人事档案数字化实现在现实中所依赖的主要有计算机设备、保存档案的库房、电子设备的存在。这些硬件设施都在一定程度上成为档案数字化得以实现的条件。高校人事档案数字化实现的硬件条件之一是计算机设备的引进和应用。各大高校人事管理部门都顺应时代潮流，将计算机设备采购和维护纳入档案日常管理重要事项，并且，为了满足人事档案数量的不断增加、内容的不断多元，高校所引进计算机通常是配置较高、性能较好的办公设备，这极大地促进了高校人事档案管理数字化进程，为高校人事档案管理数字化的实现和更进一步发展提供了有力的条件。高校人事档案数字化实现的硬件条件之二是保存档案的库房建设。当下各大高校都会建立属于自己学校的网络服务中心，而高校人事档案管理建设离不开这种能够存放服务器的物理空间，因此，基础空间的存在是高校人事档案数字化的重要条件之一。

(三)高校人事档案管理数字化的政策支持

高校人事档案数字化要想实现，来自政府和学校的政策支持必不可少，特别是在我国当下的环境之中，政策法令的支持对于推行一项工程或者项目来说至关重要。当下高校人事档案政策化主要从人力、财力和法律法规等方面进行建设。第一，人力资源建设是高校人事档案数字化实现的政策条件。人力资源是高校人事档案管理的基础。现今高校职工招聘对学历和专业要求都相当严格，特别是对于人事档案管理这种专业性较强的岗位都要求要具有相关的管理经验。第二，财政投入是高校人事档案管理数字化实现的政策条件。高校人事档案管理数字化建设需要大量资金投入，投入的资金用于计算机设备、电子设备和人事档案管理软件的购买，以及对作出突出贡献的人事档案管理者进行奖励，进而提升他们的积极性，激发他们的创造性。第三，法律法规是高校人事档案管理数字化实现的重要保障。法律与法规的建设是保障国家各项事业得以稳步前进的后盾，高校人事档案管理也需要通过法律和法规的建设才能够实现真正规范化。从人事档案纳入国家常规管理中之后，国家先后出台了《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理办法》等。这一系列与人事档案管理相关的法律法规，都为人事档案数字化提供了保障。随着时间的推移，相关法律与规定建设会更加健全。

三、高校人事档案管理数字化实现的机制

高校人事档案数字化实现的机制是指高校人事档案管理作为一个有机整体，其内部的功能、构造及相互关系，或者也可以说是各个部门或各个部分之间能够相互协调，进而更好地发挥高校人事档案管理作用的一种运行方式。高校人事档案数字化还应该通过制约、激励、考评和服务机制来实现。

(一)制约机制

制约机制是保证高校人事档案数字化管理有序化和规范化的一种机制。大数据时代，高校人事档案管理数字化全面铺开，各种问题也接踵而至。就像前面多次提到的档案标准化、格式规范化以及对档案管理人员行为的约束，都属于对高校人事档案管理的制约机制。档案标准化是档案从收集到保存都受到高校相关管理部门相关规定的约束，按照统一格式，对档案进行对档录入保存。档案标准化也为高校人事档案管理数字化评估奠定了基础，有力地强化了对高校人事档案的管理和研究。格式规范化是指档案的填写和保存都要遵守既定的档案管理规范，从文字、图片、音频、视频等都以规范的形式进行保存，方便日后档案查询和提取，提高人事档案使用率。而且，有必要强调约束机制对档案管理人员行为的约束。档案管理工作枯燥乏味，普通人难以胜任，这就难以避免某些自律性不强的人进入到高校人事档案管理系统之中。而高校人事档案管理数字化又是一项需要具备极其严谨、细致品格的人的工作，如果缺乏必要的制约机制，自律性不强的人难免会由于没有按照既定的档案标准和规范化格式进行操作，导致自身的操作失误，进而造成数字档案的丢失，给整个高校人事管理带来巨大损失。因此，建立规范化制约机制或制约条例约束档案管理者的行为，对高校人事档案管理数字化具有重要意义。

