关于电力企业文档管理工作的思考

李沛斐

（国网郴州供电公司，湖南 郴州 423000）

公文和档案管理的水平，体现了企事业单位的管理水平。随着经济发展新常态和能源生产消费革命进入新时期，电力行业的发展也显现出新的特点。面对社会经济快速发展、电改进入新阶段、国企央企全面深化改革等新形势，文档数据管理工作环境发生很大的变化，也对公文、档案管理工作提出了更高要求。结合工作实际，笔者就如何做好新时期的电力企业文档管理工作进行了一些思考。

1 电力企业文档管理工作的重要性

1）以文辅政助力企业科学发展。电力企业办公室是一个综合性的办公机构，担负着办文办会、参谋辅政、综合协调、督办考核等职能，是企业对外联系沟通的窗口。公文是企业各项工作及活动重要的信息载体，同时也是处理各项事务的重要形式和手段。新形式下，公文工作要着眼服务于公司中心工作的定位，形成人与文高度关联、即时随地的办文方式，充分利用互联网、云计算和大数据等一系列数字技术，推动文档高标准高质量高效率运转。

2）以档明鉴助力企业持续发展。企业档案真实且客观地记录着企业内部各项工作，反映了自身发展的整个过程，是所获成果与累积经验的综合。特别是文书档案作为企业发展的核心资源和重要数据资产，能够为依法治企、领导辅助决策提供强有力的信息支撑。新形势下，要充分利用物联网、人工智能和区块链等新技术，深入挖掘文档价值，实现数据共享，在企业各项战略决策发展层面上，可为其提供科学、有效、可参考的依据，助力企业发展。

2 供电企业文档管理的现状

国家电网公司系统内的文档管理优势在于电子化和移动化程度高。目前，绝大部分省、市、县三层级公司公文全部通过协同办公线上办理，统一收发、统一处理，公文自动归档至档案系统。公文移动办公的初步功能实现，有效解决了大部门出差、外出培训、异地工作办理公文问题，公文办理效率大大提高。物理条件的成熟为文档一体化有效实现打下了良好的基础。但协同办公在应用功能办理，还停留在完成事务处理、辅助业务管理层面。

1）文件关联数据未打通。系统没有实现公文关联，领导决策、批示需要依据相关的法律法规、规章制度等政策文件，系统应利用大数据分析人员办文习惯，自动关联推送，供各级人员参考利用。并提供决策风险检测提示，涉及“三重一大”事项的发文，根据会议纪要中的议题进行比对确认，检测是否已上党委会、总经理办公会讨论通过，进行提示。文件会签、拟办、批办、办理环节等基本依靠岗位经验和处室人员指导，缺乏背景材料关联，自动化辅助处理，提醒能力不足。公文执行过程、效果的跟踪和收集手段不足。公文检索、统计要素单一，无法执行全文检索，对公文数据的应用分析能力不足。

2）文档资源利用率不高。目前，公司存有海量的公文、档案的资料，但是潜在的利用价值未得到有效发挥。当前公司系统档案资源处于单一、分散、半封闭状态，没有充分发挥共享平台作用。对档案数据利用情况，也只有基本的数量统计功能，无法对利用的档案和借阅的人员情况进行系统的分类和分析，以便档案人员及时掌握各类人员的借阅需求，确定应归档的重点信息数据类型。需持续加强档案数字化建设，探索出符合公司实际的区域性档案资源共建共享模式，打造综合、集中、开放的多元化档案资源共享平台，实现档案资源的高效利用。

3）系统操作繁琐且不智能。办文辅助引导有所欠缺，系统没有发文流程引导、公文模板及范例参考，虽然省市公司每年多次开展公文写作培训，但由于无法覆盖所有机关人员以及人员调整、新员工进入等因素，造成拟稿写作质量不高、公文格式不规范、办理流程不清楚等问题，对新员工培训耗费较多时间。

文件催办短信方式单一，操作繁琐。目前，文件督办基本通过短信、未办结流程查找、电话进行督办。对有办理时限要求的公文，系统没有提醒催办功能，不能提取时间节点、重点内容摘要提示办 理人。

公文版式，文书及专岗人员正文排版工作比较费时费力，转版工具需要提高格式、兼容性支持，同时系统需适应新国标要求。

档案开发利用被动。由于档案整理和库房管理工作占用了档案人员大部分时间，导致档案人员在档案资源开发利用方面投入较少。

3 供电企业文档管理优化策略

以“服务领导、服务部门、服务基层”为导向，充分挖掘文档大数据核心价值，提升业务协同能力，提高文档创新能力，提高辅助决策能力水平。

1）以“服务领导”为导向挖掘文档数据资源价值。依托文档业务流、信息流，智能抓取上级文件中重要工作任务与公司领导批示事项，与督查督办系统对接，实现文件的全链条管理，确保领导批示得到落实落地。智能抓取事项办理部门业务开展过程中相关电子文档数据，实现信息流的互联集成和分析评价，为科学评判重点工作办理情况提供有效依据，进一步提升文档业务协同能力。

2）以“服务部门”为导向提升文档查阅利用效率。以全网文档数字资源为基础，打破信息壁垒，构建办公数据中台，成为公司能源互联网的重要部分，满足各部门、单位数据共享需求。强化数据加工处理，提高信息服务精度，全面提升文档数据利用服务水平。一是优化人机交互界面，开发全文检索功能，实现协同办公公文与档案库历史公文无障碍检索。二是融合档案分类规则、公文文种类别，与部门实际应用需要相结合，探索多检索维度，提供多个选择项，满足查询检索灵活、便捷、准确的需求。三是通过建立数据模型和专业算法，提供关联推荐，检索结果自动根据权重及上下文语义排序，提高信息服务精度。四是以事件、事项为专题，横向跨专业间、纵向跨不同层级间，呈现文档资源共享与共建。

3）以“服务基层”为导向达成好用易用实效果。基于语义网技术，在自然语言输入、内容关联性方面等方面入手，提高检索系统的易用性、准确性，完成公文拟制、公文辅助办理、公文督办跟踪、公文智能归档、智能客服等核心业务的改造，为用户日常办文赋能、解放人力。

从档案的收集、保存、管理、利用四个维度针对相关业务场景，逐步实现对档案库房的智能化管理，大大解放基层档案管理人工的人工工作，提升基层档案管理人员的工作效率。

4 结束语

公文和档案管理，是企业内部管理的重要课题。企业应明晰公文、档案管理的实际意义及重要性，厘清文档管理中存在的问题，以“服务领导、服务部门、服务基层”为导向，结合云计算、物联网、人工智能、文本处理、自然语言处理等相关技术，充分挖掘文档大数据核心价值，提升业务协同能力，提高文档创新能力，提高辅助决策能力水平，力促企业健康、持续、稳定发展。