商务英语外贸函电写作的语用原则及策略分析

魏 婷

（天水师范学院 外国语学院，甘肃 天水 741000）

作为信息载体的商务英语外贸函电不仅肩负着商务信息沟通的责任，同时也是贸易双方的“文字名片”，是商家寻求合作和促成贸易的重要中介[1]。为了更好地传递贸易信息，促进合作，稳固双方的良好关系，贸易双方在撰写函电时应遵循一定的语用原则，采用一定的策略调控言语行为，避免不必要的误解和可能产生的负面影响，从而为贸易双方营造一个友好和谐的交流环境，确保贸易活动能够顺利进行。

一、商务英语外贸函电写作中的“7C”原则

Grice[2]和Leech[3]分别就“商务活动中的有效沟通”提出了“合作原则”和“礼貌原则”。前者的核心在于信息沟通的“有效性”，提出了“质量准则”“数量准则”“相关准则”和“方式准则”；后者则侧重信息沟通中的“情感”因素，提出了“得体”“慷慨”“赞誉”“谦逊”“一致”和“同情”六项准则。外贸函电相关人员根据“合作原则”和“礼貌原则”在信息内容的真实性、恰当性、相关性、有序性以及信息表述的赞誉性、恭维性、自谦性等方面的语用特征、语言形式和礼貌态度，对其进行加工整理，提出了外贸函电写作七项基本原则。由于这七项原则对应的英文单词都是以字母C 开头，所以简称为“7C”原则，分别是Completeness（完整性原则）、Concreteness（具体性原则）、Clarity（清楚性原则）、Conciseness（简洁性原则）、Courtesy（礼貌原则）、Considerateness（体谅原则）和Correctness（正确性原则）。

（一）完整性原则

完整性原则主要针对函电内容所包含的范畴。读信人希望能得到所关心的一切情况或全部问题的答案，尤其是在一些“关键”时刻，因此在卖方的还盘函电中，最好把交易条件一次性描述清楚（报价、最低数量、发货日期、付款方式等），因为此时的函电实际已具备成交的必要条件，与合同等效，一经确认，对双方都会产生约束力，如果信息不完整，很可能会引起不必要的纠纷，造成时间上的浪费，从而影响双方的利益。

（二）具体性原则

具体性原则要求函电撰写应避免使用含糊、笼统和抽象的文字，尤其是关系到贸易双方真实意愿或在贸易活动中对双方责权关系有严格规定时，比如商品的报价方式、包装要求、付款方式、发货时间等，描述必须明确具体，以规避由此产生的误解和贸易摩擦。例如：

（1）“This contract will come into effect from next week.”

本合同自下周起效。

（2）“This contract will come into effect from and including next week.”

本合同自下周起效，包括下周。

与第二个句子相比，第一个句子就显得有些“含糊”了。因为合同生效的时间是否包括“下周”界定的不太清晰，贸易双方很可能对此产生不同的理解，从而导致贸易活动受到影响。

某些特定情况下，比如没有确实的事实或数字，就不可能做到具体；或者出于外交和策略的需要，有意避免太过具体；抑或无需提及具体事实和数据时，也可不必机械地遵守这一原则[4]。例如：

（3）If you cannot accept, please make a best possible counter-offer.

若无法接受，请尽力给一个最好的还盘。

（4）It seems that your price is a bit higher,which prohibits us from placing an order with you.

你方价格有些高，使我们无法向你们订购。

以上两封函电中，写信人都对报盘不甚满意，但也没有提出具体的数字，显然是一种商业策略，是为了让对方做出让步，从而达到自己的目的。

（三）清楚性原则

清楚性原则是“7C”原则中最为重要的一项原则，是针对函电文字产生的“解释力”而言。由于外贸函电的内容涉及买卖双方的利益，“叙述不清”不仅会造成误解，甚至会造成经济损失，引起不必要的纠纷。因此，撰写时应抱有严谨的态度选择清楚、明白的文字，避免使用晦涩难懂、容易令对方产生歧义的表述，比如一词多义、生僻词、长单词等[5]。例如：

（5）As to the walnut meat you ordered, we have bimonthly direct services of steamers sailing from Xiamen to San Francisco.

