大数据用于物资招标采购管理中的探究

■李晓文

（广东省电信规划设计院有限公司北京分院）

随着国内信息技术不断完善成熟，在采购行业中也得到了广泛的应用，特别是在招标采购中，极大地降低了社会平均成本，电子招投标已经是大势所趋，传统的线下招标方式正在被取代。一方面是大数据的广泛应用和发展前景，得到了企业的认可。另一方面是国家政策的大力扶持，国家发展和改革委员会联合六部委发布的《互联网+招标采购行动方案2019的通知》要求交易平台市场化，完善其体系，强化信息拓展应用，促进招标采购与互联网的深度融合。从以上两个方面可以看出，物资招标采购需要结合新时代的大数据技术进行变革，而企业发展也需要应用大数据的技术支持，因此，本文主要分析大数据在物资采购中的应用，帮助采购方提升采购效率和采购质量。

1 物资招标采购管理

物资招标采购管理一般包括为四个方面，主要包括采购决策管理、采购过程管理、价格监督管理、质量检验监督管理，各管理体系有机衔接并涵盖物资采购整个过程，各管理体系主要内容如下：

1.1 采购决策管理

物资招标采购决策主要是以采购需求为基础，结合企业经营发展实际需求，提出多种符合采购要求的可行性采购方案，并针对采购方案做出科学评价和对比分析，遵循满意性原则，对可执行方案进行判断和决策，并加以实施。采购决策是企业经营管理的重要组成部分，其决策管理核心是如何制定合理、较优的采购方案，这就需要针对采购标的数量、技术规格、商务要求等采购需求进行进一步的精细化管理。

1.2 采购过程管理

采购过程管理主要是为防止采购工作实际开展过程中出现信息不对等或成本超出预算的情况，另外还要注意物资招标过程中出现招标文件技术要求描述不明确或超出实际需求的情况。所以，在进行采购过程中需要有配套的管理制度和监督机制进行严格的把控，包括供应商管理、专家评价管理等，从而实现采购过程的有效管理。

1.3 价格监督管理

采购价格监督管理是物资采购当中的一项较为重要的核心工作，直接关系到采购的质量和成本的有效控制。尤其在现代激烈的市场竞争当中，各供应商为追逐经济效益最大化，常常在价格上做文章，也只有合适的定价才能够以最小的成本获得最大的利润。而采购方在进行采购时由于受到预算的限制，必须要充分考虑价格合理性，尤其要对市场同类物资的价格分布情况要做到全面的掌握，如此才能够发挥出价格监督管理的作用。

1.4 质量检验监督管理

物资的质量直接影响着物资的实际使用效果，在进行物资采购时，必须要重点针对物资质量的检验进行严格的监督管理。尤其当前很多企业在进行物资采购过程中，常常出现不规范的行为，甚至缺乏相应的质量监督机制，在采购环节以次充好，严重的浪费了采购资金，同时物资的使用体验也会受到影响。对于所采购的物资也要做好严格的质量检验工作，要确保供应商供货物资质量标准不低于投标承诺的物资质量标准，防止以次充好的情形。

2 大数据在物资采购管理中应用的思路

2.1 建立物资材料采购价格数据库

单位建立统一的物资价格数据库，增加各类物资价格透明度，使采购部门准确掌握各类物资的最新信息和动态，为采购团队提供必要的价格决策依据，合理制定采购物资的预算价格及采购控制价，最大限度的降低企业物资采购成本。

2.2 建立合格物资采购供应商数据库

健全供应商管理制度，建立合格物资供应商数据库，及时更新合格供应商基础信息。建立供应商负面行为公示制度，针对不诚信、重大违约供应商的负面行为定时进行通报，对于严重违反合同约定的行为，给单位造成损失的应坚决予以限制合作或终止合作；实现供应商的最新物资价格、交易记录、信誉等级、售后服务水平的实时查询，以便相关单位做出相应决策，避免因信息掌握不及时，不全面，致使单位利益受损[1]。

