浅谈档案数字化管理与利用

张 丽

（江苏省扬州市宝应县档案馆，江苏 扬州 225800）

1 引言

由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，数字档案成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，档案作为一种信息资源也被纳入整个社会信息系统中。为迎接信息时代的挑战，我们必须加快档案建设的现代化步伐，建立健全档案管理工作规范及标准，充分开发利用档案信息，更好的实现档案信息资源共享。档案管理的终极目标是利用，然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的数字化。因此怎样利用好档案材料以便更好的服务于社会的各项工作，是当前档案管理者的重要任务。档案管理数字化是眼下档案管理工作适应社会发展的必然趋势，也是提高档案管理工作为社会各项工作服务能力的必然要求。

2 当前档案数字化管理面临的问题

档案数字化的飞越发展给档案管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。首先，原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。其次，由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。再次，技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。最后，就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。

3 档案数字化管理与利用的重要性

1）改变观念，提高档案管理认识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

2）科学管理，提高档案利用率。档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展大环境中的一部分。计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。我们已经体会到，计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。例如：对著录标引的标准化要求，由于计算机文档一体化管理应用的普及，对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生成、运转、鉴定等管理性信息的著录项目，以确定其法律效力及保管方式；一些单位由于用计算机直接管理文件级档案，产生了是否还需保留案卷级管理的问题，有些部门应用计算机管理档案中已经根据新的《归档文件整理规则》改革了文件整理方式；档案电子化带来的某些原件是否保留的问题等。层出不穷的种种问题对档案管理的基本理论、传统方法、思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们要认真研究和分析，求得正确的解决方法，否则会带来很严重的不良后果。因此要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

4 档案管理数字化建设之我见

档案数字化建设是一项耗资巨大、复杂系统的工程，在开发的过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的方式方法。

首先，建立规范的管理机制。在档案数字化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。其次，创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。再次，统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。最后，建设复合型的管理队伍。档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

5 结束语

档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。加强数字化档案建设，能够提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。