对于你方订购的核桃仁，我们有从厦门开往旧金山的轮船，每两个月一班/每个月两班。

句中bimonthly 有两个含义，既可以表示“twice a month”(一月两次地) ，也可以表示“once two months”(两月一次)，存在歧义，可能会令双方产生分歧。

（四）简洁性原则

简洁性原则强调了函电文字的“有效”性，即在满足内容“完整”和表意“具体”的基础上，尽量“化繁为简”，能让对方在最短时间内了解清楚写信人的意图和目的，快速做出反馈，提高贸易工作的效率。例如：

（6）I wish to express my heartfelt gratitude to you for your kind cooperation.

非常感谢你方的合作。

（7）Thank you for your cooperation.

非常感谢你方的合作。

这两个句子都是表达感谢的，相比较而言，第二个句子在表述效力相同的情况下更为简洁，节约了彼此的时间，达到了“双赢”的局面。

（五）礼貌原则

礼貌原则主要针对函电措辞所传递的“情感态度”，要求撰写人应坚持“友好”和“尊敬”，避免“粗鲁”和“盛气凌人”给他人带来“不快”或“负面情绪”，维护好对方的“面子”。即使表示不满情绪、反对意见甚至责备时，仍然要讲究策略，减少矛盾或降低摩擦，从而使局面朝着有利于双方的方向发展。例如：

（8）Kindly please send me some pictures of your models.

请寄给我一些贵方产品模型的照片。

（9）We ask for some pictures of your models.

我们想要一些你们的产品模型照片。

从语义的角度看，这两个句子的意思基本一致。但从“礼貌”程度上看，第一个句子用到了“kindly please”，更能表达说话人“真挚”的谢意；而第二个句子就过于“直白”，略显“粗鲁”了。

除了语言上的礼貌，还可以通过“迅速回信”解答对方的问题或要求，以实际行动表达对贸易伙伴的尊重。这更容易使他们感受到对方的重视，从而加大对贸易伙伴的“好感”。当然，礼貌原则并非意味着“一味地忍气吞声”，尤其在对外贸易中，既要尊重国际贸易惯例，又要维护好国家的利益和企业的形象。

（六）体谅原则

所谓“体谅”，就是要真正顾及对方的要求、愿望和感情，能够“急人所急”，并站在客户的角度看问题[6]。从语言层面上讲，“体谅”意味着优先表述对方利益，尽量避免“否定式”语气，让对方感受到自己的“让利”行为，建立一个“真挚合作”的形象。例如：

（10）We allow 2%discount for cash payment.

以现金结算，可以打2%的折扣。

（11）You may earn 2% discount if you pay us cash.

如果你方能以现金结算，可以享受2%的优惠。

这两个句子的表意相似，但主语不同：第一人称是从自身利益出发，更像是命令，会给对方造成一定的“压抑感”和“胁迫感”；而第二人称则突显了对方的利益，并给予对方选择的权利，更容易让人接受。

（七）正确性原则

正确性原则可以说是一切正式文体所必需的，因为它牵涉双方的责权利关系，任何错误的表述都会为后续的交易带来麻烦，甚至会造成严重的损失。例如：

（12）The goods we ordered shall be delivered by July 20th.

我方订购的货物发货期应不迟于7月20日。

（13）The goods we ordered shall be delivered before July 20th.