2.3 采购信息记录数据库的统计与分析

定期汇总当月各类物资进、销、存明细及使用情况，由采购部门根据汇总数据及供应商最新动态，对当月采购信息数据进行汇总和统计分析，按照物资材料的采购价格、维护成本、售后服务等属性进行分类，生成物资采购汇总数据库，以便单位实时掌握各类采购材料库存、价格、实际成本、售后支持等变化态势，为各部门提供决策依据，使单位实现了材料核算、成本分析、材料管理和财务管理的一体化，助力“阳光采购”平稳运行。综合考虑各类物资全寿命周期成本，为物资采购提供完善的成本预测依据，客观体现各类物资的实际综合成本。

2.4 建立物资采购招标及采购信息管理的监督体系

为保证采购信息数据的真实性、准确性、有效性，采购过程的合法合规性，单位审计部门应加大监督力度。借助大数据技术建立物资采购招标及采购信息管理监督体系，通过平台进行相关数据信息的汇总、国家相关部门公开信息对比，确保信息的真实性与准确性，并以常规审计为主，以大数据技术的抽样审计为辅，开展物资采购项目的审计工作，保证了采购数据的真实、准确、有效。降低了单位经营风险。为采购工作的合法合规保驾护航。

3 大数据用于物资招标采购管理中存在的问题

当前的物资招标采购管理对于大数据技术应用主要的问题在于：

其一，由于物资招标采购管理程序较多，其信息化建设水平不足，导致大数据技术在实际应用中的契合度不高，并且由于需要层层申报、审批导致整体效率不高。

其二，物资招标采购管理过程的大数据技术应用以及管理缺乏严格和紧密的监督，其所采用的评价方法也过于陈旧。在大数据技术中关于评价软件的应用和信息数据的对比分析方面的监管力度不强，导致大数据技术的应用作用无法充分发挥。

其三，严重缺乏专业的大数据技术人员。目前随着大数据技术的快速发展，在人才培养方面无法跟上技术发展的速度。这也导致了在物资招标采购管理方面严重缺乏具有专业水平的大数据技术人员，影响了大数据技术功能和优势上的利用效果。

4 大数据用于物资招标采购管理的措施建议

企业需要完善大数据在物资招标采购管理中的应用保障，才能有效的促进物资招标采购管理的信息化、网络化。首先企业需要建立健全的制度和机制，依照企业自身的业务特点、管理现状和战略发展方向，建立机遇数据分析的长效机制，建立有实际意义的绩效管理机制、权责一致的岗位制度以及奖罚分明的激励措施，提高大数据技术在企业管理和物资招标采购管理中的应用。其次，企业需要重点关注业务数据管理的标准化建设，优化数据采集和数据加工，依托可视化大数据技术的方式，建立出标准化的数据管理体系，促进企业信息数据的深度分析和挖掘，进而为企业的物资决策提供数据支持和分析[2]。此外还需要在招标采购管理过程中全程予以监督和管控，保障在招标采购过程中，做到信息的透明。除了做到招标采购过程中的信息透明化，还要提高业务数据的质量，保障业务数据的准确性，真实性和有效性，才能促进企业发展和大数据技术的应用。最后企业需要加快人才队伍建设，不仅要加大现有人员的培训力度，还需要不定期的对员工进行知识巩固培训，提高员工的专业素质和技术能力，还可从社会中不断吸收高技术、高能力的数据分析应用人才，完善管理大数据分析和运营团队，打造出属于企业自己的技术团队，进而提高企业的核心竞争力。

4.1 物资招标采购工作中信息分析系统的完善

树立物资招标采购信息分析的重要意识，为确保采购工作能够如预期顺利完成，达到采购目的，必要条件便是拥有一个成熟、科学、与时俱进的现代化企业管理制度。随着企业的不断发展，规模逐渐扩大，需有更强的综合实力来应对激烈竞争的外部环境，其中信息分析系统建设尤为重要，单位想要建立起完善的信息分析系统，必须对企业的所有相关项目数据进行收录、整理、对比、分析、总结，涉及到的数据信息量相当的庞大驳杂。依据完善的信息分析系统，制定的采购方案与实际需求契合度更高、适应市场变化的能力更强、后期执行更顺畅，高效提升企业的采购效益。

