浅析科技档案信息化管理策略

罗 宁 刘 芳

（甘肃省金昌市金川集团股份有限公司集团办公室，甘肃 金昌 737100）

在当前市场化环境下，企业面临着越来越激烈的市场竞争，企业要想在竞争中占据优势，必然需要实现技术创新，这也对科技档案管理工作提出了更高的要求。为了能够更好的发挥科技档案的重要作用，宜将科技档案信息化建设工作作为企业信息化建设工作的重要内容，借助地先进技术手段来完整的保存科技研究成果，为技术创新和企业发展提供重要的信息依据。特别是在当前数字化背景下，大部分企业科技档案信息化基础相对薄弱，因此需要积极采取有效的措施提升科技档案信息化管理水平，实现科技档案的有效利用。

1 科技档案信息化管理的意义

在当前科技档案管理工作中，档案信息化管理已成为必然发展趋势。相较于传统档案管理工作，科技档案信息化管理的实现是借助于先进的信息技术，实现档案信息的数字化转化，从而为档案开发利用提供更多的便利，促进档案信息资源的共享。可以说信息技术彻底改变了档案管理模式，科技档案信息化管理的实现，不仅促进了档案管理工作效率的提高，而且为档案管理质量和水平的提升也起到积极的促进作用。

1.1 提高了档案管理工作效率

科技档案管理工作中涉及具体的实物资料，如文字、图纸、影像等，在实际管理工作中需要针对这些资料进行逐一整理、记录和保存，而且采用人工管理模式工作效率不高。通过科技档案信息化管理的实现，有效的降低了档案管理人员工作强度，借助于信息化平台即能够更简捷的完成档案管理工作，实现时间和成本的节约。而且信息化管理平台操作更具规范化，人力操作较少，有效的避免了人为操作失误而对档案信息质量带来的不利影响，在促进档案管理工作效率提升的同时，还有利于进一步提高档案信息的准确性。

1.2 促进了科技信息的交流

在当前企业发展过程中，技术的创新和科研成果的研发都需要由团队来完成，而且在具体实施过程中还离不开交流和合作，而且信息交流呈现出跨地域和跨学科的特点，这就导致传统的交流方式无法满足当前信息交流活动的需求。针对科技档案实施信息化管理，通过建立科技档案信息管理系统和平台，不断充实平台资源，以此来保护各行业之间信息的有效交流，更好的发挥出科技档案在科技信息交流中的重要作用。

1.3 提高了企业信息管理水平

科技档案管理工作不单纯是档案管理部门的工作，其与企业各部门之间具有密切的关系。在实际企业发展过程中，各部门之间在信息传递方面不畅通，这就导致部门之间的合作无法有序进行。科技档案管理信息化的实现，间接的促进了企业信息管理水平的提升，使企业各部门之间信息畅通，为各项工作的有序开展打下了良好的基础。

2 加强科技档案信息化管理的策略

2.1 积极转变档案管理理念

在当前企业科技档案管理工作开展过程中，需要加快转变思想观念，强化信息化管理意识。企业从上到下都需要对科技档案信息化管理的重要性有一个深入的认识。同时企业还要加大投入力度，积极构建完善的规章制度，与企业自身的实际情况相结合，积极推进档案管理模式的创新，针对科技档案信息实施统一和集中的管理，从而为科技档案信息化管理的实现打下坚实的基础。

2.2 强化档案信息化管理的基础

科技档案信息化管理工作中涉及较到多的内容，特别是要求配备完善的软硬件设施，这样才能有效的解决兼容问题，为后续科技档案服务水平的提升打下良好的基础。因此在实际工作中，需要夯实科技档案信息化管理的基础，通过配备先进的硬件，选择合理的软件，确保软件的通用性和可靠性。同时还要针对档案查询和识别等功能实施优化升级，确保通过科技档案信息管理系统能够对具体的档案内容进行识别，自动对档案信息进行归档，促进档案管理效率和整体管理水平的提升。

2.3 加强电子档案管理制度的建设

在传统科技档案管理模式中，由于其在长时间实践发展中形成了规范的管理流程，而且与相关规范和标准要求更具相符性。但在当前信息化时代背景下，信息技术在科技档案管理工中的应用，科技档案信息化管理水平有了大幅度的提升，纸质档案加快了数字化转化，形成了大量的电子档案。为了实现对电子档案的有效管理和利用，需要加快构建一套完善的科技档案管理制度，以此来规范科技档案信息化管理的流程，并为电子档案管理工作的开展提供有效的指导，全面提高电子档案收集、归档、保存、管理和利用工作的水平，为科技档案信息化建设工作的有序开展提供重要制度保障。

2.4 创新档案管理方法

在当前针对科技档案管理工作中，需要合理规划具体的管理工作，并针对科技档案管理流程进行完善，促使其更具规范性和标准性。通过综合分析科技档案管理内容，并与企业自身需求相结合，积极推进科技档案管理方法的优化，提高档案管理工作的效率，实现科技档案信息资源的有效利用。同时还要借助于信息技术来构建科技档案管理系统，实现档案信息收集和处理等环节的自动化水平，实现科技档案的高效管理，加快推进档案管理的现代化水平。

2.5 拓展科技档案信息服务领域

在当前信息化时代背景下，科技档案工作开展过程中，需要积极调整其服务领域。由于当前电子文件的普及应用为科技档案信息化建设提供了更为便捷的途径，科技档案信息化水平有了大幅度的提升，在档案服务工作中，档案管理人员借助于计算机技术和网络技术有效的促进了档案服务质量的提升。特别是科技档案管理人员借助于先进的管理软件，还能够进一步提高档案编研水平，促进科技档案信息化建设深度和广度，积极为科技人员提供个性化的档案服务内容，更限的满足其对科技档案信息的需求，并积极拓展档案服务领域，为科研工作的有序开展提供优质、高效的科技档案信息服务。

3 结束语

科技档案信息化建设是一项具有长期性和复杂性的工程，在实际工作中需要各企业结合自身的实际情况，建立健全科技档案管理制度体系，强化档案信息化基础建设，拓展科技档案服务领域，全面提升科技档案信息化管理水平，实现科技档案信息资源的高效利用，使其更好的服务于企业科研工作的有序开展。