我方订购的货物应于7月20日前发货。

显然，“by July 20th”和“before July 20th”在时间的限定上不完全相同：前者包括了7月20日，而后者则不包括这一天。因此，在撰写商务外贸函电时必须围绕双方的真实意愿进行陈述，不能篡改事实，弄虚作假。

总之，商务外贸函电中对交易的主要条件和约定一定要准确无误，不能出现任何偏差。除此之外，还应注意函电中的标点符号、拼写和专业术语是否正确，尤其要注意数字的正确性。

二、商务英语外贸函电写作的策略分析

作为一种言语行为，商务英语外贸函电以一定的语境为依托，从交际双方的关系出发，借助信函达成交际，从而实现贸易目的。因此，函电能否达到理想的结果，不仅有赖于一定的英语水平，还需要根据目的采用不同的策略组织好言语的形式，以促进贸易的达成。

（一）文化差异补偿策略

商务英语外贸函电本身属于跨文化交际活动，会因文化差异，如习惯差异、思维差异、文化内涵差异以及语言本身的差异而造成表述和理解上的“不一致”。要想弥补这些差异，就需要加深对英语国家文化背景和风俗的认识，熟悉对方的思维方式，并在此基础上全面了解英语表达的习惯，切不可按照汉语意思进行生搬硬套的翻译[7]。

比如，英语中“5% discount”的意思是“打掉5%，按原价的95%”计算（原价100 元，折后为95元）。而汉语中打5%折，意味着按原价的5% 计算（原价100 元，折后为5 元）。如果没有意识到英、汉两种语言表述习惯的不同，按照“中国式”思维，想给对方的订单打“9 折”，报实盘为“You may earn 90% discount if you can respond before next Monday.”就会让对方误解为“下周一前订货，可以按原价的10%成交”，这肯定会给卖方造成巨大的经济损失。

这种策略是为了避免基于“文化差异”而产生的“理解误差”，应充分考虑到对方的思维方式和语言习惯，恰当地组织语言以确保函电内容的“清楚”和“正确”，推动贸易的有序进行。其实，补偿策略的实施也恰恰体现了“体谅原则”和“礼貌原则”，因为保证对方的“正确理解”才是最体贴、最礼貌的行为。

（二）请求策略

商务外贸函电的最终目标是达成贸易诉求，完成货物的交易。在这一过程中，贸易双方通过“请求”敦促对方立即行动或促使对方做出“让步”，从而为自己争取到更多的利益。

Leech根据写信人的语气强弱和语言形式，将请求策略分为“直接请求”“陈述性请求”“提问式请求”和“非句式性请求”。然而，该分类虽概括了请求言语的语用变体形式，但并未照应双方互动关系的建构，缺乏对人际语用动机的关注。邹琼以Blum 提出的九大请求策略为基础，结合汉语请求策略的动机和语言变体形式，从词法和句法出发，将其划分为“直接请求策略”和“间接请求策略”，前者用于明确表达自己的愿望，后者则出于“体谅”或“面子”考虑，采用间接的方式表达自己的诉求[8]67-72。

1.直接请求策略

如果请求的目的是为了获取商务信息、维护商务关系或执行已经约定好的商务计划，具有较强的“合理性”，可以选择以“please”开头的祈使句。“please”的使用是为了遵循外贸函电的“礼貌原则”，如：“Please ship the first half as we have committed as soon as possible.”（请如约尽快发第一批货）。显然，说话人虽然使用了请求语气，但实际上是在提醒对方应严格遵守约定发货，这时就可以采取“直接施为策略”。

当对方违背了约定，或没有及时尽到自己的义务时，写信人不得不“强势”做出请求，督促对方按规定继续履行自己的责任。这时，写信人可以采用“责任陈述策略”，先用“since/because/as”引导的原因状语从句指出对方的“违约”行为，再搭配高情态请求类动词结构“you should/ must ”表明自己的要求，敦促对方执行自己提出的指令。如“Since you have delayed the shipment of the first half wooden boxes according to our order number 78334, you must speed up the shipment of the second half, and make sure that we can receive all the ordered goods before the deadline.”（根 据78334 号订单的规定，你方已推迟了第一批木箱的发货时间，请尽快发剩下的木箱，以便我方能在规定截止日前收到所有的货品）。该策略的应用看似“不太礼貌”，但其请求的“合理性”最高。这时，人们往往会牺牲礼貌原则，以确保自己的利益最大化[9]。