4.2 运用大数据技术实现物资招标采购的全程实时监控

企业在实施物资采购管理工作的时候，需要对采购过程重点环节进行全面的把控，加强监督和管理。例如：加强招标投标线上交易系统的应用场景，以线上采购为主，线下采购为辅，全流程务必在系统留痕，实现永久追溯，依托大数据技术，以“在线核查”与“线下核查”相结合的核查方式为切入点进行监督和管理，“在线核查”为常态核查手段，实现对于不诚信、不按照合同履约的供应商予以适时的警示；对于拟采购物资的价格与实际综合成本予以及时呈现；对于不合法、不合规的流程及时予以纠正或限期整改。进行多形式的监督管理，确保全流程处于可控范围内。在物资招标采购的过程中，通过监督的管理方式，不仅有效保证采购流程的合法合规性，还能保证采购物资的质量，更能促进企业内部的良性发展。

4.3 通过标准化建设提高业务数据的质量和准确性

通过标准化建设，提升业务数据质量，此外，还需优化信息管理体系来达到质量的提升。信息化时代的到来，让大数据分析与企业现代信息化管理越来越密切。大数据应用已经成为了企业运营的基础与信息支撑。企业的效益提升需要依赖于完善的信息管理体系。企业管理者依靠数据分析体系来实现各个部门之间的信息交换与数据收集，并在交换与收集的流程中，深度发掘总结，以便于高效的做出更有利于企业的策略与决定。

数据作为数据分析的基础组成，而高效的大数据分析则离不开高质量的数据信息。因此，想要提高业务数据质量，需建立一套标准化的数据管理体系，在数据管理体系下的业务数据管理过程中，首先需要对数据进行分层的提取，逐一分析，再利用大数据技术的分析统计，最后使用可视的方式将数据展现出来，并做好相应的统计归纳，保障业务数据的高质量和准确性。

4.4 加强大数据专业人才的培养

企业发展离不开各类专业人才，大数据体系的运作，同样需要专业的大数据人才支撑。招标采购的管理工作要达到一个较为理想的预期目标，人才队伍的建设是一点也不能松懈，需要对大数据专业人员水平提出更高的要求，加强特殊专业人员的引进与培养，逐步提升企业的整体业务水平与能力，不仅从根本上解决了企业工作人员业务水平不够的问题，还加强了员工对企业的归属感。管理层必须要高度重视员工的培养，在工作中需要提高对优秀人才的注重力度，科学规划培养计划与实施步骤，定期组织对相关人员业务培训与对外交流，不断总结与优化，保证培训工作的实际效果，全力打造一支高见识、高素质、高效率、高能力，综合素质过硬的技能型人才队伍。尤其要注重对技术型、综合型人才的培养和引进，注重大数据技术专业知识和专业技术人才的培训，加强与高职院校的紧密联系，吸引高质量大数据技术人才，为物资招标采购管理对大数据技术的应用提供充足的人才保障。

5 结 语

在中国经济社会的发展中，大数据技术与信息的应用占据了重要的地位，无论是从社会经济的发展来看，还是从产业潜能的扩大，都离不开大数据信息分析统计处理。大数据技术应用在物资招标采购管理中也越来越成熟，大数据技术的实际运用对社会各行各业的贡献有目共睹，物资招标采购发展中也不可缺少大数据技术的支持。纵观全球市场，大数据技术的广泛应用，作为新时代的新兴技术，如此广泛的应用和相当客观的发展前景，可以预见大数据技术，将在未来推动产业革命和重塑产业竞争力有着十分重要的影响。随着国家信息化建设的不断发展和推进，物资招标采购管理借助大数据技术的运用，将不断提升管理水平和质量。此外，在大数据技术的应用过程中，企业要结合自身的实际情况，有计划、有目的的实施相应的应用点，才能充分发挥大数据技术的优势，从而促进企业经济效益的提升和促进社会的发展。