试论街道办事处档案管理信息化建设工作思路

高 梅

（山东省滨州市滨城区彭李街道办事处，山东 滨州 256600）

现阶段我国城镇街道的基础设施得以不断完备，街道办事处在党和政府各类方针政策的指引下，各方面均得到长足进步[1]。比起街道办事处的其他基础工作内容，档案管理工作还停留在旧有的纸质办公时代，其管理模式未能得到有效更新，无法适应新时代的发展需求，未能将信息化的理念应用建设到档案管理工作之中，不能及时完成档案的共享、交流和数据传输等工作。因此尽快加速信息化理念在档案管理工作中的应用成为街道办事处关心的重点问题。

1 档案管理信息化的具体含义及优点

1.1 档案管理信息化的含义

计算机与互联网技术在各行各业均得到有效应用，档案管理信息化能极大程度上提升管理工作的质量和效率[2]。档案管理信息化指的是以互联网的大数据技术为基础，专门建立起一个信息化系统用来对档案管理工作进行服务，可以将数字技术应用在档案的搜集、存储、录入、传输和开发利用等过程中，抛弃了传统的纸质及实物进行信息存储的管理方法，真正实现档案信息的电子数据化、存储集成化和智能化。相比于传统的档案管理模式来说，档案管理信息化能将信息从纸质的立体空间内解放出来，完善的搜索引擎和互联网技术能快速地对档案进行精准抽调，并和全国各地的档案库进行在线互联共享。

1.2 档案管理信息化的优点

首先相比于传统的档案管理模式而言，档案管理信息化的速度更快，其以电子计算机为传递媒介，将档案信息转换成数据形式进行存储和上传，在短时间内完成对档案资料的搜集、整理、排版和检索，极大程度上加快了档案管理工作的效率；其次管理信息化方便储存，大数据云端和集成硬盘等工具的出现使得档案信息能在小体积内进行加密永久保存，且具有高密度存储的特点；最后是安全性高，防火墙技术、档案加密权限和数据恢复技术等能有效防止档案信息泄露。

2 街道办事处档案管理信息化建设中出现的问题

2.1 缺少领导的统一调度

在对街道办事处档案管理信息化建设的过程中，发现工作进程缺少领导的统一调度，不能完全遵循档案的管理守则[3]。档案管理人员在进行工作时，不重视档案管理的作用，只是招聘第三方劳务人员对档案进行分类整理，整个街道办事处没有担负起领导层的责任，不能对街道办事处的档案信息进行有效调度。

2.2 员工不熟悉信息化档案管理的工作形式

在传统的档案管理模式中，采用的是在纸上手写信息的方式来进行档案存入和分类管理，但新时代的信息化档案管理的工作形式和传统形式截然不同，采用的是计算机进行数据录入的方式，利用互联网和计算机技术来对档案进行分类管理[4]。但许多工作人员已经习惯了旧有的工作模式，对新兴的信息化档案管理有着天然的抵触情绪，使得街道办事处的档案管理工作效率较低。

2.3 未能形成统一的信息化档案管理标准

信息化档案管理的有效开展离不开一套完善的规章制度，让管理工作人员可以依照规范来对档案进行分类整理的工作。现阶段虽然许多街道办事处尝试着去将信息化理念应用在档案管理工作中，但由于计算机不适配管理软件、档案分类编码未统一等原因，使得档案设置多种多样，缺少统一规范标准，对档案的信息化建设起着一定的阻碍作用。

2.4 档案管理工作人员专业水平较低

首先街道办事处的档案管理工作人员要对档案的管理内容熟记于心；其次能够熟练使用计算机来进行数据存储录入；最后能及时更新管理观念对管理形式进行改进。但现阶段大多数档案管理工作人员身兼数职，自身素质水平较低，只能使用计算机做一些较基础的工作，阻碍着街道办事处的档案管理工作的进行。

3 街道办事处档案信息化建设的工作思路

3.1 改变旧有的传统档案管理观念

目前仍有许多档案管理工作人员不能从传统的管理方式中突破出来，勇于接受全新的信息化管理方式。为了打破这一局面，街道办事处应当做好积极宣传，让工作人员转变旧有观念，自主学习计算机管理技术，不遵循传统的硬性规定，定期做好对管理工作人员的培训工作，鼓励其积极创新，才能提高档案的信息化管理工作的效率。

3.2 构建和街道办事处统一的局域互联网

档案信息化建设过程应当和街道办事处的办公自动化系统步调一致，建立信息化中心,能做到方便随时对档案信息进行取用。将办公系统、社区委员会、信息中心和电子档案库用内部网络进行连接，方便管理人员真正实现对各类数据从搜集、整理、录入、传输和调用等各个环节的协调统一。

3.3 实现档案信息的数字化

对整个档案信息进行数字化处理能推进信息化理念在档案管理工作中的进一步应用，将纸质或以物品形式留存下来的档案信息用电子数据的方式储存在计算机内，建立起档案数据库。先进的搜索引擎使得档案管理人员在进行档案抽调时能迅速找出所需要的档案信息并完成对街道办事处其他部门的实时信息共享，加快工作效率，同时还可以对其他部门传递的信息数据进行加密处理。

3.4 建立电子信息档案平台

城镇办事处对民生发展起着积极的促进作用，能做到为人民服务，在政策的扶持下，档案管理部门应当建立档案网站电子服务平台，将可公布的信息以数据形式上传到外部网络，方便群众随时查看取用。与此同时要做好信息反馈系统，能对来自群众的各种评价和改进意见进行及时接收并给出反馈，对档案管理工作进行适当改进。

3.5 吸引人才并加强对人才的培训工作

相比于第三方劳务人员，高校毕业的大学生对电脑操作更为得心应手，在老员工带领下能很快适应工作环境，此外要定期召开主题讲座，方便管理人员查漏补缺，学习新的档案管理知识，不断提升自己的专业水准，街道办事处应当结合自己的实际情况和需要，优化薪酬福利体系，吸引外来高素质人才救治，才能提升档案管理工作的效率和质量。

4 结束语

综合全文进行分析，传统的档案管理模式已经无法满足现阶段对街道办事处提出的全新需求。为了将信息化理念应用到档案管理工作之中，管理人员应当真正认识到档案管理工作的重要性，对计算机管理办公技能加以熟练掌握，提升自己的工作效率，借鉴吸收先进管理经验，对管理模式进行一定创新，真正实现信息化档案管理系统的一体化，能对街道办事处其他部门起到辅助办公的作用，为人民生活提供信息安全保障。