如果请求的“合理性”不高，但基于双方的贸易关系也可以进行尝试，则可以采取“模糊施为策略”，即选择“I'm looking forward to...”或是“We'd like to...,We need...”这类主语为第一人称的句型表述自己的需求，期待对方能满足需求的同时，又有效维护了听话人自主选择的权利[8]67-72。如“I'm looking forward to your immediate respond.”（期待您的快速回复）。显然，说话人期盼对方能够满足自己的需求，尽快提供相关信息，但这一请求又不在对方的义务内，因此采用了较为客气的“模糊施为策略”。该策略在外贸函电中使用较为频繁，因为它有助于增进双方的认同感和商务社交关系，使对方“乐于”接受请求。

当请求意愿强烈，且可能会给对方带来“麻烦”或“不便”时，请求的“合理性”较低。这时可以采用“需求陈述策略”，即通过“第一人称+hope/wish”引导的虚拟语气来表达“略带歉意”的请求。如“I sincerely hope you are satisfied with our compensation decisions.”（我方诚挚地希望你方能满意我们的赔偿决定）。为了进一步表达诚恳的态度，往往还会搭配使用“sincerely”“truly”“really”等副词，让对方感受到自己的“歉意”，减少“不悦的情绪”。

2.间接请求策略

有时，写信人害怕遭到拒绝，面子难堪，或影响到双方的合作关系，往往会选择一种较为“隐蔽”的形式，即采用间接请求策略达到目的，其中最常用的就是“探寻式策略”和“建议式策略”。

写信人通过“Can you ... ?”“Could you ... ?”、“Would you...?”引导的疑问句和“if”引导的条件句来“探寻”对方的态度，因为疑问句往往具备语力调节的功能，可以降低指令性语言产生的“强迫感”，增大对方自由选择的权利。其本质是以“体谅”和“礼貌”为基础的“选择性请求”，即使对方拒绝，也不会损伤到自己的“面子”。试比较以下三个句子：

（14）Please send us your latest quotation on the cotton shirt.

（15）Could you please send us your latest quotation on the cotton shirt?

（16）I am looking forward to your latest quotation on the cotton shirt.

第一个句子采用了直接施为策略，用祈使句表述自己的“请求”。尽管使用了礼貌用语“please”，且请求本身也具有较强的“合理性”，但仍然会给对方造成“强迫感”，尤其是面对新客户，会让对方感到“命令大过请求”，产生反感情绪。第二个句子采用的是探寻式策略，用询问的语气提出“请求”，并将回复的主动权交给了对方，体现了写信人对读信人处境的“体谅”，即使遭到拒绝也不会令人感到尴尬。最后一个句子采用的是模糊施为策略，用“期待”的口吻表述了自己的“请求”。尽管写信人维护了对方自由选择的权利，然而一旦遭拒，仍会显得“没有面子”。

当然，贸易双方的合作关系也会影响策略的使用。如果双方合作时间较长，彼此非常熟悉，可以使用“直接施为策略”表达诉求；如果双方合作过，请求的事项难度也不大，则可以使用“模糊施为策略”；如果双方不太熟悉，尤其是第一次打交道，“探寻式策略”更有助于保全自己的“面子”不受损伤。

建议式策略是一种委婉的请求方式，看似是在给对方提建议，实则是出于“私心”，希望与对方“交换条件”，来满足自己的诉求。根据“建议”的语气和意愿强度，还可以选择显性建议策略和隐性建议策略。前者使用第一人称做主语，通过“suggest”明确提出“建议”，并附带相应的“承诺行为”；而后者“建议”性更强，“请求”的隐蔽性更大，通过“It's better for you...”暗示对方只要顺从说话人的建议，就会从中获益。试比较以下两个句子：

（17）We suggest you open the L.C. promptly and we can prepare the shipment as soon as possible.

我方建议你方立即开出信用证以便我们能尽快安排船运。

（18）It is better for you to open the L.C.promptly and we can prepare the shipment as soon as possible.