(二)激励机制

高校人事档案管理数字化初期，出于对档案数字化管理的新鲜感和高效率，组织内部各人员职能分配合理，职责划分明确，组织人员能够比较快速地完成现有工作。但是，长期在电脑前的数据处理、档案文书工作以及数字化所带来的耗时增多，定会使档案管理人员产生反感心理，导致档案管理的效率降低，服务质量下降，这时就需要针对对管理人员情况采取一种行之有效激励机制。激励主要包括薪酬激励、荣誉激励以及职位晋升等几种情况。(1)薪酬激励。作为一种最为实际的物质激励办法，薪酬激励可以有效地激发档案管理人员的管理能力。虽然其工作地点是在高校，薪酬相对固定，但是学校依旧可以考虑现实档案管理情况，对相关人员进行一定薪酬奖励。获得奖励的人员肯定会以百分之百的态度投入到工作之中，进而提高档案管理效率。(2)荣誉激励。高校人事档案从业者都是一些学历与社会地位相对较高的知识分子，其对于自身荣誉可能比较看重。如设立“档案管理个人”等头衔荣誉，会有效调动起大家的积极性，这样就会优化档案管理活动。(3)职位晋升。俗话说“人往高处走，水往低处流”，高的职位是每一个普通档案管理者所向往的。以职位晋升为激励，可以促使档案管理者以做好数字化的档案管理为己任，并将其作为自身目标，进而促进高校人事档案数字化管理更好地实现。

(三)考评机制

“考核考评是源于人力资源管理中的绩效工作，将人员的各种常规绩效评价结果(如年度工作目标达成、晋升测评等)录入人员的人事档案，为今后人力资源使用、开发时提供翔实的客观数据分析。”[4]一定的体制保障对高校人事档案管理数字化的实现来说至关重要。高校人事档案管理数字化实现的保障机制，主要有人员考评机制、责任机制、后勤保障等基本机制。考评机制是对高校人事档案管理者的工作效果和工作能力的考核机制，建立优良的考评机制是组织对高校人事档案管理者进行监督、监控的重要方式。对考评结果优良者进行奖励，相反则不评优，不评先。考评机制保障了档案管理人员的合理流动，有利于巩固其专业素养，促进人事档案数字化管理更好实施。责任机制是高校人事档案管理数字化的“主心骨”。各部门和人员应高度重视档案数字化建设工作，努力研究、推进工作思路和措施，创新高校内部人事档案管理工作办法，做到档案管理目标与团队目标任务建设同步推进。同时，强化责任担当。在倡导领导负责制基础之上，合理明确档案管理人员的个人责任，各层次相互配合、相互促进，推动高校人事档案管理数字化工作扎实展开。

(四)服务机制

高校人事档案管理数字化的终极目标就是为了能够提供高效便捷的服务。在管理数字化建设中，网络化服务平台的成功搭建，是高校人事档案管理者转变观念，主动提供服务和信息交流的关键。高校人事档案管理主要是服务于学校本身和档案拥有者，对于此二者，档案管理者有很大的责任运用自身所学、所管，为以上二者提供优质、高效的服务。人事档案对学校提供服务表现在：可以为高校引进人才提供更好的信息资料，可以帮助学校人事部门快速、准确、有效地获得其所考察人员的详细资料，进而对其进行正确的评价和评估，确定是否录用。对档案拥有者提供服务是指人事档案管理部门对人事档案进行管理本身就是一种服务，这种服务是针对高校职工进行的服务，它可以快速、准确地更新人事档案信息，为档案拥有者提供及时的档案信息变更通知，以方便其及时更改。实现对档案主体的优质服务，是管理数字化的重要实现机制。与此同时，建立信息发布平台，及时进行信息发布，并将人事档案人员数据信息加以数字化，“开发集综合性、条理性、思想性、知识性于一体的特色档案信息”，进而“实现人事档案的自动化和现代化管理、网络化服务、远程化利用，为组织、人事等部门和广大教职工提供全面的、准确的、动态的、及时的信息服务”[5]。

总之，在大数据时代背景下，高校人事档案管理数字化工作既迎来了重要的发展契机，又面临着严峻的现实挑战，可以说，“大数据”既为高校人事档案管理数字化提供了理论、技术、政策等优质的发展条件，又为其提供了体制和制度的实现机制。当然，高校人事档案管理数字化实现过程当中，不能一味追求快速建成，要注意档案的安全性、真实性和有效性的特点。同时，应该吸收和借鉴国外高校人事档案管理数字化的理论和实践，结合我国高校发展的基本国情，对高校人事档案管理进行革新，促进高校人事档案管理数字化的有效实现。