档案数字化过程中的保密管理措施简述

刘 晖

（甘肃工业职业技术学院，甘肃 天水 741000）

1 传统档案保密工作的特点

传统档案主要是以纸质档案为主，档案信息系统多为单机版的档案管理系统，档案管理系统主要存储档案目录作为档案检索依据。档案的查询利用的流程一般为：档案需求者办理相关手续后到档案部门，档案工作人员根据需求在档案管理系统里检索档案目录，根据检索的结果到档案库房去查找需要的档案，档案需求者办理相关手续后对档案进行借阅或者复印。从传统的工作流看，传统档案保密工作的特点：一是档案的存放地点和环境要求是安全保密的；二是档案的收集、整理、归档、利用流程应当时根据相关的制度进行严格审批，防止泄密；三是档案借阅出去后，应当有相关的制度对档案借阅人员进行规范，如若泄密，则进行追责。然而，大数据时代档案信息服务方式和手段都发生了极大的变化，传统的方法并不能完全适应大数据时代档案保密要求，例如：有些档案能够直接通过网络来进行利用，因此，改进档案保密工作，建立安全保密体系是非常必要的。

2 互联网＋背景下档案管理工作的转变

1）档案管理工具的转变。传统的档案资料是以纸质形式对外体现的，不论在资料的存储还是数据的管理上，工作量都较冗杂。在互联网＋背景之下，可以应用互联网科学技术来改革管理模式，比如借助计算机和多项技术，将档案资料录入管理，提高档案工作管理效率，也会尽最大可能的减轻相关人员的负荷压力。

2）档案管理内容上的转变。收集和整合信息资料，让其应用到较多的领域，是档案工作开展期间的主要内容。在如今社会发展大背景之下，信息数据更新的效率较快，只有实时监控不同类型的信息数据，才会更好地了解，掌握当前的发展情况，也会对未来发展方向进行明确。在互联网＋背景之下，要求档案管理工作要提前做好数据分析，保障档案管理的每一个环节数据的精准度，促进社会的和谐稳定发展。

3 信息化档案保密工作存在的问题

1）档案库房不满足档案保密要求。由于档案单位思想上不重视档案，未划拨相关经费来配备档案库房相关配套设施，三铁一器，八防等措施配备不到位，档案库房的管理也不严格，容易造成档案的损坏和丢失，让不法分子有可乘之机，从而造成档案信息泄密。

2）档案信息系统的存在漏洞。首先档案单位在采购档案工作设备时，未考虑档案保密，造成采购的档案设备硬件不符合保密要求；其次，在大数据和网络迅速发展的情况下，部分档案馆实现了档案信息资源共享，增加了档案开放利用率，但是也增加了着网络攻击和档案信息泄密的风险，所以档案信息系统存在的漏洞，极容易让黑客分子有可乘之机，造成档案信息泄密。

3）制度建立不完善。大数据时代对档案信息资源的需求越来越大，有选择的开放部分档案提供利用是必要的，然而现有的制度与信息公开条例存在着保部分相矛盾的地方，已经不适应社会发展的需要，且档案保密制度尚不健全，对于保密年限和内容的界定相对模糊，很难正确的指导档案保密工作。

4 加强档案数字化工作保密管理的具体措施

1）提高政治站位，建立健全档案数字化安全保密控制体系。笔者认为确保做到安全保密，首位的，也是重点的，就是要做好档案数字化工作规章制度的建立和网络计算机安全保密方案的确立工作。一是制定档案数字化设备使用的安全保密规定；二是制定数字化加工涉密工作人员的选用和管理办法；三是制定加工场所的安全保密方案；四是建立设施、设备安全管理制度；五是建立人员身份、访问控制以及密码密钥和工作人员工作职责等管理规定。同时，网络、计算机安全保密方案的设计要做到“五个确保”，一要确保数字化过程的所有操作必须封闭进行，与外网物理隔断；二要确保档案数字化客户端计算机服务器存放安全，做到“六防”（防火、防水、防震、防暴、防破坏和盗取、防电磁干扰和辐射）；三要确保设置好数字化系统安全的第一道防线，必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入；四要确保对群体访问系统资源的权限做出严格的界定，遵循“最小授权原则”；五要确保空间屏蔽，或者工作空间加装高强度的电磁干扰器，防止电磁泄露。

2）加大保密工作的宣传力度和档案管理人员的培训工作。首先定期组织档案保密知识的宣讲的培训，强化档案工作人员的保密意识。进出库房时注意锁门，离开档案工作电脑前要注意锁屏等，使档案工作人员养成良好的保密习惯；其次，加强档案工作人员技能培训，在大数据环境下采用了比较先进的档案管理系统，档案工作人员应掌握基本的计算机系统防护技能，针对常规的档案系统入侵能有简单的应对，保护档案信息不被窃取。

3）做好档案设备和系统的保密工作。首先档案库房配套设施应满足相应的标准，保证库房安全；其次，档案相关设备在进行采购要求乙方必须具备相应保密资质，保证档案硬件设备的安全；最后，做好档案信息系统相关防护措施，配备防火墙、入侵检测、病毒防护等设备，且系统应设计相应的准入机制，防止非法用户入侵，另外，针对电子文件档案，还应做好加密、标签水印等防篡改的措施，确保档案信息安全真实。

4）强化责任落实，为推动全面做好档案数字化保密工作提供坚强保证。保密工作责任制对从领导到工作人员应承担的保密责任都有明确的规定，严格执行保密工作责任制，是做好档案数字化保密工作的政治保证。一是强化法定职能。各级档案部门要严格履行档案数字化工作法定保密工作主体职责，完善保密防护措施，开展保密宣传教育，加强保密检查，同时在职能范围内，管理和指导好本系统的档案数字化保密工作。二是落实领导责任。要抓住党政领导干部这个“关键少数”，确保主要领导、分管领导明确自己所在领导岗位承担的档案数字化保密责任，以及一旦出现泄密事件需要承担的领导和连带责任，使党政领导自觉担负起保密责任，加大对档案数字化保密管理的支持和重视。三是强化监督检查。要切实履行监督管理职能，探索建立监督检查长效机制，着力加强对档案数字化过程中保密责任制落实情况的监督检查，对履行保密工作职责不力的，及时提出整改要求，必要时可以采取约谈、通报批评等方式，加强督促和指导，进一步推动档案数字化保密工作的全面落实。

5 结束语

信息化档案管理日益向网络化发展，这虽然为档案信息利用带来便利，但是也为档案的安全和保密带来了威胁。因此针对档案管理，在提高技术手段满足档案利用需求的过程中，也要加强档案保密工作，制定相关的措施，应对新技术带来的冲击和变化，最大限度地发挥档案的利用价值。