如果你方能立即开出信用证就太好了，那样我们也能尽快安排船运。

这两个句子的目的都是“请求”对方尽快开立信用证，但前者很明显是以己方着手“船运准备”为条件，督促对方履行交易义务；而后者则“隐藏”了自己的目的，看上去似乎更“关心”对方的利益，并“急于”为对方准备船运。“显性建议策略”介于“责任陈述策略”与“隐性建议策略”之间，当对方尚未完全违反贸易规定，但已接近规定的边界，写信人不便提出指令，只能以“建议”的方式敦促其严守责任。如果是第一次提出“建议”，且对方还不存在“显著”的违规行为，写信人应本着“体谅原则”，尽量采用“隐性建议策略”，维护好贸易双方的友好关系。

（三）利益—合作—礼貌互补策略

合作原则和礼貌原则的初衷都是为了促进商务交流，取得商业利益。然而，当双方的利益发生冲突时，又该如何调整这三者之间的关系呢？对此，Leech 提出礼貌程度主要依照“惠—损”的标准而定，即写信人受益最大，合作意愿最强时，其用语的礼貌程度最高，反之亦然[3]。根据这个标准，写信人面临“合作危机”时，往往会有以下三种选择：

1.高利益—高合作—高礼貌

当写信人合作意愿强烈，或试图维护自己利益时，就会选择使用“礼貌程度”较高的词汇进行表述，如“appreciate”“thankful”“kind”等。例如：

（19）We should highly appreciate it if you would give us a special discount.

假如你方能给出我们特殊的折扣，我们将十分感激。

（20）We are thankful for your shipment in our favor.感谢你方能够从我方立场出发安排船运。

2.中利益—中合作—中礼貌

尽管有利益冲突，但仍希望合作能够继续时，写信人可以选择转折句或让步从句先陈述“要求不合理”，然后再表达自己“可以接受”或“部分接受”，让对方感受到你的体谅和让步，从而使自己在日后的合作中处于有利地位。例如：

（21）Your offer is a bit higher than the average market. However, in order to start business, we are prepared to make a trial order.

你方报价高于市场水平，但为了与你方建立贸易关系，我方将进行试订购。

（22）Consider our good business relationship,we'll accept your offer only for this time although it's obviously lower than the market level.

基于我们良好的商业关系，尽管你方报价显然低于市场水平，但我们这次同意以此价格成交，仅限本次。

3.高损失—低合作—低礼貌

当对方的要求难以令人接受，已无合作可能时，写信人可以直接拒绝，或是通过一些表示“遗憾”态度的词汇，如“regret”“sorry”等，将合作失败归因于对方，此时信函用语的礼貌程度最低。当然，为了日后还有机会合作，或出于“礼貌”的考虑，写信人还是应该尽量避免使用“伤害性”话语，为将来再次合作创造机会。例如：

（23）We regret to notice you that we must withdraw our order number 446 because of your delayed shipment.

很遗憾地通知你方，由于你方一直拖延发货，我方不得不撤销446号订单。

（24）We are sorry to notice you that since you haven't respond to our last offer, the price has increased by 1%now.

很抱歉地通知贵公司，由于你方未对上一次的报价做出任何回应，现该商品的价格已上涨了1%。

三、结论

外贸函电是国际商务交往中一种常见的文体形式，也是我国对外贸易活动中非常重要的一项工作。高质量的外贸函电不仅可以有效传递贸易信息，还可以起到开发客户、联络感情、促进贸易的作用。撰写外贸信函时，首先应该遵循“7C”原则，确保信函内容具体、完整，语言清晰、简洁，态度礼貌，书写正确，并在此基础上充分“体谅”对方的境况，积极促成贸易合作。同时，为了促进贸易的顺利进行，保证自身贸易利益，还应视情况采取不同的策略。贸易双方在沟通过程中可以通过“文化差异补偿”“请求”“利益—合作—礼貌互补”等有效策略交换彼此的贸易诉求，推动贸易的进展，最终达到交易的目的。