浅析高校科研项目中预借票据的风险控制

●王 栋

一、预借票据产生的原因

高校科研项目收款时经常使用的票据包括财政部门监制的收款收据如“中央行政事业单位资金往来结算单”和税务机关监制的税务发票如“增值税普通发票”“增值税专用发票”。这些票据是高校按照国家有关规定在收到款项后向付款方开具的收款凭证，是财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证，也是财政、审计、物价、税务等部门对高校监督检查的重要依据。按照相关管理办法，高校应在收到相关款项后开具相应票据，但是在实际工作当中，预借票据的现象较为普遍。分析高校科研项目中预借票据产生的原因，主要有以下几点。

（一）长期以来高校与企业的会计记账基础存在差异

2019 年以前，高校的会计记账基础是收付实现制（现金制），而企业的会计记账基础是权责发生制。在会计核算中，收付实现制以实际收到或支付款项为确认本期收入和费用的标准；权责发生制则按照收入已实现、费用已经发生，并应由本期负担为标准来确认本期收入和费用。在采用收付实现制的大背景下，高校的会计处理手续比较简单，会计核算中可以不考虑应计收入、应计费用、预收收入、预付费用等问题。

（二）高校科研事业发展的客观需要

高校科研经费主要分为纵向科研经费与横向科研经费。纵向科研经费是由国家、部、省、市等政府机构提供的科研项目经费；横向科研经费是由地方政府、企事业单位提供的科研项目经费。随着高校科研事业的快速发展，科研项目竞争日益激烈，在和掌握科研项目决定权的有关机构、企事业单位的合作中，高校往往处于劣势，无法全部按照先收款后开票的方式处理。而当今社会先开票后付款的交易模式已成为商业合作的一种习惯，高校作为社会一员，为保证科研事业正常发展，允许科研项目预借票据也就成为一种客观需要。

（三）高校的内部控制体系还不完善

针对单位票据管理，财政部曾多次提出明确的内控要求。《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21 号）第十二条提出“要求单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程，在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据”；第二十八条提出“单位应当建立健全票据管理制度”。2015 年12 月21日，财政部在《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》中提出“有效运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开等内部控制基本方法，加强对单位层面和业务层面的内部控制。”2016 年财政部《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》中指出：票据管理制度既是内部控制制度完备情况的重要指标，也是收支业务管理控制情况的重要指标。而目前很多高校对科研项目预借票据没有制订相关管理办法，或制订后存在部分条款无法严格执行的情况。

二、预借票据存在的风险

（一）实施政府会计制度对预借票据有更高要求

根据财政部有关规定以及教育部《关于直属高校直属单位实施政府会计制度的意见》（教财〔2018〕6 号）的相关要求，自2019年1 月1 日起，高等学校全面实施政府会计制度，会计记账基础从收付实现制调整为权责发生制。按照权责发生制的会计处理要求，凡本期间内实际发生并应属本期间的收入，无论其款项是否收到均应作为本期间收入处理。高校实施政府会计制度后，预借票据的管理及其会计处理方式有了更高要求。

（二）不及时确认收入存在审计风险

到款金额小于预借票据票面金额的情况时有发生，造成不能及时确认收入或核销应收款。近年来，在对高校校长离任审计中发现，部分高校存在收入未按约定及时足额收取的问题，违反了《中华人民共和国合同法》第八条“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力，当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。依法成立的合同，受法律保护。”以及《行政事业单位内部控制规范（试行）》第二十六条“业务部门应当在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据，确保各项收入应收尽收，及时入账。”

（三）预借发票延迟到款造成高校财务风险并让高校在法律纠纷中处于不利地位

预借发票的主要特征为先开出票据并交由甲方单位而后到款，由此导致延后到款甚至少到款、不到款的情况时有发生。由于科研项目周期、合作单位经营状况及信用、经办人财税知识掌握程度、双方合作状态的不确定性，应收账款延迟到账时间同样不能确定。部分应收账款长时间不到账，形成坏账，给高校带来财务风险。按照国家相关规定，税务局通常以发票控制税款，即：高校一旦开出发票就应履行相应的纳税义务。因此，预借票据要求高校筹自行集资金垫付税款和相关的费用，增大了高校的财务风险。另外，如果在日后合作中产生法律纠纷，对方将收到的发票作为已付款的证据，高校将处于不利地位。

三、目前的管控措施

（一）领导负责制下实行专人专岗制度，严格控制开票过程

在票据领用、开具、作废、回收、到款核销等环节实行严格的全流程管理，并由主管领导负责和进行指导。按照岗位不相容即相互分离的原则设岗，在全流程实行专人专岗的票据管理工作。同时，应严格程序监督，建立健全预借票据事前控制流程：经项目负责人申请、职能部门认定、主管领导批准后方可预借票据，对预借票据的风险加强防范。具体控制流程为：预借票据项目负责人提交《预借发票审批表》，准确填写预借票据类型、金额、项目信息或合同信息，经学院、科研项目主管部门检查、核实、批准，携带相关合同或任务书到财务部门办理预借手续。另外，还可以根据开票金额的大小规定不同岗位的审批权限。

（二）严格按照科研合同或任务书开票

在内部控制管理体系中，对于防范高校预借票据风险，最重要的环节是对科研项目合同或任务书的严格控制和审核。通常情况下，高校科研部门负责管理科研合同。科研部门应根据国家、地方以及高校内部相关规定严格把关，确保合同的真实性，准确性和有效性。在预借票据时，要求借票人提供相关合同或任务书，财务部门核实开票类型、金额以及开票内容与合同或任务书相符后，开出预借票据并进行登记。严格审核科研项目合同或任务书，并按照合同或任务书约定内容开票，可以保证税金足额缴纳、应收款项应收尽收，减少坏账呆账，降低学校预借票据带来的风险。

（三）加强宣传教育

加强对票据管理的宣传力度，使预借票据的科研项目负责人、经办人了解基本常识，自觉抵制不规范预借票据，强化票据管理意识和税务风险意识；加强培训力度，使财务人员掌握相关的财务管理知识、法律知识、税务知识以及相关管理知识，进一步提升高校财务人员工作水平，使其可以根据业务预测问题发生的可能性，并采取相应的措施予以防范。

四、建议和意见

进一步完善高校票据管理制度，不断规范预借票据管理。根据《中华人民共和国发票管理办法》和《财政票据管理办法》的要求，结合高校自身情况，全面梳理涉票业务流程，在票据申购、领取、保管、开具、缴销、稽核、销毁等业务环节，分析风险隐患，制定相应防范措施，建立健全适合高校实际的票据管理制度。通过制定票据管理办法、工作手册等规章制度，来强化高校票据管理的制度框架。通过票据申请表、票据领用表、票据核销表、承诺书等表单来规范管理，加强票据管理的内部控制，不断地改进与补充，完善高校票据管理制度。提高对票据工作的重视程度，加强对票据相关法律法规的学习。高校还应继续加强宣传力度，通过编写常见问题手册、推送微信推文等方式，让科研项目负责人及经办人掌握更多的基本财务、税务及法律常识，从源头上遏制违法违规行为的发生。高校也应经常组织工作人员参加培训学习，邀请上级主管部门或专家进行政策讲解，减少因为政策理解偏差而导致的分歧，提高票据开具的正确性。强化与兄弟院校的工作交流，针对工作中存在的问题，共同探讨、深入交流，吸取先进的工作经验，提高票据管理人员的业务水平。推行信息化管理系统，建设票据全流程管理，在提高票据管理和使用便捷性的同时，减少人为失误造成的不必要损失。